单位人员工作档案管理制度

PAGE单位人员工作档案管理制度一、总则（一）目的为了加强单位人员工作档案的管理，确保档案资料的真实、完整、规范，充分发挥档案在人员管理、考核、晋升等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体在职人员的工作档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映人员的工作经历、业绩、奖惩等情况。2.完整性原则：全面收集与人员工作相关的各类资料，确保档案资料的齐全。3.保密性原则：严格保护档案内容，防止信息泄露，确保档案信息安全。4.动态管理原则：根据人员工作变动和发展情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系方式、家庭住址。3.学历、学位、毕业院校、专业、毕业时间。4.入职时间、岗位、职务。（二）工作经历1.历任工作单位、部门、岗位及任职时间。2.工作职责、工作成果、业绩表现等详细描述。（三）培训与学习1.参加的各类内部培训、外部培训课程、学术讲座等。2.培训时间、培训内容、培训证书等相关资料。3.学历教育、在职进修、职业资格考试等学习经历及取得的证书。（四）考核与评价1.年度考核、季度考核、专项考核等结果。2.上级评价、同事评价、自我评价等相关评价材料。3.考核评语、考核等级及相关奖惩情况。（五）奖励与惩罚1.在工作中获得的各类奖励，包括荣誉称号、表彰决定、奖励证书等。2.因违反单位规章制度、工作失误等受到的惩罚，如警告、记过、降职、辞退等处分决定。（六）职业发展规划1.个人制定的职业发展规划书。2.与职业发展相关的培训计划、晋升计划等。（七）其他重要资料1.工作中的重要成果，如项目报告、研究论文、专利证书等。2.参加的重要会议、活动记录及相关证明材料。3.其他与工作相关的重要资料，如工作照片、视频等。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责为其建立工作档案。2.档案建立时，应确保个人基本信息准确无误，并收集相关证明材料。（二）资料收集1.各部门负责定期收集本部门人员的工作相关资料，并及时移交人力资源部门。2.资料收集应遵循及时、准确、完整的原则。对于重要资料，应要求提供原件或复印件，并加盖单位公章。3.人力资源部门应定期对档案资料进行检查，确保资料的完整性和准确性。如发现资料缺失或有误，应及时通知相关部门补充或更正。四、档案整理与归档（一）整理要求1.档案资料应按照类别进行分类整理，同一类别的资料应按照时间顺序排列。2.每份资料应注明日期、来源、标题等信息，并进行编号。编号应保持唯一性，便于查询和管理。3.对于纸质档案，应使用A4纸张打印或复印，并装订成册。对于电子档案，应按照统一的格式进行存储，并建立索引目录以便检索。（二）归档流程1.人力资源部门负责对整理好的档案资料进行归档。2.归档时，应将档案资料放入专用的档案盒或档案柜中，并按照档案类别和编号顺序排列。3.建立档案目录清单，详细记录档案的类别、编号、名称、日期等信息，以便快速查找和核对档案。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.单位内部人员因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，可以查阅本人或相关人员的档案。2.人力资源部门负责人、单位领导因工作需要查阅档案时，可直接查阅相关档案资料。3.涉及单位机密或敏感信息的档案，查阅权限应严格控制，需经单位主管领导批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案范围等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应根据查阅人员的工作需要进行审核，并签署意见。3.申请表经批准后，查阅人员持申请表到人力资源部门办理查阅手续。人力资源部门工作人员根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还人力资源部门，并在查阅记录上签字确认。（三）借阅权限1.单位内部人员因特殊工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，可以借阅相关档案。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案范围、借阅期限等信息。2.将申请表依次提交所在部门负责人和人力资源部门负责人审批，审批通过后，借阅人员持申请表到人力资源部门办理借阅手续。3.人力资源部门工作人员根据申请表提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如因特殊原因需要延期归还，应提前向人力资源部门申请，并说明原因。经批准后方可延期。5.人力资源部门应定期对借阅档案进行跟踪检查，确保档案按时归还。如发现借阅人员未按时归还或档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案保管与保密（一）保管责任1.人力资源部门负责单位人员工作档案的保管工作，应指定专人负责档案的日常管理。2.档案保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和完整。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案不受损坏。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清理，发现问题及时处理。对于过期或无用的档案，应按照规定进行销毁。（三）保密措施1.严格限制档案的查阅和借阅范围，确保档案信息不被泄露。2.档案保管人员应严格遵守保密制度，不得擅自向无关人员透露档案内容。3.在档案查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，如对查阅场所进行限制、对查阅人员进行监督等。4.对于涉及单位机密或敏感信息的档案，应进行加密存储和管理，并严格控制查阅和借阅权限。七、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对档案进行更新，确保档案内容的时效性。一般每年进行一次全面更新，特殊情况可根据实际需要及时更新。2.更新内容包括个人基本信息、工作经历变动、考核评价结果、奖励惩罚情况等。（二）动态维护1.各部门应及时将本部门人员的工作变动情况、取得的重要成果等信息反馈给人力资源部门，以便及时更新档案。2.人力资源部门应根据人员的职业发展情况，及时调整档案中的职业发展规划等相关内容。（三）信息变更1.人员个人基本信息、工作经历等发生变更时，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，并填写《档案信息变更申请表》。2.人力资源部门审核通过后，应及时对档案进行更新，并在档案目录清单中注明变更情况。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保存期限，且已无保存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因损坏，无法修复且已无利用价值的。3.档案资料涉及的事项已经结束，且已无保密要求的。（二）销毁流程1.由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、编号、名称、数量等信息，并说明销毁原因。2.将申请表提交单位主管领导审批，主管领导应根据档案的实际情况进行审核，并签署意见。3.申请表经批准后，人力资源部门负责组织实施档案销毁工作。销毁工作应指定专人负责，并在至少两名监销人