学校档案信息化管理制度

PAGE学校档案信息化管理制度一、总则（一）目的为了适应学校信息化建设的发展需求，加强学校档案信息化管理，提高档案管理的效率和质量，确保档案信息的安全与完整，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在档案信息化管理工作中的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理和信息化建设的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实性原则：保证档案信息的真实性，如实记录学校各项工作活动。3.完整性原则：全面收集、整理和保存学校各类档案，确保档案信息的完整性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。5.便捷性原则：利用信息化手段提高档案管理的效率，方便档案的查询、利用和共享。二、档案信息化管理职责分工（一）学校档案管理部门职责1.负责制定学校档案信息化管理制度和工作流程，并组织实施。2.统筹规划学校档案信息化建设，包括硬件设施、软件系统的选型与配置。3.指导各部门、各单位的档案信息化工作，开展档案信息化业务培训。4.负责学校档案数据的集中管理，建立和维护档案数据库。5.对学校档案信息化建设和管理工作进行监督检查和评估。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、分类和数字化录入工作。2.按照学校档案信息化管理要求，及时将档案数据上传至学校档案管理系统。3.负责本部门、本单位档案信息的安全保密工作，确保档案数据不泄露。4.配合学校档案管理部门开展档案信息化相关工作，接受业务指导和监督检查。（三）信息技术部门职责1.为学校档案信息化建设提供技术支持，保障档案管理系统的稳定运行。2.负责档案管理系统的日常维护和升级，及时处理系统故障和问题。3.协助学校档案管理部门制定档案信息化安全策略，加强网络安全防护。4.提供数据备份、存储和恢复等技术服务，确保档案数据的安全性和可靠性。三、档案信息化建设（一）基础设施建设1.根据学校档案管理的实际需求，配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，确保档案信息化工作的正常开展。2.建设安全可靠的网络环境，保障档案数据传输的稳定性和安全性。网络应具备防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止外部非法入侵。3.规划合理的档案存储区域，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，实现档案数据的集中存储和备份。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。（二）软件系统建设1.选用符合学校档案管理特点和需求的档案管理软件系统，软件应具备档案收集、整理、编目、检索、借阅、统计等功能，满足档案信息化管理的各项业务要求。2.软件系统应具备良好的兼容性和扩展性，能够与学校其他信息化系统进行数据交互和共享，实现信息资源的整合利用。3.加强软件系统的安全性设计，设置用户权限管理、数据加密、访问控制等功能，防止未经授权的访问和数据泄露。4.定期对档案管理软件系统进行评估和升级，及时修复软件漏洞，优化系统性能，提高软件的稳定性和易用性。（三）数据资源建设1.制定档案数据分类方案和元数据标准，规范档案数据的录入格式和内容要求，确保档案数据的一致性和规范性。2.组织开展档案数字化工作，按照国家相关标准和规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，实现档案信息的数字化存储。3.加强档案数据的审核和校对工作，确保录入数据的准确性和完整性。建立数据质量监控机制，定期对档案数据进行检查和清理，及时发现和纠正数据错误。4.建立档案数据备份机制，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。同时，制定数据恢复计划，确保在数据出现问题时能够及时恢复。四、档案信息化管理流程（一）档案收集1.各部门、各单位应按照学校档案管理规定，及时收集本部门、本单位在工作活动中形成的各类档案，并进行初步整理。2.档案收集过程中，应确保档案的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的档案及时进行补充和修正。3.对于电子文件，应按照相关标准和规范进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、元数据完整。（二）档案整理1.档案管理部门负责对收集到的档案进行统一整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作。2.在整理过程中，应遵循档案整理的基本原则和方法，保持档案之间的有机联系，便于档案的管理和利用。3.对于数字化档案，应按照档案管理软件系统的要求进行数据整理和挂接，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰准确。（三）档案录入与存储1.各部门、各单位将整理好的档案数据录入到学校档案管理系统中，并上传至档案数据库进行存储。2.录入档案数据时，应严格按照档案元数据标准进行填写，确保数据的准确性和完整性。同时，应上传档案的电子原文，包括扫描件、电子文档等。3.档案管理部门对录入的档案数据进行审核，审核通过后的数据正式存储在档案数据库中。审核过程中如发现数据问题，应及时通知相关部门进行修改。（四）档案检索与利用1.学校师生可通过档案管理系统的检索功能，按照档案类别、关键词、时间等条件进行档案信息的查询。2.档案管理部门应根据用户的查询需求，及时提供档案利用服务。对于可公开的档案，可通过系统直接提供在线查阅或下载服务；对于限制利用的档案，应按照规定办理审批手续后提供利用。3.在档案利用过程中，应做好登记和记录工作，记录利用时间、利用人、利用目的等信息，确保档案利用的规范有序。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、借阅用途等信息，并提交所在部门负责人审批。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，审核通过后办理借阅手续，向借阅人提供档案。借阅人应在规定的时间内归还档案，如有特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案，不得在档案上圈划、批注等。归还档案时，档案管理部门应检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时追究借阅人的责任。（六）档案统计与分析1.档案管理部门定期对档案管理工作进行统计分析，包括档案数量、利用情况、数字化进度等方面的统计。2.通过统计分析，及时掌握档案管理工作的动态和趋势，发现存在的问题和不足，并采取相应的措施加以改进。3.统计分析结果应形成报告，向上级领导和相关部门汇报，为学校决策提供参考依据。五、档案信息化安全管理（一）安全制度建设1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确安全管理职责和工作流程，确保档案信息安全管理工作有章可循。2.制定档案信息化安全应急预案，针对可能出现的安全事件，如网络攻击、数据泄露、系统故障等，制定相应的应急处置措施，提高应急处理能力。（二）人员安全管理1.加强对档案信息化工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，使其熟悉档案信息化安全管理制度和操作规程。2.对涉及档案信息化管理的人员进行背景审查，签订保密协议，明确其在安全管理方面的责任和义务。3.规范人员操作行为，设置不同的用户权限，严格限制对档案信息的访问级别，防止因人员误操作或违规操作导致信息泄露。（三）网络安全管理1.加强网络安全防护，在学校网络边界部署防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部非法网络访问。2.定期对网络设备和系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.建立网络安全审计机制，对网络访问行为进行记录和审计，以便及时发现异常情况并采取措施。（四）数据安全管理1.对档案数据进行加密存储，采用加密算法对重要档案数据进行加密处理，确保数据在存储过程中的安全性。2.定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地，防止因本地灾害等原因导致数据丢失。3.建立数据安全审计机制，对数据访问、修改、删除等操作进行记录和审计，确保数据操作的合规性。（五）系统安全管理1.加强档案管理系统的安全配置，设置强密码策略、定期更换密码等措施，防止系统账号被盗用。2.定期对档案管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时更新系统补丁，修复系统安全漏洞。3.建立系统安全审计机制，对系统操作日志进行记录和审计，以便及时发现和处理系统安全问题。六、档案信息化监督与考核（一）监督检查1.学校档案管理部门定期对各部门、各单位的档案信息化工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、录入、存储、利用等环节的工作情况。2.监督检查过程中，应查阅相关文件资料、系统记录等，实地查看档案管理工作现场，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于违反档案信息化管理制度的行为，应及时进行纠正，并按照规定进行处理。（二）考核评价1.建立档案信息化工作考核评价机制