档案建立收发文登记制度

PAGE档案建立收发文登记制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，规范收发文登记工作，确保公司/组织文件的准确传递、妥善保管和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部单位往来文件的收文和发文登记管理。（三）基本原则1.准确性原则：收发文登记信息应准确无误，确保文件的来源、去向、内容等关键信息记录清晰。2.完整性原则：涵盖所有收文和发文，不遗漏任何重要文件，保证档案资料的完整性。3.及时性原则：收发文登记工作应及时进行，避免文件积压或延误处理。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的文件，严格按照保密规定进行登记和管理。二、收文登记（一）收文渠道1.公司/组织邮箱：接收来自外部单位及内部各部门发送至公司/组织指定邮箱的文件。2.快递送达：通过邮政快递、顺丰等快递方式寄送至公司/组织的文件。3.专人送达：外部单位或内部人员直接将文件送至公司/组织指定地点。（二）收文登记流程1.收件：公司/组织前台、收发室或指定的文件接收人员负责接收各类文件。接收人员应及时对文件进行初步检查，包括文件的完整性、包装是否完好等。2.登记：接收人员根据文件的来源和性质，填写《收文登记表》。登记表应包括以下内容：收文日期：准确记录文件收到的年月日。来文单位：填写发文单位的全称。文号：文件的编号。标题：文件的具体名称。密级：根据文件内容确定密级，如绝密、机密、秘密等。份数：文件的数量。附件：如有附件，注明附件名称及数量。处理情况：记录文件的分发、传阅、存档等处理状态。3.编号：对每份收文进行唯一编号，编号应按照一定的规则编制，便于查询和管理。编号可采用年份+流水号的形式，如2023001。4.分类：根据文件的内容和性质，将收文分为不同类别，如行政类、财务类、业务类等。分类应遵循公司/组织的档案分类标准，确保文件归类准确。5.分发：登记完成后，接收人员按照文件的处理要求，及时将文件分发给相关部门或人员。对于重要文件或紧急文件，应优先处理并确保及时传递。（三）特殊收文处理1.机密文件：对于机密文件，接收人员应严格按照保密规定进行登记和管理。在登记表上注明密级，并采取专门的存放措施，如存放在保险柜或专门的保密文件柜中。文件的传阅和借阅应严格审批，确保文件不被泄露。2.紧急文件：收到紧急文件时，接收人员应立即通知相关部门或人员，并在《收文登记表》上注明“紧急”字样。相关部门或人员应优先处理紧急文件，确保文件的时效性。3.电子文件：对于通过电子邮件等电子方式接收的文件，接收人员应及时下载并保存到指定的文件夹中。同时，按照纸质文件的登记要求，在《收文登记表》上记录电子文件的相关信息，包括文件名、发件人、日期等。三、发文登记（一）发文范围公司/组织内部各部门拟制并发送给外部单位或内部其他部门的各类文件，包括但不限于通知、报告、函件、合同等。（二）发文登记流程1.拟稿：文件拟稿人按照公司/组织的文件格式和要求起草文件。拟稿过程中应确保文件内容准确、清晰、规范。2.审核：拟稿完成后，文件需经部门负责人审核。审核内容包括文件的内容是否符合公司/组织政策、法规要求，格式是否规范，语言是否通顺等。审核通过后，部门负责人在文件上签字确认。3.编号：文件审核通过后，由公司/组织办公室或指定的编号部门对文件进行编号。编号规则与收文编号一致，确保文件编号的唯一性。4.登记：编号后的文件，由专人填写《发文登记表》。登记表内容包括：发文日期：文件发出的年月日。发文单位：填写公司/组织全称。文号：文件的编号。标题：文件的具体名称。主送单位：接收文件的单位全称。抄送单位：如有抄送单位，填写其全称。密级：根据文件内容确定密级。份数：文件的打印或复印数量。附件：如有附件，注明附件名称及数量。5.盖章：根据文件的性质和要求，在文件上加盖公司/组织公章或相关部门印章。盖章应清晰、端正，确保印章的有效性。6.分发：登记盖章后的文件，按照主送单位和抄送单位的信息，由专人负责分发。分发方式可采用邮寄、专人送达或电子发送等方式。对于重要文件或紧急文件，应跟踪文件的送达情况，确保文件及时、准确到达接收单位。（三）特殊发文处理1.机密文件：机密文件的发文登记除按照普通文件的要求进行外，还应严格控制文件的发放范围。在《发文登记表》上注明密级，并记录发放人员名单。发放人员应签字确认，确保文件的保密性。2.合同文件：合同文件在发文登记时，应特别注明合同的签订双方、合同金额、合同期限等关键信息。合同签订后，应将合同原件及相关附件按照规定进行归档保存，同时在《发文登记表》上记录合同的归档编号。3.电子发文：对于通过电子邮件等电子方式发送的文件，在《发文登记表》上除记录文件的基本信息外，还应注明电子邮件的发送地址、收件人名单等信息。同时，应确保电子文件的内容与纸质文件一致，并保存好电子文件的发送记录。四、登记信息管理（一）登记台账建立收发文登记台账，对收发文信息进行详细记录。台账应采用纸质和电子两种形式保存，以便于查询和核对。纸质台账应定期装订成册，妥善保管；电子台账应定期备份，防止数据丢失。（二）信息更新收发文登记信息应及时更新，确保信息的准确性和时效性。文件在处理过程中，如发生分发、传阅、存档等状态变化，应在《收文登记表》或《发文登记表》上及时记录。（三）查询与借阅1.查询：公司/组织内部人员因工作需要查询收发文登记信息时，可向档案管理部门提出申请。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的查询服务，并做好查询记录。2.借阅：如需借阅收发文档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅原因等信息。申请表经部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应按照规定的借阅期限和范围提供文件，并做好借阅登记。借阅人应按时归还借阅文件，如遇特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。五、档案整理与归档（一）定期整理收发文档案应定期进行整理，确保文件的分类准确、排列有序。整理工作可按照月份或季度进行，将同一时期的收发文文件集中在一起，按照类别和编号顺序排列。（二）归档要求1.归档时间：收发文文件办理完毕后，应及时归档。一般情况下，每月末或每季度末进行一次集中归档。2.归档内容：归档的文件应包括文件原件、附件、领导批示、处理结果等相关资料。确保归档文件的完整性和准确性。3.归档方式：归档文件应按照档案分类标准进行分类存放，并建立相应的档案目录。档案目录应包括文件编号、标题、日期、来源等信息，便于查找和检索。（三）档案保管1.保管场所：设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、干燥、通风。档案库房应配备必要的消防、防潮、防虫等设施，保证档案的安全保管。2.保管期限：根据文件的性质和重要程度，确定不同文件的保管期限。一般文件的保管期限为[X]年，重要文件和长期保存的文件保管期限可适当延长。3.档案销毁：对于超过保管期限且无保存价值的文件，应按照规定进行销毁。销毁前应填写《档案销毁申请表》，经相关部门负责人审批后，由专人负责销毁。销毁过程应进行记录，确保销毁工作的合规性。六、监督与考核（一）监督检查公司/组织档案管理部门定期对收发文登记制度的执行情况进行监督检查。检查内容包括收发文登记信息的准确性、完整性，文件的分发、传阅、归档等处理情况，以及档案保管的安全性等方面。（二）考核机制建立收发文登记工作考核机制，对各部门的收发文登记工作进行量化考核。考核指标包括登记信息的准确率、文件处理的及时性、档案整理归档的规范性等。考核结果与部门绩效挂钩