行政文件归档与档案管理规范手册

行政文件归档与档案管理规范手册一、总则（一）目的与依据为规范公司行政文件的形成、收集、整理、归档及档案管理工作，保证档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据《_________档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法规，结合公司实际情况，制定本手册。（二）手册适用对象与范围本手册适用于公司各部门、各分支机构的行政文件归档及档案管理工作，涵盖公文、会议纪要、合同协议、制度文件、人事档案、财务凭证、声像材料等各类应归档行政文件。（三）职责分工行政部：统筹公司档案管理工作，制定档案管理制度，指导各部门开展文件归档，负责档案的接收、保管、鉴定、销毁及利用工作。各部门负责人：为本部门文件归档第一责任人，监督本部门文件形成、收集、整理的及时性与规范性，保证应归档文件完整移交。档案管理员：由行政部*芳兼任，负责档案库房日常管理，执行档案接收、分类、编号、上架流程，维护档案台账，保障档案实体与信息安全。全体员工：按规范形成、处理文件，及时向本部门指定负责人提交应归档材料，配合完成文件归档工作。二、文件归档全流程操作指引（一）文件形成与收集文件形成规范公文、制度类文件需使用公司统一模板，内容完整（含标题、主送机关、发文机关、成文日期），格式规范（字体、字号、行距符合《公司公文处理办法》要求）。会议纪要需记录会议时间、地点、参会人员、议题、决议及行动项，由主持人*审核签字后生效。合同协议类文件需包含合同双方主体信息、标的、权利义务、违约责任等核心条款，经法务部审核、总经理批准签署。文件收集要求各部门指定专人（如综合岗*）负责本部门文件收集，文件形成后3个工作日内完成初步收集，保证无遗漏。收集范围包括：正本文件（含红头、公章、签字）、附件、电子版文件（与纸质版内容一致）、审批流程单等。跨部门协作形成的文件，由主办部门负责收集协办部门副本，避免重复归档。（二）文件整理与鉴定文件检查检查文件是否齐全（无缺页、漏项）、字迹清晰（无涂改、模糊）、签批手续完备（含相关责任人签字、盖章）。对不符合要求的文件，退回原形成部门补充完善，待合格后重新提交。文件排序与装订按文件形成时间顺序或逻辑关系排序（如：请示-批复-通知-纪要）。使用不锈钢订书钉或棉线左侧装订，单份文件厚度不超过2cm，避免使用金属夹（防锈蚀）。超过A4纸规格的文件（如图表、海报）按折叠为A4大小装订，折叠处避开文字及图表核心内容。价值鉴定依据《公司档案保管期限表》，区分文件价值：永久保存：公司章程、年度工作报告、重大合同、董事会决议、获奖证书等；长期保存（10-30年）：财务凭证、人事档案、会议纪要、制度文件等；短期保存（3-10年）：日常通知、工作计划、临时性活动材料等。对无保存价值的文件（如草稿、重复件），经部门负责人审核、行政部批准后销毁，并做好销毁记录。（三）文件分类与编号分类方法采用“年度-机构-问题”三级分类法：一级类目（年度）：以文件形成年度为标识，如“2024年”；二级类目（机构）：以公司职能部门为标识，如“行政部”“财务部”“人力资源部”；三级类目（问题）：以文件内容职能为标识，如“行政管理类”下设“制度建设”“会议管理”“印章管理”等子类。编号规则档案编号统一为“年度-机构代码-问题代码-流水号”，具体格式：年度：4位数字，如“2024”；机构代码：部门名称首字母缩写（2-3位），如“XZ”（行政部）、“CW”（财务部）、“RL”（人力资源部）；问题代码：三级类目序号（2位），如“01”（制度建设）、“02”（会议管理）；流水号：同一类目下文件顺序号（3位，从001起编）。示例：2024年行政部会议管理类第1份文件编号为“2024-XZ-02-001”。标签编制每份档案首页右上角粘贴档案标签，标注编号、题名、年度、保管期限、页数，使用打印机打印（手写无效），标签尺寸为5cm×3cm（白底黑字）。（四）档案移交与接收移交准备移交部门填写《文件归档移交清单》（见附件1），一式两份，列明文件编号、题名、页数、密级、保管期限等信息，经部门负责人签字确认。纸质档案按编号顺序装入无酸档案盒（尺寸统一为31cm×22cm×3cm），盒脊标注档案编号、题名、年度；电子档案刻录为CD-R光盘（或存储至公司档案管理系统），标注编号及题名。移交流程移交部门与档案管理员共同核对《文件归档移交清单》，检查档案实体与清单信息一致性（无遗漏、无错号）；核对无误后，双方在清单上签字，各执一份（移交部门留存备查，行政部存档）；档案管理员在收到档案后2个工作日内完成上架，并在《档案总台账》中登记。移交时间要求年度文件次年1月31日前完成归档移交；专项工作文件（如重大项目、重要活动）结束后15个工作日内完成归档移交。（五）档案上架与登记上架排列档案按编号顺序从上至下、从左至右排列，同一类目档案集中存放，不同年度档案分区域存放；档案盒之间保持2cm间距，避免挤压，每层架层放置“指引卡”（标注类目名称及编号范围）。台账登记档案管理员及时更新《档案总台账》（见附件2），包含档案编号、题名、年度、部门、保管期限、存放位置（架层号）、页数、移交日期等信息；电子档案同步录入档案管理系统，录入信息与纸质档案一致，支持关键词检索（如题名、文号、形成部门）。三、档案分类与编号规则详解（一）一级类目（年度）以自然年度为单位，如2023年、2024年，跨年度文件（如年度总结与次年计划）归入文件形成年度。（二）二级类目（机构代码）部门名称机构代码行政部XZ人力资源部RL财务部CW市场部SC技术部JS生产部SC（三）三级类目（问题代码）以行政部为例，问题代码及对应子类问题代码子类名称包含文件类型01制度建设管理制度、流程规范、操作指引等02会议管理会议通知、议程、纪要、决议等03印章管理印章使用申请、登记表、用印记录等04固定资产管理资产采购合同、台账、盘点表等05后勤服务办公用品采购记录、维修单等四、档案保管与维护规范（一）保管场所要求档案库房独立设置，远离易燃、易爆、强磁场等危险源，配备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光设施；库房内温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，每日记录温湿度（使用温湿度计）；配备专用档案柜（铁质，防火），柜具排列整齐，通道宽度不少于1米；禁止在库房内吸烟、饮食、存放杂物，非档案管理人员未经许可不得进入。（二）档案保护措施定期检查档案状况：每季度对档案实体进行一次检查，查看有无虫蛀、霉变、破损，发觉问题及时处理（如除湿、修复）；档案修复：对破损、字迹褪色的文件，由专业人员进行修复（如托裱、字迹恢复），修复过程记录在《档案修复台账》中；数字化备份：每年对重要档案（永久、长期保存）进行数字化扫描，存储至公司服务器及异地备份设备，防止因意外事件导致档案丢失；档案盒更新：对破损、变形的档案盒及时更换，使用符合国家标准（DA/T6-2000）的无酸档案盒。（三）档案保管期限保管期限适用文件类型永久公司章程、股东会/董事会决议、年度工作总结/计划、重大投资项目合同、获奖证书等长期（30年）财务决算报告、重要人事档案、会议纪要、核心制度文件等长期（10年）财务凭证、日常通知、工作计划、合同协议（一般性）等短期（10年）临时性活动材料、内部通讯、办公用品申请单等短期（3年）日常考勤记录、一般性函件等五、档案利用与保密管理（一）档案查阅流程查阅申请：员工因工作需要查阅档案，填写《档案查阅申请表》（见附件3），注明查阅人姓名、部门、查阅档案编号及题名、用途、查阅方式（阅览/复印）；审批权限：普通档案（短期、长期）：经本部门负责人审批；涉密档案（永久、机密）：经部门负责人及分管副总经理审批；查阅实施：查阅人需携带有效工牌，在档案管理员监督下进行阅览；复印档案需经批准，由档案管理员操作，复印件加盖“档案复印章”并注明复印日期；查阅时间不超过2个工作日，确需延长的，重新申请审批。（二）保密管理要求涉密档案（如财务数据、商业合同、人事任免）单独存放，库房配备电子门锁及监控系统，访问权限严格限制；查阅涉密档案时，档案管理员全程在场，禁止拍照、录像、摘抄（经批准的除外）；员工不得擅自复制、摘抄、外传档案信息，违者按《公司保密制度》处理；档案管理员离职或调岗时，需办理档案交接手续，签订《保密承诺书》。（三）档案利用记录档案管理员详细记录档案利用情况，填写《档案利用台账》（见附件4），包含查阅日期、查阅人、档案编号、利用目的、审批人、归还日期等信息，每季度汇总分析档案利用频率，优化档案管理策略。六、监督检查机制（一）定期检查行政部每半年组织一次档案管理检查，内容包括：各部门文件归档及时性（是否在规定时间内移交）；档案整理规范性（分类、编号、装订是否符合标准）；档案保管安全性（库房环境、温湿度、消防设施）；档案利用合规性（查阅流程、保密执行情况）。（二）问题处理对检查中发觉的问题（如归档延迟、整理不规范），下达《档案整改通知书》，明确整改内容及期限（一般不超过15个工作日）；整改完成后，行政部组织复查，合格后关闭整改项；对多次整改不到位或因管理失职导致档案损毁、丢失的部门及个人，按公司规定追究责任。七、附则本手册由行政部负责解释和修订，修订需经总经理办公会审议通过；本手册自发布之日起施行，原有相关规定与本手册不一致的，以本手册为准；国家或行业相关法规政策调整时，行政部应及时更新本手册内容。附件：常用表单模板附件1：文件归档移交清单序号档案编号题名年度页数密级保管期限移交人接收人日期备注12024-XZ-02-0012024年度第一次办公会议纪要20245普通长期*明*芳2024.01.1522024-RL-01-001员工考勤管理制度（修订版）20248机密永久*红*芳2024.01.18附件2：档案总台账（节选）档案编号题名年度部门保管期限存放位置（架层号）页数移交日期归档人2024-XZ-02-0012024年度第一次办公会议纪要2024行政部长期A区-3层-01架52024.01.15*明2024-CW-03-0022024年度第四季度财务凭证2024财务部长期B区-2层-05架1202024.01.20*丽附件3：档案查阅申请表查阅人姓名部门工号查阅日期*强市场部M20240012024.03.10查阅档案编号题名利用目的查阅方式2023-SC-04-0012023年度市场推广活动总结编制2024年计划阅览审批意见部门负责人签字：*华日期：2024.03