档案局内部控制相关制度

PAGE档案局内部控制相关制度一、总则（一）目的为了加强档案局的内部控制，规范档案管理工作流程，提高档案管理的效率和质量，确保档案信息的安全与完整，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局内部各部门及全体工作人员在档案管理活动中的各项工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和档案管理相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.全面性原则：涵盖档案管理的各个环节，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等，实现全过程控制。3.制衡性原则：明确各部门和岗位在档案管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用。4.适应性原则：根据档案局的发展战略、业务特点和管理要求，不断调整和完善内部控制制度，确保其与实际情况相适应。5.成本效益原则：在保证档案管理工作质量的前提下，合理控制成本，提高资源利用效率。二、档案管理组织架构与职责分工（一）组织架构档案局设立档案管理领导小组，由局长担任组长，副局长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设办公室，负责档案管理日常工作的组织协调。各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理办公室移交档案。（二）职责分工1.档案管理领导小组负责制定档案管理工作的方针、政策和发展规划。审议档案管理的重大事项，协调解决档案管理工作中的重大问题。监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行考核评价。2.档案管理办公室贯彻执行档案管理领导小组的决策和部署，制定档案管理的具体规章制度和操作流程。负责全局档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。组织开展档案业务培训，提高全局工作人员的档案管理意识和业务水平。负责档案管理信息化建设，推进档案数字化管理工作。定期向上级档案管理部门报送档案管理工作情况。3.各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案移交档案管理办公室。协助档案管理办公室开展档案利用工作，提供必要的档案信息支持。负责本部门档案保管环境的日常维护，确保档案安全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.本局在履行职能过程中形成的各类文件、资料、记录、图表、声像等材料，包括但不限于收文、发文、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表、合同协议、技术资料、照片、录音、录像等。2.本局工作人员在工作中形成的具有保存价值的个人工作记录、调研报告、学术论文等材料。3.本局接收的上级机关、其他单位移交的与本局工作相关的档案资料。4.本局参与的重大活动、重要项目形成的档案资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案资料，确保档案收集的完整性和及时性。2.对于重要文件和资料，应在形成后立即收集，并进行妥善保管。3.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或擅自销毁。4.档案资料的载体应符合要求，字迹清晰、图表准确、声像清晰，载体应便于长期保存。（三）整理方法1.档案管理办公室按照档案的形成来源、时间顺序、内容性质等因素进行分类整理。2.分类应遵循科学合理、便于查找和利用的原则，一般分为文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、电子档案等类别。3.每类档案再根据具体情况进行细分，如文书档案可分为党群工作、行政管理、业务工作等二级类目；业务档案可根据不同业务领域进行分类。4.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查询和管理。5.档案整理过程中，应剔除重复、无用的文件资料，对破损、褪色的档案进行修复或复制。四、档案保管（一）保管场所1.档案局设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体的档案应分别保管，如纸质档案、电子档案、声像档案等应分类存放。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、定期检查等。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，确保档案管理的可追溯性。（三）安全管理1.制定档案库房安全管理制度，明确安全责任，加强安全防范。2.档案库房应安装监控设备，确保24小时监控无死角。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理办公室负责人批准，并进行登记。4.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改，确保档案安全。5.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和档案管理相关规定，确保档案信息的合法使用。2.服务大局原则：档案利用应围绕档案局的中心工作，为各项业务开展提供有力支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高利用效率，为利用者提供便捷的服务。4.安全保密原则：在档案利用过程中，要确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局相关档案。3.社会各界因合法需求查阅本局公开的档案资料。（三）利用程序1.本局工作人员利用档案填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理办公室。档案管理办公室根据申请内容进行审核，符合规定的，予以提供档案，并办理借阅登记手续。利用者应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理续借手续。2.上级机关、其他单位利用档案来函说明利用目的、档案内容等情况，经档案管理办公室负责人审核同意后，安排查阅或提供复印件。查阅或提供复印件时，应进行登记，并要求利用单位在查阅登记表上签字确认。3.社会各界利用公开档案资料按照档案查阅规定，填写查阅申请表，提交有效身份证明等相关材料。档案管理办公室对申请进行审核，符合条件的，提供查阅服务，并收取相应的查阅费用（如有）。查阅过程中，利用者应遵守档案查阅场所的规定，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（四）利用监督1.档案管理办公室应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的频率、范围等信息，为档案管理工作提供参考。2.加强对档案利用过程的监督检查，发现违规利用档案的行为，及时制止并依法依规处理。3.对档案利用过程中发现的问题，如档案损坏、信息泄露等，应及时采取措施进行补救，并追究相关人员的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的规定和标准，确保鉴定工作的科学性和准确性。2.坚持全面审查、综合分析的原则，从档案的内容、来源、时间、价值等方面进行全面评估。3.注重档案的历史价值、现实价值和长远利用价值，确保有保存价值的档案得到妥善保管。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人担任组长，各部门兼职档案员及相关业务专家为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案管理办公室定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.鉴定小组根据档案的保管期限、密级、重要程度等因素，对档案进行逐卷审查。3.对于保管期限已满或失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。4.鉴定小组应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程、鉴定意见及理由等，并报档案管理领导小组审批。（四）销毁程序1.经档案管理领导小组批准同意销毁的档案，由档案管理办公室编制销毁清册，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理办公室，一份交局办公室备案。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁档案的方式应符合环保要求，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。4.销毁工作完成后，监销人员应将销毁情况报告档案管理办公室，档案管理办公室应及时更新档案管理系统中的相关信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的自动化、网络化和数字化。2.提高档案信息的检索、利用效率，为档案管理和服务提供有力支持。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化系统建设1.选择适合档案局档案管理需求的信息化管理软件，确保软件功能满足档案管理的各项业务流程。2.对档案管理软件进行定制化开发，根据本局档案管理的特点和要求，设置相应的功能模块，如档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等模块。3.建立档案数据库，将纸质档案、电子档案等各类档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。数据录入应确保准确、完整，与纸质档案内容一致。4.完善档案信息化管理系统的安全防护机制，设置用户权限管理、数据加密、访问控制等功能模块，确保档案信息的安全。（三）数字化加工1.制定档案数字化加工计划，按照档案管理的实际需求，逐步推进档案数字化工作。2.选择专业的数字化加工服务机构，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工操作。数字化加工过程应严格按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。3.对数字化档案进行分类存储，建立相应的索引目录，便于快速检索和利用。同时，应定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（四）信息化应用与维护1.在全局范围内推广使用档案信息化管理系统，实现档案管理业务的网上办理，提高工作效率。工作人员可通过系统进行档案查询、借阅申请、利用登记等操作。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。及时处理系统运行过程中出现的问题，保障系统的正常运行。3.加强对档案管理人员的信息化培训，提高其信息化操作技能和应用水平，使其能够熟练使用档案信息化管理系统开展工作。八、监督与检查（一）监督机制1.建立内部监督机制，档案管理办公室定期对各部门档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.设立举报信箱和举报电话，接受全局工作人员和社会各界对档案管理违规行为的举报。对举报信息进行及时核实和处理，并对举报人给予保护。3.档案管理领导小组定期对档案管理工作进行全面检查和评估，确保内部控制制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案管理工作流程的规范性，如档案交接手续是否完备、档案利用审批程序是否合规等。3.档案管理信息化建设情况，包括信息化系统的运行情况、数据安全情况、数字化加工质量等。4.档案保管环境的安全性，如档案库房的温湿度、防火防盗等设施设备的运行情况。（三）检查结果处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2