公安局档案利用工作制度

PAGE公安局档案利用工作制度一、总则（一）目的为了规范公安局档案利用工作，充分发挥档案的作用，保障档案的安全与完整，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合我局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体民警在开展工作过程中对档案的利用活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案利用工作必须严格遵守国家法律法规和档案管理的各项规定。2.安全保密原则：确保档案在利用过程中的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.服务公安工作原则：以服务公安业务为宗旨，合理、高效地提供档案利用服务，满足工作需要。二、档案利用范围（一）公安业务工作查考1.刑事案件侦查、治安案件查处等工作中，查阅相关案件档案，包括案件材料、证据、笔录等，以了解案件历史情况，为案件侦破、处理提供参考。2.公安行政管理工作中，如户籍管理、出入境管理、交通管理等，查阅档案以核实相关信息，办理各类业务。（二）公安队伍建设1.干部人事档案查阅，用于干部选拔任用、考核、培训、奖惩等工作。2.民警教育训练档案查阅，了解民警培训经历、业务能力提升情况等，为制定培训计划提供依据。（三）法律事务处理1.公安行政复议、行政诉讼案件办理过程中，查阅相关档案作为证据支持。2.参与社会治安综合治理、维护社会稳定等工作中，查阅档案以掌握情况，制定工作方案。（四）其他工作需要1.对外提供档案信息，如应其他单位、部门或个人依法依规提出的查阅申请，提供相关档案资料。2.为公安宣传、文化建设等工作提供档案素材，展示公安工作成果和历史风貌。三、档案利用流程（一）利用申请1.本局各部门因工作需要利用档案的，由部门负责人填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用时间及利用方式等内容。2.外单位、部门或个人因特殊原因需要查阅本局档案的，须持单位介绍信或有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，说明查阅事由、查阅范围等，并经本局相关业务部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。（二）审批1.档案管理部门收到利用申请后，对申请内容进行审核。重点审核利用目的是否正当、利用范围是否合理、利用方式是否符合规定等。2.对于本局内部利用申请，由档案管理部门负责人签署审批意见；对于外单位、部门或个人的查阅申请，经档案管理部门负责人审核后，报分管局领导审批。3.审批通过的，在申请表上加盖审批章，并注明批准利用的档案名称、数量、利用期限等信息。（三）查阅1.本局内部利用人员凭审批后的《档案利用申请表》到档案管理部门查阅档案。档案管理人员根据申请表内容，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.外单位、部门或个人查阅档案时，档案管理人员应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像档案内容，确需摘抄、复制的，须经档案管理部门负责人同意，并在档案管理人员的监督下进行。（四）归还1.利用完毕后，利用人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。2.对于外单位、部门或个人查阅的档案，在查阅期限届满后，档案管理人员应及时收回，并办理归还手续。四、档案利用方式（一）查阅1.本局内部人员可直接到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。2.外单位、部门或个人查阅纸质档案时，须在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出指定场所。查阅电子档案的，按照档案管理部门规定的方式和权限进行操作。（二）借阅1.本局各部门因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，须提前向档案管理部门申请。2.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、数量、借阅期限等信息，并经部门负责人签字确认。档案管理部门根据审批意见，将档案借给借阅人员，并做好借阅登记。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。借阅期限届满后，应及时归还档案。（三）复制1.本局内部人员因工作需要复制档案的，须填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、复制内容等信息，经部门负责人审核后，报档案管理部门审批。2.外单位、部门或个人因特殊原因需要复制本局档案的，须持单位介绍信或有效身份证件，填写《档案复制申请表》，说明复制事由、复制范围等，并经本局相关业务部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。3.经审批同意复制的，档案管理人员按照规定的方式和数量进行复制，并在复制件上加盖“与原件核对无误”章。复制件应与原件一同归档保存。（四）摘录1.本局内部人员因工作需要摘录档案内容的，须填写《档案摘录申请表》，注明摘录目的、档案名称、摘录内容等信息，经部门负责人审核后，报档案管理部门审批。2.摘录档案内容时，应保持原文原意，不得断章取义、歪曲事实。摘录完毕后，摘录人员应在摘录件上签字确认，并交档案管理部门存档。五、档案利用安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案利用场所的安全防范措施，配备必要的防火、防盗、防潮防虫、防光、防尘等设施设备，确保档案安全。2.利用人员在查阅、借阅、复制、摘录档案过程中，应遵守档案管理部门的安全规定，不得在档案利用场所吸烟、使用明火等，不得随意移动、拆卸档案保管设备。3.档案管理人员应定期对档案利用场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对于发现的安全问题，应及时报告并采取措施进行处理。（二）保密管理1.档案利用人员应严格遵守国家保密法律法规和本局保密制度，对在利用档案过程中知悉的国家秘密、警务工作秘密、个人隐私等信息予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案管理部门应根据档案的密级和保密期限，采取相应的保密措施。对于涉及国家秘密、警务工作秘密的档案，应严格限制利用范围，按照规定的审批程序进行利用。3.利用人员在查阅、借阅、复制、摘录档案过程中，如发现存在保密问题的档案，应及时报告档案管理部门，不得擅自处理。档案管理部门应按照保密规定进行妥善处理。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对档案利用工作进行监督检查，检查内容包括利用申请审批情况、利用流程执行情况、档案安全保密情况等。2.本局纪检监察部门应对档案利用工作进行不定期的监督检查，对发现的违规违纪行为及时进行查处。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将档案利用工作纳入本局各部门年度绩效考核内容，考核指标包括档案利用申请审批的及时性、准确性，档案利用流程的规范性，档案安全保密情况，档案利用效果等。2.档案管理部门负责制定档案利用工作考核细则，明确考核标准和评分办法。每年年底，对各部门档案利用工作进行考核评价，并将考核结果通报全局。3.对于档案利用工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对于