行政采购预算制定及审批流程模板

行政采购预算制定及审批流程模板一、适用范围与典型应用场景年度/季度办公耗材（纸张、文具等）批量采购预算编制；办公固定资产（电脑、打印机、家具等）新增或替换预算制定；行政服务项目（如安保、绿化、会务服务）外包预算审批；应急行政采购（如突发维修物资）的临时预算申请。二、行政采购预算制定及审批全流程操作指南（一）需求提报与初步审核操作说明：需求部门（如行政部、各业务部门）根据实际工作需要，填写《行政采购需求申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、用途及紧急程度，并附相关依据（如设备损坏报告、库存盘点表等）。需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至行政部汇总。责任主体：需求部门负责人、行政部专员输出成果：《行政采购需求申请表》（部门审核版）（二）预算编制与汇总操作说明：行政部专员收集各部门需求申请表，结合历史采购数据（如近半年同类物品采购价格、使用频率）、市场价格调研结果（至少对比2家供应商报价）及年度行政预算总额控制要求，编制《年度/季度行政采购预算汇总表》（详见模板二）。预算汇总需按“办公耗材”“固定资产”“服务外包”等科目分类，注明各科目预算金额、明细项及测算依据，保证预算数据与实际需求匹配。责任主体：行政部经理、财务部专员输出成果：《年度/季度行政采购预算汇总表》（初稿）（三）财务部门复核操作说明：财务部专员对行政部提交的预算汇总表进行合规性、合理性复核，重点检查：预算测算是否符合公司财务制度及成本控制要求；大额采购（如单笔超5000元）是否提供比价记录或市场调研报告；预算科目划分是否准确（如“固定资产”需区分“生产用”与“行政用”）。复核通过后，财务部经理在预算表上签署意见；若需调整，应书面注明修改建议并退回行政部修订。责任主体：财务部专员、财务部经理输出成果：《行政采购预算汇总表》（财务复核版）（四）管理层审批操作说明：行政部将财务复核后的预算汇总表提交至公司管理层（如总经理、行政副总）进行最终审批。审批权限根据采购金额划分：金额≤5000元：由行政副总审批；5000元＜金额≤20000元：由总经理审批；金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审议。审批通过后，预算正式生效；审批不通过的，由行政部根据意见重新编制并再次报批。责任主体：行政副总、总经理、总经理办公会输出成果：《行政采购预算汇总表》（审批通过版）（五）预算下达与执行监控操作说明：行政部将审批通过的预算结果正式下达至各需求部门，同步抄送财务部备案，作为后续采购执行的依据。需求部门在预算额度内发起采购流程，填写《采购执行申请表》，注明预算编号、采购金额、供应商信息等，经行政部审核后实施采购。财务部每月对行政采购预算执行情况进行统计，编制《预算执行差异分析表》，对超预算或预算执行率偏低的科目进行预警，反馈至行政部。责任主体：行政部、需求部门、财务部输出成果：预算下达通知、《采购执行申请表》、《预算执行差异分析表》（六）预算调整与归档操作说明：因市场价格上涨、需求变更等客观原因需调整预算的，由需求部门提交《预算调整申请表》（详见模板三），说明调整原因、调整金额及依据，按原审批流程报批。预算调整每季度不超过1次，年度总调整金额不超过原预算的10%（特殊情况除外）。所有预算相关文档（需求申请表、预算汇总表、审批文件、执行记录等）由行政部整理归档，保存期限不少于3年。责任主体：需求部门、行政部、财务部输出成果：《预算调整申请表》（审批通过版）、预算档案三、核心流程配套表格模板模板一：行政采购需求申请表申请编号需求部门申请人联系方式申请日期物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）用途描述（需详细说明使用场景及必要性）附件清单（如损坏报告、库存表等）需求紧急程度（□常规□紧急□特急）部门负责人意见：签字：日期：行政部初审意见：签字：日期：财务部复核意见：签字：日期：模板二：年度/季度行政采购预算汇总表预算科目明细项单位数量预估单价（元）预算金额（元）测算依据（如历史数据、市场价格等）办公耗材A4纸箱10025.002500.00近半年月均采购20箱，单价稳定办公耗材签字笔支2001.50300.00库存盘点不足，按季度需求预估固定资产办公电脑台54500.0022500.00新员工入职需求，市场均价4200-5000元/台服务外包保洁服务年136000.0036000.00上年合同价，年涨幅3%合计64300.00行政部经理：签字：日期：财务部经理：签字：日期：总经理：签字：日期：模板三：预算调整申请表调整编号原申请编号需求部门申请人申请日期调整原因（□价格上涨□需求增加□科目调整□其他）原预算金额（元）调整后预算金额（元）调整金额（元）调整依据（如供应商报价单、补充说明等）部门负责人意见：签字：日期：行政部初审意见：签字：日期：财务部复核意见：签字：日期：管理层审批意见：签字：日期：四、使用过程中的关键要点提示预算编制需“以需定支、量入为出”：严格按照实际需求测算，避免盲目预估或超额预算，保证预算与行政工作目标匹配。审批流程需“权责清晰、逐级把关”：严禁越级审批，大额采购必须提供充分的比价或市场调研依据，保证预算合理性。执行监控需“动态跟踪、及时预警”：财务部每月对预算执行情况进行分析，对超支风险提前预警，行政部需严格控制采购行为不超预算额度。