水利服务站档案管理制度

PAGE水利服务站档案管理制度一、总则（一）目的为加强水利服务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利服务站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：水利服务站档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案应如实反映水利服务站各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理水利服务站在工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则：档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业有关标准及规定，做到规范统一。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善水利服务站档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理水利服务站各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等日常管理工作。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。6.按照规定向有关部门移交档案，办理档案查阅、借阅、复制等手续，对档案利用情况进行登记和统计。7.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。8.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与水利服务站工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.水利服务站制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、报表等。3.水利工程建设项目的规划、设计、施工、验收等文件资料。4.水利设施运行管理、维护维修、水质监测、防汛抗旱等方面的记录和资料。5.水利科技研究、技术推广、培训等活动中形成的数据、报告、成果等。6.水利服务站的会议记录、纪要、大事记等。7.财务会计凭证、账簿、报表等档案。8.声像资料，如照片、录音、录像等，反映水利服务站工作动态、工程建设、活动开展等情况。9.电子文件，包括办公自动化系统产生的文件、电子邮件、数据库文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对收集到的档案材料，应按照档案管理规定进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，包括文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。按照分类方案对文件进行装订，去除金属物，采用左侧装订方式，确保整齐牢固。编制全宗卷，记录档案管理过程中形成的材料，如档案交接清单、档案鉴定销毁清册、档案利用登记等。2.科技档案按照项目分类，一个项目的档案集中整理。对项目文件进行编号，编号应体现项目名称、文件类别、顺序号等信息。整理项目文件时，应按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等顺序进行排列。编制项目档案目录，详细记录项目文件的题名、日期、责任者等信息。3.会计档案按照会计年度分类，将会计凭证、账簿、报表等分别整理。会计凭证应按月装订成册，封面注明年度、月份、凭证种类、起止号码、册数等信息。会计账簿应按年度整理，加具封面，注明账簿名称、年度、册数等信息。会计报表应按年度装订，封面注明报表名称、年度、期数等信息。编制会计档案目录，便于查询和核对。4.声像档案按照载体形式分类，如照片、录音带、录像带等。对照片档案，应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行编号。对录音、录像档案，应标注录制时间、内容摘要、录制人等信息，并进行编号。建立声像档案目录，记录档案的基本信息。5.电子档案按照文件类别和年度进行分类存储。对电子文件进行命名，命名应体现文件主题、日期、作者等信息，便于识别和检索。建立电子档案索引目录，记录电子文件的存储位置、文件名、文件类型、日期等信息。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用符合标准的档案柜、档案架等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的搬运和查找。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映水利服务站主要职能活动和历史面貌的，对水利事业发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是在较长时间内对水利服务站工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对水利服务站工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。2.各部门应根据档案的性质和实际情况，准确划分档案的保管期限，并在档案整理过程中予以标注。（四）档案保管要求1.档案入库时，应按照分类编号顺序排列上架，做到存放有序，便于查找。2.在档案保管过程中，应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。同时，要定期对电子档案进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。4.严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房，不得查阅、借阅、复制涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案。5.档案管理人员调动工作时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。五、档案的利用（一）利用范围1.水利服务站内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、审计部门等因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.水利服务站内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合档案室办理查阅、借阅手续。2.上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的内容和目的，经水利服务站分管领导批准后，由综合档案室办理查阅手续。3.司法机关、审计部门等查阅档案，应出具相关法律文书或审计通知书，经水利服务站主要领导批准后，由综合档案室办理查阅手续。4.查阅、借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定提供档案，不得擅自扩大查阅、借阅范围。查阅、借阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并登记复印内容和份数。5.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散档案。查阅、借阅结束后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅的档案名称、数量、归还时间等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，定期进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关紧要的文件等，可予以销毁。3.对仍有查考利用价值的档案，应继续保存。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件审查档案内容，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制《档案鉴定销毁清册》，详细记录档案的题名、日期、文号、责任者、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案鉴定销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报水利服务站分管领导审批。4.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作小组的监督下进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。（四）销毁记录档案销毁后，应在《档案鉴定销毁清册》上注明销毁方式、日期、监销人等信息，并将《档案鉴定销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立水利服务站档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平，为水利服务站各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家和行业有关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对电子档案进行整理和规范，确保电子档案的格式统一、命名规范、存储有序。3.在数字化档案采集过程中，应建立质量控制机制，对扫描图像进行质量检查，发现问题及时整改。（三）档案管理信息系统建设1.选择适合水利服务站档案管理需求的档案管理信息系统，系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块。2.将数字化档案数据录入档案管理信息系统，建立档案数据库，实现档案信息的集中存储和共享。3.对档案管理信息系统进行安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露