科技局档案三合一制度与成果展示

PAGE科技局档案三合一制度与成果展示一、总则（一）目的为加强科技局档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合科技局实际工作情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科技局机关各科室、下属事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：科技局档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映科技局各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存科技局在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则：按照国家和行业规定的档案管理标准和规范，对档案进行整理、编目、装订等操作。5.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案三合一制度内容（一）分类方案1.科技项目档案类：包括各类科技计划项目、科研课题等从立项到结题全过程形成的文件材料，如项目申报书、可行性研究报告、任务书、合同书、中期检查报告、结题验收报告等。2.知识产权档案类：涵盖专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件、技术秘密保护相关材料等。3.科技人才档案类：包含科技人才的基本信息、科研成果、荣誉奖励、学术交流等方面的材料。4.政策法规档案类：收集国家和地方有关科技发展的政策法规、规范性文件、政策解读等。5.行政管理档案类：涉及科技局机关的行政管理工作，如会议文件、工作计划与总结、人事档案、财务档案、固定资产档案等。（二）文件材料归档范围和保管期限表1.科技项目档案立项阶段：项目申报书、可行性研究报告、任务书等，保管期限为长期。实施阶段：合同书、中期检查报告等，保管期限为长期。结题验收阶段：结题验收报告、成果鉴定材料等，保管期限为永久。2.知识产权档案专利申请文件：保管期限为长期。商标注册文件：保管期限为长期。著作权登记文件：保管期限为长期。技术秘密保护相关材料：保管期限为长期。3.科技人才档案基本信息材料：保管期限为长期。科研成果材料：保管期限为长期。荣誉奖励材料：保管期限为长期。学术交流材料：保管期限为长期。4.政策法规档案政策法规文件：保管期限为长期。政策解读材料：保管期限为长期。5.行政管理档案会议文件：保管期限根据会议性质和重要程度确定，重要会议文件保管期限为长期，一般性会议文件保管期限为短期。工作计划与总结：保管期限为长期。人事档案：按照人事档案管理规定执行保管期限。财务档案：按照财务档案管理规定执行保管期限。固定资产档案：保管期限为长期。（三）整理编目规则1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照分类方案对档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录准确反映档案内容和存放位置。三、档案管理流程（一）档案收集1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保在工作过程中及时将形成的各类档案材料收集齐全。2.收集的档案材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。3.对于重要的档案材料，应进行备份或复制，以防止原件损坏。（二）档案整理1.档案管理人员按照分类方案和整理编目规则，对收集到的档案材料进行分类、排序、编号、编目等整理工作。2.整理过程中，应认真核对档案材料的内容，确保档案的准确性和完整性。3.对于不符合要求的档案材料，应及时与相关科室沟通，补充或修正。（三）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别和保管期限分别存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的实体安全，发现问题及时处理。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务骨干和相关领导组成，对档案进行综合评估。3.鉴定结果应形成书面报告，经领导批准后执行。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，定期向上级主管部门和相关部门报送。3.通过档案统计分析，为档案管理决策提供依据。（六）档案利用1.科技局工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.外单位人员查阅档案，应按照国家有关规定办理审批手续。四、成果展示（一）展示目的通过档案成果展示，宣传科技局的工作成就，提高科技局的社会形象和影响力，促进科技信息的交流与共享，为科技决策提供参考依据。（二）展示内容1.科技项目成果：展示重大科技项目的立项背景、研究内容、技术创新点、取得的经济效益和社会效益等。2.知识产权成果：展示科技局在专利、商标、著作权等方面的成果，包括知识产权的数量、质量和应用情况。3.科技人才成果：展示科技人才队伍建设情况，包括科技人才的数量、结构、科研成果和荣誉奖励等。4.政策法规成果：展示科技局在政策法规制定、宣传和贯彻落实方面的工作成果，以及政策法规对科技发展的推动作用。5.行政管理成果：展示科技局在行政管理工作中的创新举措和取得的成效，如信息化建设、绩效管理等。（三）展示方式1.档案展览：在科技局办公区域或公共场所设置档案展览厅，定期举办档案展览，展示科技局的档案成果。2.网络展示：利用科技局官方网站、微信公众号等网络平台，开设档案成果展示专栏，发布档案成果信息，方便公众查阅和了解。3.编印画册：将重要的档案成果编印成画册，向社会各界发放，扩大宣传范围。4.举办讲座：邀请专家学者举办档案成果讲座，介绍科技局的工作成就和科技发展动态。（四）展示效果评估1.建立展示效果评估机制，定期对档案成果展示的效果进行评估。2.评估指标包括参观人数、网络点击量（阅读量）、画册发放数量、讲座参与人数等。3.根据评估结果，总结经验教训，不断改进展示方式和内容，提高展示效果。五、监督与检查（一）监督检查责任部门科技局办公室负责对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等环节。2.档案管理人员的工作情况，包括工作态度、业务能力、工作纪律等。3.档案保管环境和设备的运行情况，确保档案实体安全。4.档案成果展示工作的开展情况，评估展示效果。（三）监督检查方式1.定期检查：每月或每季度对档案管理工作进行一次全面检查，发现问题及时整改。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理的某个环节或某个科室进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或重要事项，开展专项检查，确保档案管理工作规范有序。（四）违规处理1.对违反档案管理制度的行为，应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对于因工作失误导致档案损坏、丢失或泄密的，应追究相关人