公安局档案利用管理制度

PAGE公安局档案利用管理制度一、总则（一）目的为了规范公安局档案的利用管理，充分发挥档案的作用，保障档案信息的安全与合理使用，根据国家相关法律法规及档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体工作人员在开展工作过程中对档案的利用活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案利用必须严格遵守国家法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：在档案利用过程中，要采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务工作原则：档案利用工作应紧密围绕公安工作实际需求，为各项业务工作提供有力支持和保障。4.规范有序原则：档案利用流程应明确、规范，确保利用工作有序进行，提高工作效率。二、档案利用的范围与条件（一）利用范围1.公安业务工作：包括案件侦查、治安管理、交通管理、出入境管理等工作中需要查阅相关档案资料作为参考依据的情况。2.内部管理：如干部人事任免、绩效考核、财务审计等工作涉及的档案查询。3.对外协作：与其他政府部门、司法机关等进行工作协作时，根据需要提供相关档案资料。4.历史研究与文化建设：为开展公安历史研究、文化宣传等活动提供档案素材。（二）利用条件1.因工作需要：利用者必须是本局在职工作人员，且其利用档案是为了履行工作职责，确有查阅档案的必要。2.履行审批手续：填写档案利用申请表，详细说明利用目的、内容、范围等，并经所在部门负责人审核签字，报档案管理部门审批。三、档案利用的流程（一）申请1.利用者填写《公安局档案利用申请表》，申请表应包括利用者姓名、所在部门、联系方式、利用目的、所需档案名称及编号、利用时间等内容。2.利用者将申请表提交所在部门负责人，部门负责人对利用目的及必要性进行审核，签署意见并签字盖章。（二）审批1.档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审查，重点审核利用目的是否符合规定范围、利用时间是否合理等。2.对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，档案管理部门应报分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门在申请表上加盖审批章，并注明批准利用的范围、期限等。（三）查阅1.利用者凭审批通过的申请表到档案管理部门查阅档案。档案管理人员根据申请表上注明的内容，提供相应的档案资料，并在专门的查阅登记簿上记录利用者姓名、所在部门、查阅时间、档案名称及编号等信息。2.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅场所进行，利用者不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应事先向档案管理人员提出申请，经批准后按照规定的程序办理。（四）归还1.利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员核对档案数量、完整性等，确认无误后在查阅登记簿上记录归还时间。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，利用者应立即报告档案管理部门，并承担相应的责任。四、档案利用的方式（一）查阅利用者直接到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保利用行为规范。（二）借阅1.对于确需将档案带出档案管理部门的情况，经严格审批后可以办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并说明原因。2.借阅档案时，利用者应填写《公安局档案借阅登记表》，档案管理人员将档案装入专门的档案袋，并在封口处加盖印章。利用者借阅档案后应妥善保管，不得转借他人或擅自复制、涂改、销毁档案。（三）出具证明根据工作需要，档案管理部门可以为利用者出具档案证明。出具证明应严格依据档案原件内容，确保证明内容真实、准确。证明格式应符合规范要求，并加盖档案管理部门印章。五、档案利用的安全与保密措施（一）安全保障1.档案管理部门应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存放环境安全。2.定期对档案进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。对重要档案应采取备份存储等措施，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失或损坏。（二）保密管理1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密责任书，明确保密责任。2.在档案利用过程中，严格控制知悉范围，对涉及国家秘密、警务工作秘密等敏感信息的档案，应按照保密规定进行管理，严禁泄露。3.利用者应对所接触的档案信息严格保密，不得擅自向无关人员透露档案内容。如因工作需要向第三方提供档案信息，必须经过严格的审批程序，并采取必要的保密措施。六、特殊档案的利用规定（一）涉案档案1.涉案档案的利用应严格遵循相关法律法规和司法程序。在案件侦查、起诉、审判等阶段，按照法定程序办理档案查阅、复印等手续。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的涉案档案，在利用过程中要采取更加严格的保密措施，防止信息泄露。（二）人事档案1.人事档案的利用主要限于本局组织人事部门及相关工作人员，用于干部选拔任用、考核评价、工资调整等工作。2.查阅人事档案应经组织人事部门负责人批准，并在指定地点由专人陪同查阅。利用者不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露人事档案内容。（三）声像档案1.声像档案的利用需根据其内容和性质，按照相应的审批程序进行。利用者如需观看视频、听取音频等，应在档案管理部门指定的场所进行。2.如需复制声像档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的技术要求进行操作，确保复制质量和原始档案的完整性。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行自查，检查利用流程是否规范、审批手续是否齐全、档案安全与保密措施是否落实等。2.建立档案利用情况统计分析制度，对档案利用的类型、数量、频率等进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施。（二）外部监督接受上级档案管理部门的监督检查，积极配合审计、纪检监察等部门对档案利用工作的监督检查，对发现的问题及时整改。八、责任追究（一）违规责任1.利用者违反本制度规定，擅自查阅、借阅、复制档案，或泄露档案信息的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。2.档案管理人员在档案利用管理工作中玩忽职守、徇私舞弊、违反保密规定的，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）赔偿责任因利用者保管不善导致档案损坏、