镇级河长制档案管理制度

PAGE镇级河长制档案管理制度一、总则（一）目的为加强镇级河长制工作档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等行为，确保河长制工作档案的完整、准确、系统和安全，为镇级河长制工作提供有效支撑，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇级河长制工作中形成的各类文件、资料、图表、记录等档案的管理，包括但不限于河长巡河记录、问题交办与处理记录、水质监测数据、河道整治工程资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：镇级河长制工作档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映镇级河长制工作实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则：按照河长制工作的不同类别和阶段，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露、不丢失，严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善镇级河长制档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好河长制工作档案的收集、整理、归档等工作。3.集中保管镇级河长制工作档案，建立档案目录和检索系统，方便档案查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率。（二）各部门职责1.负责本部门河长制工作档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）河长职责1.督促相关部门做好河长巡河记录等档案资料的记录和整理工作。2.对涉及本人的河长制工作档案进行审核，确保档案内容真实、准确。3.支持档案管理部门开展档案管理工作，保障档案管理工作的顺利进行。三、档案收集（一）收集范围1.河长巡河相关资料，包括巡河计划、巡河记录、问题发现与处理情况等。2.河道水质、水量监测数据及分析报告。3.河道整治工程项目资料，如项目立项文件、设计方案、施工记录、验收报告等。4.河长制工作会议记录、文件、简报等。5.社会公众举报投诉及处理情况记录。6.与河长制工作相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.档案收集应遵循全面、完整的原则，不得遗漏重要信息。对于同一事项的不同阶段资料，应一并收集。3.收集的档案资料应原件为主，如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明出处。4.档案资料应保持原始记录状态，不得擅自修改、涂抹或伪造。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案资料，应在工作完成后及时收集整理。2.对于定期开展的工作，如河长巡河、水质监测等，应在规定时间内完成档案收集。3.重大事件或专项工作结束后，相关部门应在事件处理完毕或工作结束后的[X]个工作日内，将档案资料移交至档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.河长巡河类：按照河长姓名、巡河日期、巡河河段等进行分类。2.水质监测类：按照监测时间、监测点位、监测项目等进行分类。3.河道整治工程类：按照工程项目名称、项目阶段、文件类型（立项、设计、施工、验收等）进行分类。4.会议文件类：按照会议主题、会议时间、文件类型（通知、报告、决议等）进行分类。5.举报投诉类：按照举报投诉时间、举报投诉内容、处理结果等进行分类。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类排序，去除重复、无效的资料。2.按照分类标准，对档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单。3.对档案资料进行装订、装盒，确保档案整齐、美观，便于保管和查阅。4.对于电子档案，应按照相同的分类标准进行命名和存储，建立电子档案索引目录。（三）整理期限档案整理工作应在档案收集完成后的[X]个工作日内完成，确保档案能够及时归档保存。五、档案归档（一）归档流程1.各部门整理好的档案资料，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和分类是否正确。3.审核通过后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并将档案资料存入档案库房或电子档案系统。（二）归档要求1.归档的档案应按照分类标准进行存放，便于查找和利用。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。（三）归档时间各部门应在档案整理完成后的[X]个工作日内，将档案移交至档案管理部门进行归档。档案管理部门应在收到档案后的[X]个工作日内完成归档工作。六、档案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及镇级河长制工作重大决策、重要事件、长期规划等具有重要历史价值和查考利用价值的档案。2.定期保管：保管期限为[X]年，主要包括一般性的河长巡河记录、水质监测数据、河道整治工程阶段性资料等。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，可按照规定进行销毁。（二）保管措施1.档案库房应配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境。温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。安装监控设备，确保档案库房24小时监控。4.对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息泄露。（三）保管期限变更档案保管期限如需变更或延长，应由档案管理部门提出申请，经相关领导审核批准后进行调整，并做好记录。七、档案利用（一）利用范围1.为镇级河长制工作决策提供参考依据。2.对河道治理效果进行评估和总结。3.应对上级检查、考核及社会公众查询。4.开展河长制工作研究和经验交流。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制：档案利用者如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准。复制的档案资料应与原件一致，并注明出处。（三）利用审批1.内部查阅和借阅由档案管理部门负责人审批。2.涉及对外提供档案资料或向社会公众公开档案信息的，应经镇级河长制工作领导小组组长审批。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和镇级河长制工作实际需求为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据档案的价值和保管期限，提出存毁意见。3.对鉴定为销毁的档案，应编制销毁清单，经镇级河长制工作领导小组组长批准后，予以销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除等安全方式进行销毁，并做好记录。（五）监销制度档案销毁时，应指定专人监销，监销人应在销毁清单上签字确认。销毁过程应拍照或录像留存，以备查考。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立镇级河长制档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和在线查询、利用。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.系统功能建设：档案管理信息系统应具备档案录入、分类、检索、借阅、统计等功能，实现档案管理的自动化和信息化。3.数据安全管理：加强电子档案数据安全防护，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必