乡镇人大档案室管理制度

PAGE乡镇人大档案室管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇人大档案室的科学管理，有效保护和利用档案资源，更好地为乡镇人大工作提供支持和服务，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本乡镇实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇人大档案室的档案收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡镇人大档案室对本乡镇人大工作中形成的各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为乡镇人大工作及相关部门和人员提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构设立乡镇人大档案室，作为乡镇人大档案管理的专门机构，负责档案的日常管理工作。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。负责档案的借阅、查阅登记工作，按照规定提供档案利用服务，确保档案的安全和合理利用。开展档案信息化建设工作并及时更新档案信息，提高档案管理的信息化水平。协助做好档案的鉴定、销毁等工作。2.乡镇人大工作人员职责形成档案的各部门和人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范，移交档案室。在工作中积极配合档案室做好档案管理相关工作，遵守档案利用规定。三、档案收集（一）收集范围1.乡镇人大会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。2.乡镇人大代表议案、建议、批评和意见及办理情况的文件材料。3.乡镇人大主席团工作文件材料，如工作计划、总结、调研材料等。4.与乡镇人大工作相关的上级文件、下级请示报告及其他往来文件。5.反映乡镇人大工作活动的照片、音像等资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和人员应在文件材料形成或办理完毕后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案整理（一）分类标准1.按照年度机构问题分类法进行分类。年度：将档案按形成年度进行划分。机构：根据乡镇人大内部机构设置，对档案进行分类。问题：按照档案内容所反映的问题进行细分。2.具体类别包括：会议文件类、代表工作类、主席团工作类、综合类、其他类等。（二）整理方法1.纸质档案去除文件上的金属物，对破损的文件进行修补。按照分类标准进行排列，同一类别的文件按时间顺序排列。编写页号，在文件正面的右上角、背面的左上角编写。填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。装订成册，采用三孔一线的方法装订，确保文件整齐牢固。填写卷皮，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级等内容。2.电子档案按照分类标准建立电子文件夹，对电子文件进行命名和分类存储。对电子文件进行格式转换和元数据采集，确保电子档案的规范性和可读性。定期对电子档案进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放。五、档案保管（一）保管条件1.档案室应具备防火设备，如灭火器、自动喷水灭火系统等，并定期检查维护。2.安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。3.保持档案室温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间，配备温湿度调节设备。4.档案室应保持清洁卫生，防止档案受到灰尘、虫害等侵害，配备防虫、防霉药品。（二）档案装具1.采用符合标准的档案柜、档案架存放档案，确保档案存放整齐有序。2.对不同保管期限、密级的档案进行分区存放。（三）档案保管期限1.永久保管：反映乡镇人大重要职能活动、历史面貌的文件材料，如乡镇人大工作报告、重要决议等。2.定期保管：分为30年、10年。对在一定时期内具有查考利用价值的文件材料确定相应的保管期限。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，全面检查档案的数量、质量和保管状况。2.清查中发现的问题应及时记录并采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对丢失档案进行查找等。六、档案利用（一）利用范围1.乡镇人大工作人员因工作需要查阅档案。2.乡镇人大代表查阅与本人履职相关的档案。3.其他经乡镇人大批准的单位和个人查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途等。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经乡镇人大相关领导批准。3.档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并在现场监督查阅，确保档案安全。（三）利用方式1.提供原件查阅，如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按规定进行登记和收费。2.对电子档案可通过电子查阅系统提供利用，方便快捷。（四）利用反馈1.利用者查阅档案后，应及时将档案归还档案室，并反馈利用效果和意见建议。2.档案管理人员应对利用反馈信息进行整理分析，不断改进档案管理和服务工作。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和乡镇人大档案管理规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合分析判断其价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由乡镇人大领导、档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案保管期限表，结合实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，包括档案题名、文号、责任者、日期、保管期限、密级等内容。2.销毁清册经乡镇人大领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同到指定地点进行销毁。3.销毁过程应进行记录，监销人员在销毁清册上签字确认。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现乡镇人大档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享利用。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的信息化管理系统，实现档案业务流程的自动化和规范化。2.档案数字化：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，方便查阅和利用。3.信息安全保障：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息安