企业合同管理标准化作业流程

企业合同管理标准化作业流程一、适用范围与管理目标本流程适用于企业各类经济合同的标准化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等类型，涉及业务部门、法务部门、财务部门及档案管理部门的协同作业。通过规范合同全生命周期管理，实现合同签订的合规性、履行的可控性、归档的完整性，降低法律风险与经营成本，保障企业合法权益。二、合同管理标准化操作流程1.合同立项与发起操作描述：业务部门根据业务需求（如采购物料、销售产品、委托服务等），确认合同必要性与可行性后，发起合同立项。责任主体：业务部门负责人、业务员*输出成果：《合同立项申请表》（含项目背景、合作方基本信息、合同主要内容、预算金额、预计履行期限等）关键动作：业务员*初步收集合作方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），填写立项申请表；业务部门负责人审核立项必要性，重点关注与业务战略的匹配度及预算合理性；立项审批通过后，进入合同起草环节。2.合同起草与初步审核操作描述：业务部门根据立项内容，结合合作方提供的初步协议或企业标准合同模板，起草合同文本。责任主体：业务员、法务专员输出成果：合同草案（含合同编号、当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心条款）关键动作：业务员*依据企业《合同示范文本库》选择对应模板，填写具体条款，保证内容与立项申请一致；法务专员*对合同草案进行初步审核，重点检查条款完整性、法律术语规范性及潜在风险点（如付款条件模糊、违约责任不对等）；业务员*根据法务意见修改文本，形成待评审合同。3.合同评审与审批操作描述：组织多部门联合评审，对合同商务条款、法律条款、财务条款进行全面审核，按权限完成最终审批。责任主体：业务部门、法务部门、财务部门、分管领导输出成果：《合同评审表》（含各评审部门意见、审批签字）评审维度与责任分工：业务部门：审核标的、数量、质量、履行进度等商务条款是否符合业务需求，合作方履约能力是否匹配；法务部门：审核合同合法性、合规性，重点排查主体资格、权利义务、知识产权、争议解决等法律风险；财务部门：审核价款/报酬、付款方式、发票开具、税务处理等财务条款，评估资金支付风险；分管领导：基于部门评审意见，结合企业战略与成本效益，审批合同是否签订。审批权限：根据合同金额及类型，划分部门负责人、分管副总、总经理审批权限（例如：10万元以下由部门负责人审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）。4.合同签订与用印操作描述：审批通过后，由法务部门或业务部门安排正式签订，并加盖企业合同专用章或公章。责任主体：法务专员、行政专员、业务员*输出成果：正式合同文本（一式X份，合作方执X份，企业执X份，其中财务、档案部门存档各1份）关键动作：法务专员*核对合同文本与审批版本一致性，确认签约主体信息无误；业务员*与合作方沟通签订方式（线下当面签订或电子签约），保证双方签字/盖章清晰完整；行政专员*根据《合同用印审批单》（附已审批的《合同评审表》及合同文本）加盖公章或合同专用章，用印登记册记录合同编号、用印日期、份数等信息。5.合同履行与跟踪操作描述：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪与异常处理，财务部门配合款项支付，法务部门监督履约合规性。责任主体：业务员、财务专员、法务专员*输出成果：《合同履行跟踪表》（含履行进度、付款记录、履约异常及处理结果）关键动作：业务员*按合同约定跟踪履行进度（如交付节点、验收标准），定期填写《合同履行跟踪表》；履行出现异常（如延迟交付、质量不达标）时，业务员*及时与合作方沟通，书面函告整改，必要时启动违约责任条款；财务专员*根据合同约定的付款节点，审核业务部门提交的履约证明（如验收单、发票），办理付款手续；法务专员*对重大合同的履行过程进行法律监督，协助处理履约纠纷。6.合同变更、解除与终止操作描述：因业务需求变化或不可抗力需变更/解除合同时启动相应审批流程，签订补充协议或解除协议。责任主体：业务部门、法务部门、财务部门输出成果：《合同变更/解除申请表》、《补充协议》或《解除协议》关键动作：业务员*提出变更/解除申请，说明原因、对双方权利义务的影响及解决方案；参照原合同评审流程完成变更/解除审批，法务部门重点审核变更/解除条款的合法性及责任划分；双方签订补充协议或解除协议，明确变更后的权利义务或终止后的清算事宜（如款项结算、资料返还）；财务部门根据变更/解除协议调整相关账务，档案部门更新合同档案。7.合同归档与查询操作描述：合同履行完毕或终止后，由档案管理部门统一归档，保证合同文本及相关资料完整、可追溯。责任主体：档案管理员、业务员输出成果：合同档案（含合同文本、评审表、履行记录、变更/解除协议、发票等）关键动作：业务员*在合同终止后15个工作日内，收集合同全生命周期资料（正本+副本），整理成册并移交档案部门；档案管理员*核对档案完整性，按“合同编号+年份”分类编号，录入电子档案系统，标注保管期限（一般合同保管10年，重大合同保管20年以上）；建立合同查询台账，支持按合同编号、合作方名称、签订日期等条件快速检索，保证信息安全与合规使用。三、合同管理关键工具模板模板1：合同立项申请表序号项目名称合作方名称统一社会信用代码合同类型预算金额（元）预计履行期限业务部门负责人申请日期1办公设备采购科技有限公司91110108采购合同50,0002024.07.01-2024.12.31*2024.06.15备注需采购电脑20台，要求7月31日前交付模板2：合同评审表合同编号QX-2024-0067评审部门业务部评审维度评审意见评审人日期商务条款标的、数量、价格符合采购需求，交付节点合理*2024.06.18法律条款知识产权归属明确，争议解决方式约定合法*2024.06.19财务条款付款方式为“验收后30日内付清”，无预付款赵六*2024.06.20综合意见同意签订，按评审意见修改后提交用印分管副总2024.06.21模板3：合同履行跟踪表合同编号QX-2024-0067履行阶段预计节点实际节点履约情况异常处理负责人交付2024.07.312024.07.30按期交付，验收合格无*付款2024.08.302024.08.30已付全款，发票已到无*模板4：合同归档清单合同编号标题归档日期归档部门保管期限档案编号移交人接收人QX-2024-0067办公设备采购合同2025.01.05业务部10年DA2024-0067**附件清单1.合同正本2份2.评审表1份3.验收单1份4.发票1份四、风险控制与管理要点1.合同主体审查风险风险点：合作方无履约能力（如营业执照过期、经营异常）、超越权限签订合同（如法定代表人未授权）。控制措施：签订前通过“国家企业信用信息公示系统”核查合作方信用状况，要求提供加盖公章的营业执照复印件、法定代表人证件号码明；涉及重大金额或合作方为新客户时，可委托第三方机构做背景调查。2.合同条款完整性风险风险点：遗漏必备条款（如质量标准、违约责任），导致权利义务不明或争议无据。控制措施：严格使用企业《合同示范文本库》，非标文本需经法务部门审核；核心条款必须明确“标的、数量、质量、价款、履行期限、争议解决方式”六要素，避免使用“约”“左右”等模糊表述。3.合同履行监控风险风险点：履行过程未及时跟踪，导致逾期交付、质量不达标等损失扩大。控制措施：业务部门按月填写《合同履行跟踪表》，重大合同实行“周报制”；发觉履约异常后，24小时内启动内部预警机制，法务部门同步介入评估法律后果。4.合同档案管理风险风险点：合同文本丢失、归档不全，影响后续纠纷举证或审计检查。控制措施：档案管理员建立“双人核对”机制，移交