2026年档案管理人员岗位责任制范本

2026年档案管理人员岗位责任制范本岗位职责概述档案管理人员在组织中扮演着至关重要的角色，承担着维护档案系统有效运行、确保档案信息完整与安全的重任。到2026年，随着信息技术的飞速发展和管理理念的不断更新，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。本岗位责任制详细规定了档案管理人员在档案收集、整理、保管、利用和安全管理等方面的具体职责和工作要求。一、档案收集职责（一）制定收集计划每年初依据组织的发展战略、业务重点以及档案管理的相关规定，制定详细且全面的档案收集计划。该计划需明确标注各类档案的收集范围、时间节点、质量标准以及具体负责人员。例如，针对工程项目档案，规定在项目竣工验收后的一个月内完成全部档案的收集工作。同时，结合不同部门的业务特点，对收集计划进行个性化调整，确保能全面覆盖组织各项活动产生的有价值文件。（二）指导部门归档深入了解各部门的工作流程和业务内容，为其提供专业的档案收集指导。定期开展档案收集培训活动，向部门员工详细讲解档案的分类标准、整理方法和归档要求。以合同档案为例，指导相关部门在合同签订、履行和终止的各个阶段，收集包括合同文本、补充协议、往来信函等在内的完整资料。建立与各部门的沟通反馈机制，及时解答部门在档案收集过程中遇到的问题，确保档案收集工作的顺利进行。（三）及时收集档案密切跟踪各部门的工作进展，按照收集计划及时催收档案。对于重点项目或关键业务活动产生的档案，要进行实时监控和提前介入，确保不遗漏任何重要文件。对各部门提交的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现档案存在缺失、错误或不符合要求的情况，及时与相关部门沟通，要求其补充或整改。（四）特殊档案收集除了常规档案收集，还要关注特殊载体档案的收集工作。随着信息技术的广泛应用，电子档案、声像档案等特殊载体档案的数量不断增加。对于电子档案，要建立专门的收集渠道和存储方式，确保其真实性、完整性和可读性。在声像档案收集方面，要求拍摄人员在记录活动时提供详细的说明信息，包括时间、地点、人物、事件等，以便后续的整理和利用。二、档案整理职责（一）分类整理档案按照国家相关标准和组织的档案分类方案，对收集到的档案进行科学分类。根据档案的来源、内容、时间等因素，将档案划分为不同的类别，如文书档案、科技档案、会计档案等。在每个大类下再细分若干小类，确保档案分类的准确性和系统性。例如，文书档案可进一步分为行政文件、业务文件、会议文件等。（二）编号与编目为每一份档案赋予唯一的编号，编号要遵循简洁、规范、易于识别和检索的原则。同时，建立详细的档案目录，记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录可以采用纸质和电子两种形式，方便不同的查询需求。利用现代化的档案管理软件，实现档案编目的自动化和信息化，提高编目工作的效率和准确性。（三）装订与装盒对纸质档案进行装订和装盒处理，确保档案的整齐和安全。选择合适的装订材料和方法，避免对档案造成损坏。对于不同厚度和大小的档案，采用相应的装订方式，如线装、胶装等。将装订好的档案按照分类顺序装入档案盒，并在盒面上标注档案类别、起止日期、盒号等信息，以便快速查找和定位。（四）电子档案整理对于电子档案，要进行格式转换、元数据添加和存储管理等工作。将不同格式的电子文件统一转换为常用的、易于保存和查阅的格式，如PDF、TXT等。为电子档案添加详细的元数据，包括文件标题、作者、创建时间、关键词等，以便于检索和利用。建立安全可靠的电子档案存储系统，定期进行数据备份，防止数据丢失。三、档案保管职责（一）库房管理确保档案库房的环境符合档案保管要求，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。配备必要的温湿度调节设备，如空调、除湿机等，并定期进行检查和维护。保持库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到灰尘、虫害和霉菌的侵害。对库房的门窗、消防设施、防盗设备等进行定期检查，确保其正常运行，保障档案的安全。（二）档案存放按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在相应的货架或档案柜中。对于珍贵、易损的档案，要采取特殊的保管措施，如使用专门的档案箱、密封袋等进行保存。在档案存放过程中，要注意预留一定的空间，便于档案的搬运和查找。定期对档案的存放情况进行检查，防止档案出现倒伏、挤压等情况。（三）安全检查建立定期的档案安全检查制度，每周对档案库房进行一次例行检查，每月进行一次全面检查。检查内容包括档案的完整性、存放状况、库房环境等。如发现档案有损坏、丢失或其他异常情况，要及时记录并采取相应的处理措施。对检查中发现的安全隐患，要立即进行整改，确保档案的安全保管。（四）应急处理制定完善的档案应急处理预案，针对火灾、水灾、地震等自然灾害和突发事故，明确应急处理流程和责任分工。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处理能力。在发生突发事件时，要迅速启动应急预案，采取有效的抢救和保护措施，最大限度地减少档案损失。事后，要对事件进行总结分析，针对存在的问题及时完善应急预案。四、档案利用职责（一）建立利用制度制定科学合理的档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、手续和审批程序。根据档案的机密程度和重要性，划分不同的利用级别，对不同级别的档案采取相应的保护和利用措施。规范档案利用登记工作，详细记录利用者的姓名、单位、利用时间、利用档案的名称和数量等信息，以便进行统计和分析。（二）提供查询服务为利用者提供便捷、高效的档案查询服务。利用现代化的档案管理系统，建立全面的档案检索数据库，支持多种检索方式，如关键词检索、分类检索、时间检索等。当利用者提出查询需求时，档案管理人员要及时协助其进行查询，提供准确的档案信息。对于纸质档案，要迅速定位并取出档案，确保利用者能够及时查阅。（三）档案借阅服务严格按照档案利用制度办理档案借阅手续，对借阅者的身份和借阅权限进行审核。要求借阅者填写借阅申请表，经相关领导审批后方可借阅档案。在借阅过程中，要向借阅者明确档案的保管要求和归还时间，提醒其注意保护档案的安全和完整。定期对借阅的档案进行催还，对逾期未还的档案要及时与借阅者联系，督促其归还。（四）档案编研与开发结合组织的发展需求和业务特点，对档案信息进行深度挖掘和编研开发。通过汇编档案资料、撰写专题报告、举办档案展览等形式，为组织的决策提供参考依据，为员工的学习和培训提供素材。例如，编写组织的发展历程报告、重要项目的案例分析等，充分发挥档案的价值。同时，积极向社会宣传档案信息，扩大组织的影响力。五、档案安全管理职责（一）保密管理严格遵守国家保密法律法规和组织的保密制度，加强对档案保密工作的管理。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，要采取严格的保密措施，如设置访问权限、加密存储、专人保管等。对档案管理人员进行保密教育，提高其保密意识，要求其在工作中严格遵守保密规定，不泄露档案信息。在档案的传递和利用过程中，要确保档案的安全，防止档案信息的外泄。（二）数据安全管理对于电子档案，要加强数据安全管理。采用先进的信息技术手段，如防火墙、入侵检测、加密技术等，保护电子档案数据的安全。定期对电子档案数据进行备份，备份数据要存储在不同的物理位置，防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保障档案信息的连续性和可用性。（三）人员安全管理对进入档案库房的人员进行严格管理，采用门禁系统、身份验证等方式，限制无关人员进入。对档案管理人员进行安全培训，使其掌握必要的安全知识和技能，如火灾逃生、防盗报警等。在工作过程中，要求档案管理人员严格遵守操作规程，确保自身安全和档案安全。（四）监督与检查定期对档案安全管理工作进行监督和检查，建立安全管理考核机制。对档案安全管理制度的执行情况、安全设施的运行状况、档案的保管和利用情况等进行全面检查。对发现的安全问题和隐患，要及时下达整改通知书，限期进行整改。对安全管理工作表现突出的人员进行表彰和奖励，对违反安全规定的行为进行严肃处理。六、教育培训职责（一）自我学习提升档案管理人员要不断学习和掌握档案管理的新知识、新技能和新方法，关注行业发展动态和最新政策法规。积极参加各类档案管理培训课程、学术研讨会和交流活动，拓宽自己的知识面和视野。鼓励档案管理人员通过自学、参加专业考试等方式，提高自身的专业素养和业务能力。（二）部门培训指导定期组织本部门的培训活动，根据档案管理人员的岗位需求和实际工作情况，制定有针对性的培训计划。培训内容包括档案管理基础知识、操作技能、安全保密等方面。在培训过程中，要注重理论与实践相结合，采用案例分析、模拟操作等方式，提高培训效果。同时，为新入职的档案管理人员指定导师，进行一对一的指导和培训，帮助其尽快适应工作环境和工作要求。（三）组织全员培训为提高组织全体员工的档案意识和档案管理水平，定期组织全员档案管理培训活动。培训内容主要包括档案的重要性、档案收集和整理的基本方法、档案利用的流程和注意事项等。通过培训，使全体员工认识到档案管理工作与自身工作的密切关系，增强其参与档案管理的积极性和主动性。七、与其他部门协作职责（一）沟通协调与组织内各部门建立良好的沟通协调机制，定期召开档案工作协调会，及时了解各部门的工作动态和档案需求。在档案收集、整理和利用过程中，与各部门保持密切配合，共同解决遇到的问题。注重与其他部门的信息共享，及时向他们反馈档案管理工作的进展情况和相关信息，为各部门的工作提供有力支持。（二）项目合作在涉及项目建设、科研创新等重要工作时，主动与相关部门进行项目合作。在项目立项阶段，就参与到项目策划中，明确项目档案的收集范围和要求；在项目实施过程中，及时跟踪项目进展，指导项目人员做好档案收集和整理工作；在项目验收阶段，对项目档案进行全面审核，确保项目档案的完整性和规范性。通过项目合作，提高档案管理工作与组织业务的融合度，更好地服务于组织的发展。（三）共同推进工作与其他部门共同推进组织的各项工作，如参与组织的历史文化建设、宣传推广