财务档案管理制度不健全

PAGE财务档案管理制度不健全一、总则（一）目的为加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理。（三）定义财务档案是指公司在财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务相关的其他资料，如经济合同、审计报告、税务资料等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则：公司财务档案管理工作在公司管理层的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督指导。各分支机构应设立相应的财务档案管理岗位，负责本单位财务档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.依法合规原则：财务档案管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保财务档案的管理工作合法合规。3.真实完整原则：财务档案应如实反映公司财务活动的全过程，保证档案资料的真实性和完整性。4.安全保密原则：加强财务档案的安全保密措施，防止财务档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及会计报表附注、财务情况说明书等。4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务审计报告、经济合同、财务相关文件等。（二）编号1.会计凭证编号：按照记账凭证的顺序进行编号，每月从1号开始连续编号。2.会计账簿编号：总账、明细账、日记账等账簿按照科目顺序进行编号，固定资产卡片按照固定资产编号进行管理。3.财务报告编号：按照报告的年度和月份进行编号，如[年度]第[月份]号财务报告。4.其他类编号：根据资料的性质和类别进行编号，如银行存款余额调节表编号为[年度][月份]银调字第[号]，经济合同编号为[合同签订年份][合同序号]等。三、财务档案的收集与整理（一）收集1.财务部门应定期收集本部门及所属分支机构在财务活动中形成的各类档案资料，确保档案资料的及时、完整。2.会计凭证应在每月结账后及时整理装订，记账凭证应连同所附的原始凭证等按照编号顺序排列，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。3.会计账簿应在年度终了后，按照规定的格式和内容进行打印或手工登记，整理成册。4.财务报告应在规定的时间内编制完成，并按照要求进行审核、签章后，及时收集归档。5.其他类财务资料应根据业务发生的时间顺序，及时收集整理，分类存放。（二）整理1.财务档案管理人员应对收集到的档案资料进行分类整理，按照本制度规定的分类和编号方法进行编号，并编制档案目录。2.对会计凭证、会计账簿、财务报告等档案资料，应检查其内容是否完整、签章是否齐全、手续是否完备等，对不符合要求的档案资料应及时补充或更正。3.对其他类财务资料，应根据其性质和用途进行分类整理，如经济合同应按照合同类别、签订时间等进行整理，审计报告应按照审计年度、审计机构等进行整理。4.整理后的财务档案应做到分类清晰、编号准确、目录完整，便于查阅和保管。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为30年。2.会计账簿类保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告类年度财务报告保管期限为永久，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.其他类银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，财务审计报告保管期限为永久，经济合同等其他财务文件根据其重要性和实际需要确定保管期限，但一般不少于10年。（二）保管要求1.财务档案应存放在专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保财务档案的安全保管。2.财务档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和使用。同时，应建立档案索引，注明档案的存放位置和编号，方便档案管理人员和查阅人员快速查找所需档案。3.对电子财务档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并设置相应的权限管理，防止电子档案的非法访问和篡改。4.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现财务档案有损坏、丢失等情况，应及时向上级报告，并采取相应的补救措施。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字批准后，方可到财务档案管理部门查阅。2.财务档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的财务档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员按照规定查阅档案，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换或复制财务档案。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将财务档案归还财务档案管理部门，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等，并经所在部门负责人和财务部门负责人签字批准后，方可到财务档案管理部门办理借阅手续。2.财务档案管理部门应根据借阅申请表，提供相应的财务档案，并与借阅人员签订《财务档案借阅协议》，明确借阅人员的权利和义务，以及违约责任等。3.借阅人员应按照借阅协议的规定，按时归还财务档案。如因特殊情况需要延期归还，应提前向财务档案管理部门申请，并说明原因，经批准后方可延期。4.借阅人员归还财务档案时，财务档案管理部门应认真检查档案的完整性和真实性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应按照借阅协议的规定追究借阅人员的责任。六、财务档案的移交与销毁（一）移交1.公司因机构调整、分立、合并等原因，需要对财务档案进行移交的，应按照国家有关规定和本制度的要求，办理财务档案的移交手续。2.财务档案移交时，移交单位应编制《财务档案移交清册》，详细列出移交的财务档案名称、编号、数量、起止时间等内容，并经双方签字确认。3.接收单位应按照移交清册的内容，对移交的财务档案进行认真核对和清点，如发现问题应及时与移交单位沟通解决。4.财务档案移交后，移交单位和接收单位应按照规定分别保管移交的财务档案，确保财务档案的安全和完整。（二）销毁1.财务档案保管期满，需要销毁时，应由财务部门提出销毁申请，并编制《财务档案销毁清册》，详细列出拟销毁的财务档案名称、编号、数量、起止时间、保管期限等内容。2.《财务档案销毁清册》应经公司管理层审批后，方可进行销毁。3.财务档案销毁时，应由财务部门、档案管理部门等相关人员共同监销，并在销毁现场签字确认。4.监销人员应认真核对销毁的财务档案是否与销毁清册一致，确保销毁工作的真实性和准确性。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上注明销毁情况，并将销毁清册归档保存。5