流通企财务档案管理制度

PAGE流通企财务档案管理制度一、总则（一）制定目的为了加强流通企业财务档案管理，规范财务档案收集、整理、保管、利用等行为，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务、档案管理的法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本流通企业总部及所属各分支机构、子公司的财务档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：财务档案应如实反映企业经济业务活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与企业财务活动相关的各类文件、资料，保证财务档案的齐全完整。3.规范性原则：严格按照国家法律法规和行业标准规定的程序、方法和要求，对财务档案进行整理、保管和利用，确保档案管理工作规范有序。4.保密性原则：对涉及企业商业秘密和敏感财务信息的档案，应采取严格的保密措施，防止信息泄露。5.便利性原则：在保证档案安全和保密的前提下，应便于档案的查阅、使用和移交，提高档案利用效率。二、财务档案管理职责分工（一）财务部门职责1.负责财务档案的日常收集、整理、装订和保管工作，确保财务档案的及时归档和妥善存放。2.按照档案管理要求，对财务档案进行分类、编号、编目等工作，编制财务档案目录，建立财务档案索引，便于查找和利用。3.定期对财务档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等，确保档案的完整和安全。发现问题及时报告并采取措施解决。4.根据企业内部管理和外部审计、税务等部门的需要，提供财务档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。5.负责财务档案的鉴定、销毁工作，提出档案销毁意见，按照规定程序进行销毁处理。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善企业财务档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.对财务部门的档案管理工作进行指导和监督，定期检查财务档案的整理、保管等情况，提出改进意见和建议。3.负责财务档案的集中统一管理，提供必要的档案保管设施和条件，确保财务档案的安全存放。4.按照国家有关规定，办理财务档案的移交、接收等手续，并做好相关记录。5.协助财务部门做好财务档案的鉴定、销毁等工作，对销毁过程进行监督。（三）其他部门职责1.各部门应负责本部门产生的与财务活动相关文件、资料的收集、整理，并及时移交财务部门归档。2.在涉及财务事项的工作中，应妥善保管相关文件、资料，以备财务档案管理部门检查和查阅。3.配合财务部门和档案管理部门做好财务档案的管理工作，提供必要的协助和支持。三、财务档案的范围和分类（一）范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。3.财务报告，包括月度、季度、年度财务报表及附注、财务情况说明书等。4.税务资料，如纳税申报表、税务审计报告、发票存根等。5.银行存款余额调节表、银行对账单。6.财务预算、决算资料。7.财务分析报告。8.财务审批文件，如费用报销审批单、资金支付审批表等。9.财务合同协议，如借款合同、投资合同、购销合同涉及财务条款等。10.其他与财务活动相关的文件、资料，如财务审计报告、资产评估报告、财务软件备份数据等。（二）分类1.会计凭证类：按照凭证日期顺序排列，每月装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账等按照科目顺序排列，固定资产卡片按照资产类别和编号顺序排列。3.财务报告类：按照报告期间顺序排列，分别装订成册。4.税务资料类：按照纳税申报时间顺序排列，单独成册。5.其他类：根据文件资料的性质和用途，进行合理分类和排列。四、财务档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部门应定期收集各类财务文件、资料，确保档案的及时归档。每月终了后[X]个工作日内，完成当月会计凭证的整理和装订；每季度终了后[X]个工作日内，完成季度财务报告等资料的整理归档；年度终了后[X]个工作日内，完成全年财务档案的全面整理归档工作。2.各部门应在相关财务事项完成后[X]个工作日内，将产生的与财务活动相关的文件、资料移交财务部门。移交时应填写《财务档案移交清单》，双方签字确认。3.对于外部单位提供的与财务活动相关的文件、资料，如银行对账单、税务文件等，财务部门应及时接收，并进行核对和登记。（二）整理要求1.会计凭证整理时，应将原始凭证按记账凭证的顺序进行粘贴、折叠，保证凭证整齐、牢固，便于翻阅。记账凭证应填写齐全、规范，摘要清晰，附件完整。2.会计账簿整理时，应检查账页是否齐全、编号是否连续、记录是否清晰。对于空白页、跳行等情况，应按照规定进行处理。总账应与明细账、日记账进行核对，确保账账相符。3.财务报告整理时，应检查报告内容是否完整、数据是否准确、签章是否齐全。对财务报表附注、财务情况说明书等相关资料，应进行分类整理，与财务报表一并装订。4.其他财务档案整理时，应根据文件资料的性质和特点，进行分类、编号、编目等工作。对纸张大小不一致、破损或褪色的文件资料，应进行修补、复制或裱糊等处理，确保档案的质量。五、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为[X]年。2.会计账簿中总账、明细账、日记账保管期限为[X]年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管[X]年。3.财务报告年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为[X]年。4.税务资料保管期限按照国家税收法律法规的规定执行，一般为[X]年。5.银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为[X]年。6.财务预算、决算资料保管期限为[X]年。7.财务分析报告保管期限为[X]年。8.财务审批文件、财务合同协议等保管期限根据其重要性和实际需要确定，一般为[X]年。9.其他财务档案保管期限参照相关规定执行。（二）保管方式1.财务档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查找和利用。3.对于重要的财务档案，如年度财务报告、重大财务合同协议等，应进行双套备份，分别存放在不同的存储设备和地点。（三）保管地点1.企业应设立专门的财务档案保管库房，确保库房安全、保密、防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。2.财务档案保管库房应与财务部门办公区域相对独立，防止无关人员进入。库房应配备必要的办公设备，如档案架、桌椅、温湿度计、灭火器等，便于档案的整理、查阅和管理。（四）保管期间的维护1.定期对财务档案进行检查，检查内容包括档案数量、完整性、保管状况等。每月至少进行一次局部检查，每季度进行一次全面检查，发现问题及时处理。2.对纸质档案进行除尘、消毒等处理，防止档案受到污染和损坏。对电子档案进行定期杀毒、维护，确保数据的安全和可用。3.根据档案保管期限和实际情况，对超过保管期限但仍有查考价值的档案，应延长保管期限；对已无保存价值的档案，应按照规定程序进行鉴定和销毁。六、财务档案的利用（一）查阅与借阅1.企业内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人和财务部门负责人审批后，方可到财务档案保管部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.外单位因审计、税务检查、合作等需要查阅财务档案时，应出具单位介绍信和查阅人员有效身份证件，填写《财务档案查阅申请表》，经企业财务部门负责人和分管领导审批后，由财务档案保管部门安排专人陪同查阅。查阅过程中应严格遵守保密规定，不得泄露企业财务信息。3.因工作需要借阅财务档案时，借阅人员应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、数量、期限等，经所在部门负责人和财务部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，应经财务档案保管部门核对无误后，办理归还手续。（二）复制与摘录1.企业内部人员因工作需要复制或摘录财务档案时，应填写《财务档案复制摘录申请表》，注明复制或摘录的内容、用途等，经所在部门负责人和财务部门负责人审批后，方可进行复制或摘录。复制或摘录的档案应加盖财务档案保管部门印章，并注明出处。2.外单位需要复制或摘录财务档案时，应按照查阅档案的审批程序办理，并签订保密协议。复制或摘录的档案应按照国家有关规定进行使用，不得用于与申请目的无关的其他用途。（三）利用记录与跟踪1.财务档案保管部门应建立财务档案利用登记台账，详细记录查阅、借阅、复制、摘录等利用情况，包括利用时间、利用部门、利用人员、利用内容、归还时间等。2.定期对财务档案利用情况进行跟踪检查，了解档案的使用效果和归还情况。对于逾期未归还的档案，应及时催还；对于损坏或丢失的档案，应按照规定追究相关人员的责任。七、财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立财务档案鉴定小组，由财务部门负责人担任组长，成员包括财务人员、档案管理人员等。鉴定小组负责对达到保管期限的财务档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.审查档案的保管期限是否已满。2.检查档案的内容是否涉及未了事项、法律纠纷等，如有此类情况，应视情况延长保管期限。3.评估档案的查考价值，对于已无查考价值的档案，可以考虑销毁。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的财务档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《财务档案销毁申请表》，报企业分管领导审批。2.经批准同意销毁的财务档案，应编制《财务档案销毁清单》，详细记录档案名称、数量、所属年度等信息。销毁清单应一式两份，一份留存财务档案保管部门，一份交档案管理部门备案。3.销毁财务档案时，应指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容和数量，确保销毁