档案室7s定置管理制度

PAGE档案室7s定置管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案室的管理，提高档案管理工作效率，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本7S定置管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室的所有工作人员以及使用档案室档案的相关部门和人员。（三）相关依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案管理规定》等相关法律法规以及档案管理行业标准制定。（四）7S管理理念7S管理理念包括整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）、节约（SAVE）。通过实施7S管理，优化档案室工作环境，规范档案管理流程，提升工作质量和效率。二、整理（一）档案分类1.根据档案的来源、时间、内容和形式等因素，将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案按照项目专业阶段进行分类；人事档案按照个人类别进行分类；财务档案按照年度类别进行分类；业务档案按照业务类型时间顺序进行分类。（二）清理原则1.定期清理档案，对于已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。2.清理重复、无用的档案，确保档案库内档案的简洁性和有效性。3.对于临时存放的档案，在规定时间内进行整理归档或清理。（三）标识管理1.在档案架、档案柜等存放设备上，按照档案分类标识相应的类别标签，便于查找和管理。2.对于特殊档案或重要档案，设置明显的标识牌，注明档案名称、保管期限、密级等信息。三、整顿（一）档案定置摆放1.按照档案分类，将各类档案有序存放在相应的档案架、档案柜中。档案应排列整齐，避免混乱和积压。2.同一类档案按照时间顺序或重要程度依次排列，方便查阅和使用。3.建立档案存放位置索引，在档案柜和档案架上标明存放档案的类别和大致范围，同时在档案室显著位置张贴索引图，便于快速定位档案。（二）标识清晰1.档案盒、档案袋上应标明档案的类别、年度、保管期限、档号等详细信息，确保标识清晰、准确。2.对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并建立电子档案目录索引，方便查找和管理。（三）通道畅通1.保持档案室通道的畅通无阻，不得在通道内堆放杂物或档案。2.通道宽度应符合安全要求，以便在紧急情况下能够迅速疏散人员和搬运档案。四、清扫（一）清扫责任划分1.将档案室划分为若干清扫区域，明确各区域的清扫责任人。2.清扫责任人应定期对负责区域进行清扫，包括地面、档案架、档案柜、设备等的清洁。（二）清扫标准1.地面清洁无杂物、无灰尘，保持干净整洁。2.档案架、档案柜表面清洁，无灰尘、无污渍，标识清晰可见。3.设备定期擦拭，保持外观整洁，运行正常。4.定期清理档案室的通风口、空调滤网等，确保通风良好。（三）清扫记录1.清扫责任人应做好清扫记录，记录清扫时间、清扫区域、清扫内容等信息。2.清扫记录应保存一定期限，以备查阅和追溯。五、清洁（一）清洁制度建立1.制定清洁检查表，明确清洁项目、清洁标准、检查周期等内容。2.定期对档案室的清洁情况进行检查，确保清洁工作落实到位。（二）持续改进1.根据清洁检查结果，及时发现问题并进行整改。2.不断优化清洁流程和方法，提高清洁工作的效率和质量。（三）环境维护1.保持档案室的温湿度适宜，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全保存。六、素养（一）培训教育1.定期组织档案室工作人员参加7S管理培训，提高对7S管理理念的认识和理解。2.培训内容包括7S管理知识、档案管理业务知识、操作技能等方面。（二）行为规范1.制定档案室工作人员行为规范，要求工作人员遵守整理、整顿、清扫、清洁等规定，养成良好的工作习惯。2.工作人员应着装整齐、举止文明，保持良好的职业素养。（三）激励机制1.建立7S管理激励机制，对在7S管理工作中表现突出的工作人员进行表彰和奖励。2.将7S管理工作纳入绩效考核体系，激励工作人员积极参与7S管理工作。七、安全（一）安全制度1.制定档案室安全管理制度，明确安全责任、安全措施、安全检查等内容。2.安全制度应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。（二）安全措施1.配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.安装防盗报警装置、监控设备等，加强档案室的安全防范。3.对档案进行备份存储，防止档案数据丢失。备份存储应采用多种方式，如磁带备份、光盘备份、云存储等，并定期进行检查和更新。（三）应急处理1.制定档案室应急预案，明确应急处置流程、责任分工等内容。2.定期组织应急演练，提高工作人员的应急处置能力。八、节约（一）资源节约意识培养1.加强对档案室工作人员的节约意识教育，培养节约资源的良好习惯。2.通过宣传标语、培训等方式，提高工作人员对节约纸张（如双面打印、复印）、水电等资源的重视程度。（二）节约措施1.合理使用照明设备，根据实际需要开启或关闭灯光，避免浪费。2.对空调、计算机等设备，设置合理的使用时间和温度，降低能耗。3.优化档案整理和存储方式，减少不必要的档案印刷和存储