公司内审流程与问题整改方案

公司内审流程与问题整改方案工具模板一、适用场景与背景二、内审与整改全流程操作指引（一）内审准备阶段明确审核目的与范围根据企业年度计划、管理层要求或特定需求（如应对外部检查、解决跨部门协作问题等），确定本次内审的核心目标（如验证流程合规性、检查制度执行情况、识别风险点等）。定义审核范围，包括涉及的部门、业务流程、制度文件、时间周期（如“2024年Q3销售合同管理流程”“研发部门项目文档归档规范性”等）。组建内审组指定内审组长（需具备内审经验及独立性，通常由质量/合规/审计部门负责人或资深员工担任），负责统筹内审工作。选定内审组成员，保证覆盖审核所需的业务知识（如财务流程需财务人员参与、IT系统需IT支持），成员需与审核对象无直接利益关联（避免审核部门/人员审核自身工作）。明确组员分工：如资料审查组（负责查阅制度、记录、文档等）、现场核查组（负责现场访谈、流程验证等）、问题记录组（负责整理问题描述、分类等）。编制内审计划内审组长牵头制定《内审计划》，内容需包括：审核目的、范围、依据（如公司制度、ISO标准、行业规范等）、时间安排（首次会议、现场审核、末次会议的具体时间）、审核组成员及分工、受审核部门对接人等。计划需提前至少3个工作日发送至受审核部门，确认无异议后执行；若需调整，需经双方协商一致。准备审核依据与工具收集审核所需的标准文件：如公司《管理制度汇编》《业务流程手册》《岗位职责说明书》等，以及外部法规（如《会计法》《数据安全法》等）。设计《内审检查表》：根据审核范围和依据，列出具体审核点（如“合同审批流程是否完整”“项目文档是否按规范归档”）、审核方法（如“查阅10份合同记录”“访谈3名项目负责人”）、判定标准（如“审批签字需齐全，缺一不可”）。（二）内审实施阶段首次会议内审组与受审核部门负责人及相关人员召开首次会议，参会人员包括内审组长、组员、受审核部门负责人、接口人等。会议内容：明确审核目的、范围、流程、时间安排及沟通方式；强调审核的客观性与保密性；解答受审核部门疑问，确认审核计划细节。现场审核与证据收集资料审查：根据《内审检查表》查阅相关文档，如制度文件、审批记录、会议纪要、系统操作日志、培训记录等，保证文件齐全、记录完整。现场访谈：选取关键岗位人员（如流程执行者、部门负责人）进行访谈，提问需聚焦审核点（如“请介绍合同审批的具体步骤”“遇到流程异常时如何处理”），并做好《访谈记录》，由访谈对象签字确认。现场观察：对实际业务操作进行现场验证（如生产车间操作是否符合SOP、仓库物料管理是否规范），记录观察结果（可附照片或视频，需提前获得受审核部门同意）。证据要求：收集的证据需客观、可追溯，如记录编号、文件名称、时间、地点、人员信息等需清晰明确，避免主观臆断。问题汇总与初步沟通现场审核结束后，内审组召开内部会议，汇总审核中发觉的问题，对照判定标准确定“不符合项”（未达到要求的问题）和“观察项”（有改进空间但不影响合规的问题）。对“不符合项”，明确问题描述（含具体发生环节、涉及人员/文件、与标准的差距）、问题等级（如严重：导致重大风险或违规；一般：偶发且影响较小；轻微：无实际影响但有改进必要）。与受审核部门就初步问题进行沟通，确认问题描述的准确性，避免争议（如“贵部门2024年7月有3份合同未按流程经法务部审核，与《合同管理办法》第5.2条不符，是否确认？”）。（三）内审报告阶段编写内审报告内审组长牵头编制《内审报告》，内容需包括：审核概况（目的、范围、时间、依据、参与人员）；审核过程简述（首次会议、现场审核、沟通反馈等）；审核结论（总体评价，如“本次审核发觉X项不符合项，Y项观察项，整体流程合规性良好，需重点关注环节”）；问题清单（按部门/流程分类，列明不符合项的编号、问题描述、判定依据、等级、责任部门）；改进建议（针对观察项或系统性问题，提出具体改进方向，如“建议优化合同审批线上流程，减少人工传递环节”）。审核与分发报告《内审报告》需经内审组全体成员审核，保证问题描述准确、数据无误、建议合理。报告提交至管理层（如总经理、分管副总）及受审核部门，电子版发送至指定邮箱（如internal_auditcompany），纸质版由内审组长签字后归档。（四）问题整改阶段制定整改方案受审核部门收到《内审报告》后5个工作日内，针对“不符合项”制定《问题整改方案》，内容需包括：问题编号（与内审报告一致）；整改目标（如“保证所有合同审批流程合规，100%经法务部审核”）；整改措施（具体行动，如“修订《合同审批操作指引》，增加线上审批节点”“组织合同管理员专项培训”）；责任人（部门负责人为第一责任人，明确具体执行人，如“-法务专员”）；计划完成时间（明确到日期，需合理，一般不超过30天；复杂问题可申请延期，需说明理由并经管理层批准）。实施整改与跟踪责任部门按《问题整改方案》落实整改措施，内审组通过定期会议（如每周1次）、进度跟踪表、现场抽查等方式监督整改进度。整改过程中若遇问题（如资源不足、流程冲突），及时与内审组、管理层沟通，协调解决。提交整改完成报告责任部门在计划完成时间后3个工作日内，向内审组提交《整改完成报告》，附整改证明材料（如修订后的制度文件、培训签到表、整改后的合同审批记录等）。（五）整改验证阶段验证整改效果内审组收到《整改完成报告》后，5个工作日内组织验证，方式包括：资料复查：查阅整改后的记录、文件等，确认问题是否解决（如“抽查10份8月合同，均显示已完成法务审核”）；现场核查：对整改措施的实际效果进行现场验证（如“观察合同审批线上流程运行，确认节点完整、审批高效”）；再次访谈：与相关人员沟通，确认整改措施的落实情况及反馈（如“合同管理员表示已掌握新审批流程，操作无障碍”）。关闭问题与归档验证通过：内审组在《问题整改跟踪表》中标注“验证通过”，问题关闭；验证不通过：向责任部门下发《整改通知书》，明确未达标项及再次整改要求，重新启动整改流程（一般不超过15天）。所有内审资料（内审计划、检查表、访谈记录、报告、整改方案、验证报告等）由内审组整理归档，保存期限不少于3年。三、核心工具表格模板表1：内审计划表计划编号审核目的审核范围（部门/流程）审核组长审核组成员审核时间审核依据（文件名称/条款）主要审核内容受审核部门对接人备注IA-2024-08验证Q3销售合同管理流程合规性销售部、财务部、法务部；合同审批、归档流程、赵六2024-09-10至09-12《合同管理办法》第3-6章；《销售流程手册》第4.2节1.合同审批流程完整性；2.归档及时性；3.法务审核覆盖率（销售部经理）需提前准备2024年Q3合同台账表2：内审检查表（示例：合同审批流程）审核点审核方法判定标准审核记录符合性（√/×）备注合同是否经法务部审核抽查10份合同审批记录所有合同均需法务部签字确认合同A-007缺少法务审核签字×销售部未提交法务审核审批流程是否按制度执行查阅合同审批表需经业务员→部门经理→财务→法务→总经理签字合同B-012缺少财务经理签字×部门经理代签财务环节合同是否在签订后3个工作日内归档查阅合同归档记录及系统时间戳归档时间≤签订后3天合同C-005签订日8月1日，归档日8月5日×超期归档表3：问题整改跟踪表问题编号问题描述（对应内审报告）判定依据问题等级责任部门/责任人整改措施计划完成时间实际完成时间验证结果（通过/不通过）验证人备注IA-2024-08-013份合同未按流程经法务部审核《合同管理办法》第5.2条一般销售部/1.组织合同管理员培训（8月20日）；2.修订《合同审批操作指引》，增加“未提交法务审核不得提交下一节点”的系统校验（8月25日）2024-08-302024-08-28通过（抽查5份合同，均完成法务审核）系统校验功能已上线IA-2024-08-021份合同缺少财务经理签字《合同管理办法》第4.3条轻微销售部/对审批人进行制度重申，明确各环节审批责任（8月15日完成）2024-08-182024-08-16通过审批人签字确认表4：整改验证报告问题编号验证方式验证过程描述验证结果（达标/未达标）未达标原因说明（如适用）验证人验证日期IA-2024-08-01资料复查+系统核查1.抽取8月21日至8月28日签订的15份合同，审批记录均显示法务部审核通过；2.系统后台校验日志显示，8月25日后提交的合同均触发法务审核节点达标—2024-09-02IA-2024-08-02访谈+记录抽查1.与销售部合同管理员访谈，确认已明确各环节审批责任；2.抽查5份合同审批记录，财务经理签字齐全达标—2024-09-01四、使用关键注意事项保证内审独立性：内审组成员不得参与自身负责业务的审核，审核结果需客观公正，避免受部门利益影响；若发觉内审组与受审核部门存在利益关联，需及时调整成员。问题描述需具体可追溯：内审报告中“不符合项”需明确“时间、地点、人物、事件、与标准的差距”，避免模糊表述（如“合同审批不规范”应改为“2024年7月合同A-007未经法务部审核”）。整改措施需可操作、可验证：责任部门制定的整