库房档案员日常工作制度

PAGE库房档案员日常工作制度一、总则（一）目的为加强库房档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本日常工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有库房档案员及涉及档案管理工作的相关人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司/组织相关的各类档案，确保档案资料的齐全。3.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序，对档案进行科学整理，使其具有系统性和连贯性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。二、档案收集（一）收集范围1.公司/组织在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，包括但不限于合同协议、财务报表、人事档案、业务记录、技术资料等。2.上级主管部门下发的与公司/组织相关的文件、通知、指示等。3.对外交往中形成的重要文件、信函、协议等。（二）收集渠道1.各部门在工作过程中主动将产生的应归档文件移交库房档案员。2.通过定期的文件收集通知，提醒各部门及时提交相关档案。3.档案员主动跟踪公司/组织的重要活动和业务流程，及时收集相关档案。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集和整理工作，并按照规定的时间和要求将档案移交库房。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子版本和纸质版本，并确保两者内容一致。三、档案整理（一）分类标准1.按照档案的形成领域和性质，分为行政管理类、财务类、人事类、业务类、技术类等。2.在每一大类下，再根据具体的内容和特点进行细分，如行政管理类可分为文件、会议记录、印章管理等子类别。（二）编号规则1.为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如“2023XZ001”，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政管理类，“001”表示该类别下的流水号。（三）装订要求1.对于纸质档案，应按照一定的顺序进行排列和装订。装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。2.装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等，以免影响档案的长期保存。3.在档案的左侧或左上角进行装订，装订线应整齐、美观。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，以便于查找和管理。3.电子档案应建立相应的电子目录，目录信息应与纸质目录一致，并便于计算机检索。四、档案保管（一）库房环境要求1.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘等。3.库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，各区域应标识清晰，便于管理。（二）档案存放方式1.按照档案的类别、年份、保管期限等进行分类存放，同类档案应集中存放于同一货架或档案柜中。2.档案应直立存放，避免平放或倒置，以防止档案变形或损坏。3.对于珍贵或易损的档案，应采取特殊的保护措施，如使用专门的档案盒、封装袋等进行包装。（三）档案盘点1.定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。盘点时应认真核对档案的数量、编号、题名等信息，确保账实相符。2.对于盘点中发现的问题应及时记录并进行处理，如档案丢失、损坏、信息错误等。3.盘点结束后，应编制盘点报告，报告内容包括盘点时间、范围、结果、存在的问题及处理情况等。（四）档案销毁1.对于已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等，经相关部门负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并记录销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁记录应与档案销毁申请表一同保存，以备查考。五、档案查阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人批准后，方可到库房查阅。2.涉及重要机密档案的查阅，需经公司/组织高层领导批准，并严格按照规定的查阅范围和程序进行查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，应提前提交查阅申请，经公司/组织相关部门审核同意，并报公司/组织领导批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，并严格遵守公司/组织的保密规定。（二）查阅登记1.档案员应建立档案查阅登记制度，对每一次查阅档案的情况进行详细记录。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、档案名称、编号、查阅期限等。2.查阅人查阅档案时，应在查阅登记表上签字确认，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案员同意，并按照规定的程序进行办理。（三）查阅期限1.一般情况下，档案查阅期限不得超过规定的时间范围。如需延长查阅期限，应提前向档案员提出申请，并经批准后方可继续查阅。2.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还库房档案员，并办理归还手续。档案员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与查阅人沟通解决。（四）查阅纪律1.查阅人应严格遵守档案查阅纪律，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅人应妥善保管所查阅的档案，不得泄露档案内容或擅自将档案转借他人。3.查阅人在查阅过程中如发现档案存在问题或疑问，应及时向档案员反馈，不得擅自处理。六、档案保密（一）保密措施1.库房档案员应严格遵守公司/组织的保密制度，对档案内容予以保密。未经授权，不得向任何单位或个人泄露档案信息。2.库房应设置专门的保密区域，对涉及机密的档案进行单独存放，并采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。3.档案员在工作过程中应注意保护档案信息的安全，如在处理档案时避免无关人员在场，对电子档案设置必要的密码保护等。（二）保密教育1.公司/组织应定期对涉及档案管理工作的人员进行保密教育，提高保密意识和防范能力。2.保密教育内容应包括国家保密法律法规、公司/组织保密制度、档案保密知识等，教育方式可采用集中培训、专题讲座、案例分析等多种形式。（三）违规处理1.对于违反档案保密规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因档案员或其他相关人员的疏忽或故意行为导致档案信息泄露，给公司/组织造成损失的，应依法追究其法律责任。七、档案信息化管理（一）数据录入1.按照档案整理的要求，将纸质档案的相关信息录入计算机系统，建立电子档案数据库。2.数据录入应准确、完整，确保电子档案与纸质档案内容一致。录入人员应认真核对录入的数据，避免出现错误或遗漏。（二）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。维护内容包括系统软件升级、数据备份、安全防护等。2.建立系统操作日志，记录系统的使用情况和操作过程，以便于审计和追溯。（三）电子档案存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。2.对电子档案的存储环境进行监控，确保存储设备的温度、湿度、电力等条件符合要求，防止因环境因素导致数据损坏。（四）信息安全1.加强电子档案的信息安全管理，采取加密、身份认证、访问控制等技术手段，防止电