档案材料收集联络员制度

PAGE档案材料收集联络员制度一、总则（一）目的为了加强公司档案材料的收集与管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，特制定本档案材料收集联络员制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案材料的收集应真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的实际情况。3.及时有效原则档案材料应及时收集、整理和归档，确保档案信息的时效性和有效性。4.保密安全原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案资料的安全与保密。二、档案材料收集联络员职责（一）主要职责1.负责本部门档案材料的收集、整理和初步审核工作。2.定期向公司档案管理部门报送本部门的档案材料。3.协助公司档案管理部门开展档案整理、编目、数字化等工作。4.参与公司档案管理相关培训和学习活动，提高档案管理业务水平。5.负责与公司内部其他部门沟通协调，确保档案材料的及时收集和流转。6.对本部门档案材料的完整性、准确性和系统性负责。（二）具体工作内容1.档案收集按照公司档案分类标准，及时收集本部门在各项工作中形成的文件、资料、图表、数据等档案材料。重点收集涉及公司重大决策、重要业务活动、关键技术研发、财务审计等方面的档案材料。对收集到的档案材料进行初步分类和整理，确保材料齐全、完整。2.档案整理根据档案管理的要求，对收集到的档案材料进行进一步整理，包括排序、编页、装订等操作。编制档案目录，准确填写档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。对档案材料中的电子文件进行分类存储，确保电子文件的格式规范、命名准确。3.档案审核对整理好的档案材料进行初步审核，检查档案内容是否真实、准确，手续是否完备。对不符合要求的档案材料及时与相关人员沟通，补充完善相关信息。4.档案报送按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案材料报送至公司档案管理部门。填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、移交时间等信息。5.沟通协调加强与公司内部其他部门的沟通协调，及时了解档案材料的形成情况，确保档案收集工作的顺利进行。对于涉及多个部门的档案材料，主动牵头协调，共同完成档案收集和整理工作。6.培训学习积极参加公司组织的档案管理培训和学习活动，不断提高自身的档案管理业务水平。向本部门员工宣传档案管理的重要性，提高员工对档案工作的认识和重视程度。三、档案材料收集范围与分类（一）收集范围1.行政管理类公司制定的各项规章制度、管理办法、通知、通报等文件。公司组织架构、人员编制、岗位职责等相关资料。公司会议纪要、决议、记录等文件。公司对外签订的合同、协议、意向书等文件。公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证照文件。2.业务管理类公司业务规划、年度计划、工作总结等文件。公司业务流程、操作规范、技术标准等文件。公司市场调研、客户信息、销售数据等文件。公司项目立项、可行性研究报告、项目验收报告等文件。公司产品研发、生产工艺、质量控制等文件。3.财务管理类公司财务预算、决算、财务报表等文件。公司会计凭证、账簿、审计报告等文件。公司税务申报、缴纳记录等文件。公司资金管理、投资决策等文件。4.人力资源管理类公司员工招聘、培训、考核、晋升等文件。公司员工劳动合同、薪酬福利、社会保险等文件。公司员工档案、人事任免、表彰奖励等文件。公司人才培养、团队建设计划等文件。5.党群工作类公司党组织建设、党员发展、党员教育等文件。公司工会组织建设、职工活动、权益维护等文件。公司企业文化建设、宣传报道、精神文明建设等文件。（二）分类标准1.按照档案的形成时间分类，分为年度档案、季度档案和月度档案。2.按照档案的来源分类，分为内部档案和外部档案。3.按照档案的内容分类，分为行政管理类档案、业务管理类档案、财务管理类档案、人力资源管理类档案和党群工作类档案。4.按照档案的载体分类，分为纸质档案、电子档案和实物档案。四、档案材料收集流程（一）日常收集1.各部门档案材料收集联络员应在日常工作中及时收集本部门形成的档案材料，确保档案材料的实时积累。2.对于重要文件和紧急档案材料，应优先收集，并及时进行整理和初步审核。（二）定期整理1.每月末，各部门档案材料收集联络员对本部门当月收集的档案材料进行集中整理，按照档案分类标准进行分类和排序。2.编制当月档案目录，详细记录档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。（三）季度审核1.每季度末，各部门档案材料收集联络员对本部门当季度整理好的档案材料进行全面审核，检查档案内容是否真实、准确，手续是否完备。2.对审核中发现的问题及时与相关人员沟通，补充完善相关信息，确保档案材料的质量。（四）半年报送1.每年6月底和12月底，各部门档案材料收集联络员将本部门上半年和下半年整理好的档案材料报送至公司档案管理部门。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、移交时间等信息，并与公司档案管理部门办理交接手续。五、档案材料整理与归档要求（一）整理要求1.档案材料应按照分类标准进行分类整理，确保同一类档案材料集中存放。2.档案材料应保持原件的完整性，不得随意裁剪、涂改或损坏。3.对于破损或褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案信息的可读性。4.档案材料的整理应遵循便于保管和利用的原则，采用科学合理的排列方法，便于查找和检索。（二）归档要求1.档案材料应按照规定的保管期限进行归档，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案材料主要包括公司重大决策、重要业务活动、关键技术研发、财务审计等方面的文件。3.长期保管的档案材料主要包括公司业务规划、年度计划、工作总结、项目立项等方面的文件，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案材料主要包括公司一般性文件、日常业务记录等，保管期限一般为1年至10年。5.档案材料应按照年度、类别、保管期限等顺序进行编号，编制档案编号索引，便于查找和管理。六、档案材料保管与利用（一）保管要求1.公司档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。4.对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。（二）利用要求1.公司员工因工作需要查阅档案材料时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门查阅。2.档案管理人员应按照规定为查阅人员提供必要的帮助和服务，确保查阅工作的顺利进行。3.查阅档案材料时，应在档案查阅登记本上详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.未经公司档案管理部门批准，任何人不得擅自复印、拍照、外借档案材料。5.对于涉及公司机密的档案材料，应严格按照公司保密制度的规定进行管理和利用，确保公司机密信息的安全。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门档案材料收集联络员的工作进行监督检查，确保档案收集工作的顺利进行。2.监督检查的内容包括档案材料的收集情况、整理质量、报送及时性等方面。3.对于监督检查中发现的问题，应及时向相关部门和人员提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司将对各部门档案材料收集联络员的工作进行年度考核评价，考核结果作为员工绩效评定和奖惩的重要依据。2.考核评价的内容包括档案材料收集工作的完成情况、档案整理质量、沟通协调能力、业务学习情况等方面。3.对于在档案材料