采购流程审批单模板

通用采购流程审批单模板适用范围与常见应用场景采购审批全流程操作指引第一步：采购申请发起申请人根据部门实际需求（如办公耗材短缺、设备老化需更换等），填写《采购流程审批单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总金额、用途说明（需具体说明“用于项目日常运营”“替换报废设备”等，避免模糊描述）、期望交付时间等信息。申请人需附上相关佐证材料（如三家供应商报价单、市场调研价格截图、技术参数说明等），对于金额较大或专业性强的采购（如大型设备、技术服务），需提前与技术部门或需求部门确认规格参数的准确性。第二步：部门负责人初审申请人将填写完整的审批单及佐证材料提交至本部门负责人（如部门经理、主管）。部门负责人重点审核采购需求的必要性（是否为部门必需，是否存在替代方案）、预算金额是否在部门年度预算范围内、规格参数是否符合实际工作需求。审核通过后，在审批单“部门负责人意见”栏签字确认；若需修改，需明确标注修改意见并退回申请人调整。第三步：采购部门复审部门负责人初审通过后，审批单流转至采购部门（或综合管理部门，根据企业实际架构调整）。采购部门重点审核：供应商选择是否符合企业采购管理制度（如是否通过招标、询价、比价等方式确定，是否在合格供应商名录内）、采购流程是否合规（如是否规避了大额采购必须招标的规定）、预算金额是否与市场行情匹配（可参考历史采购数据或第三方平台价格）。对于需要公开招标的采购项目，采购部门需同步启动招标流程，并将招标结果作为附件附于审批单后。审核通过后，在“采购部门意见”栏签字；若发觉不合规问题，需退回申请人或部门负责人补充材料。第四步：财务部门审核采购部门复审通过后，审批单流转至财务部门。财务部门重点审核：采购预算是否在年度预算总额内，是否有超预算情况（超预算需提交额外说明及上级审批）、资金来源是否明确（如自有资金、专项拨款等）、付款方式是否符合财务制度（如是否需预付款、分期付款，是否需提供履约保证金等）。审核通过后，在“财务部门意见”栏签字确认；若预算不足或付款方式不合规，需标注意见并退回调整。第五步：分管领导/管理层审批根据采购金额及企业权限划分，审批单需提交至分管领导（如副总、总监）或最高管理层（如总经理、董事会）。金额较小（如5000元以下）：由分管领导审批；金额中等（如5000元-5万元）：由分管领导审批后，报总经理确认；金额较大（如5万元以上）：需提交总经理办公会或董事会集体审议。审批人重点审核采购事项的战略匹配性（是否符合企业年度发展目标）、风险可控性（如供应商履约能力、质量保障措施）及整体效益。审批通过后，在“分管领导/管理层意见”栏签字；若需进一步论证，可要求采购部门补充可行性报告。第六步：采购执行与结果反馈审批通过后，采购部门根据审批单内容与选定的供应商签订采购合同（明确标的、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等条款），并下达采购订单。供应商交付物品/服务后，由需求部门组织验收（如核对数量、检查质量、确认功能是否达标），验收合格后在《采购验收单》上签字确认，并将验收单反馈至采购部门及财务部门。财务部门根据审批单、采购合同、验收单及发票（若需）办理付款手续，完成采购闭环。第七步：单据归档所有审批单、合同、报价单、验收单等资料由采购部门统一整理、编号、归档，保存期限不少于3年（可根据企业档案管理规定延长），以备后续查阅或审计。采购流程审批单模板（表格形式）基本信息内容申请部门申请人*联系方式（填写办公电话或内部通讯账号，禁止填写个人手机号）申请日期年月日采购类型□物品采购□服务采购□工程采购□其他（请注明：_________）采购物品/服务信息名称规格型号/服务内容数量单位预估单价（元）预算总金额（元）用途说明（需详细说明，如：“用于2024年第三季度行政部打印纸日常消耗”）期望交付时间年月日供应商信息（可选）名称：_________；联系人：_________；联系方式：（填写办公电话）佐证材料清单□三家报价单□市场调研报告□技术参数说明□其他（请注明：_________）审批意见部门负责人意见签字：_________日期：_________采购部门意见签字：_________日期：_________财务部门意见签字：_________日期：_________分管领导/管理层意见签字：_________日期：_________执行结果实际采购金额（元）验收情况□合格□不合格（不合格说明：_________）验收人签字*归档编号使用过程中需重点关注的事项信息填写规范性：所有字段需如实、完整填写，尤其是“用途说明”“规格型号”等关键信息，避免因描述模糊导致采购偏差；金额需同时填写大写和小写（如：人民币伍仟元整，¥5,000.00），保证无涂改。审批时效管理：各审批环节需在收到审批单后2个工作日内完成（紧急采购可缩短至1个工作日，需注明“紧急采购”原因并同步告知相关部门），避免因审批延误影响工作进度。预算控制原则：严格执行年度预算，超预算采购需提前提交《预算调整申请》，说明超预算原因及资金来源，经审批后方可发起采购；严禁拆分采购金额规避审批流程。供应商合规性：优先选择企业合格供应商名录内的供应商，名录外供应商需进行资质审核（如营业执照、相关行业资质证书）；大额采购（如10万元以上）必须通过公开招标或竞争性谈判方式确定供应商，保证过程公平透明。风险防控：对于涉及安全、环保、质量等关键指标的采购（如特种设备、危险化学品），需附由专业部门出具的合规性证明；