标准化销售合同审核流程模板合规性保障版

标准化销售合同审核流程模板合规性保障版一、适用业务场景与范围二、标准化审核操作流程（一）前期准备阶段合同发起与材料提交销售部门根据业务需求起草合同草案，同步收集以下材料作为审核支撑：客方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖客户公章）；业务背景说明（包括合作目的、标的物详情、特殊需求等）；相关附件（如技术参数、验收标准、价格构成明细等）；历史合作记录（如有，需说明履约情况）。材料提交至合同管理专员，由专员核对完整性并登记《合同审核台账》（台账编号规则：年份+月份+合同序号，如202405-001）。审核组组建根据合同类型及复杂程度，由合同管理专员牵头组建审核小组，成员至少包括：业务部门负责人（审核业务可行性）；法务专员（审核法律合规性）；财务专员（审核财务条款风险）；如涉及特殊业务（如进出口、知识产权），需增加对应部门负责人参与。（二）初审阶段（部门级审核）业务部门审核审核重点：合同标的物/服务内容与客户需求是否一致，数量、规格、技术参数等描述是否准确；交付期限、验收标准、质量要求是否符合业务可行性；价格构成（单价、总价、折扣、促销政策等）是否与公司定价策略一致，是否存在超权限定价；违约责任中关于业务方违约条款是否合理，是否设置过重责任。审核结果：通过/需修改/不通过，需在《合同审核要点清单》（见表2）中详细记录意见，由业务负责人*业务经理签字确认。财务部门审核审核重点：付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、付款期限、账户信息是否清晰准确；税费承担方式是否符合税法规定，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具时间是否明确；信用政策（如账期、授信额度）是否符合客户评级标准，是否存在坏账风险；保证金、违约金、赔偿金等财务条款是否合理，是否超出公司财务制度允许范围。审核结果：通过/需修改，由财务负责人*财务经理签字确认，并附财务风险评估说明（如需）。法务初审审核重点：合同主体资格：对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务，授权委托书是否有明确授权范围及期限；法律条款：合同条款是否违反法律法规强制性规定（如《民法典》《反不正当竞争法》等），违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼）、管辖法院、法律适用等是否明确；权利义务：双方权利义务是否对等，是否存在单方面加重己方责任的“霸王条款”；特殊条款：如保密条款、知识产权归属、不可抗力条款等是否完整、可执行。审核结果：通过/需修改/不通过，法务专员*法务助理需标注具体条款修改意见，必要时附法律意见书。（三）复审阶段（跨部门会审）意见汇总与协调合同管理专员收集各部门初审意见，整理形成《合同审核问题汇总表》，提交至审核小组组长（通常为法务负责人或销售总监）。组织召开跨部门协调会，针对存在分歧的条款（如价格调整幅度、违约责任比例等）进行讨论，达成一致意见。重点条款复核对以下高风险条款进行专项复核：金额超过50万元或涉及跨境业务的合同，需重点审核汇率风险、关税承担条款；定制化服务合同，需复核验收标准是否可量化、可执行，避免后续争议；涉及长期合作的合同（履行期限超过1年），需审核合同续签、终止条款的合理性。复核结果形成《重点条款复核记录》，由复核人签字确认。风险评级根据合同金额、条款复杂度、客户履约能力等因素，将合同风险分为三级：低风险：金额≤20万元，条款简单，客户为合作≥1年的优质客户；中风险：20万元＜金额≤100万元，条款较复杂，客户为新合作方；高风险：金额＞100万元，条款复杂或涉及特殊业务（如项目、重大合作）。风险等级标注于《合同审核台账》，作为后续审批权限的依据。（四）终审阶段（审批与签署）分级审批低风险合同：由销售总监*销售总监审批；中风险合同：由销售总监+法务总监联合审批；高风险合同：需提交总经理办公会审议，由总经理*总经理最终审批。审批通过后，审批人在《合同审批单》上签字确认；不通过的，注明原因退回销售部门修改。签署与用印审批通过的合同，由销售部门安排双方签署：甲方（公司方）签署人需为授权代表（如法定代表人或其授权委托人），授权委托书需存档；双方签署日期需一致，签署页需加盖公司公章（合同专用章），骑缝章同步加盖；签署后3个工作日内，销售部门将合同原件移交合同管理专员归档，同时扫描电子版存入合同管理系统。（五）归档与执行跟踪归档管理合同管理专员按“一合同一档”原则归档，档案包括：合同正本及附件；客方主体资格证明材料；各部门审核意见及审批文件；签署页扫描件；其他相关沟通记录（如邮件、会议纪要）。档案保存期限：合同履行期满后至少10年，涉及诉讼的保存至诉讼结束。执行跟踪销售部门负责合同履行跟踪，重点监控：交付进度是否符合约定，延迟交付需及时通知法务及财务部门；客方验收情况，验收报告需书面确认并归档；付款进度，逾期未付的，财务部门启动催款流程，必要时法务介入。每季度末，合同管理专员汇总合同履行情况，形成《合同执行报告》提交管理层。三、核心审核表单模板表1：销售合同基本信息表合同编号合同名称签约双方（甲方）签约双方（乙方）公司名称：*科技有限公司公司名称：*YY贸易公司地址：省市区路*号地址：省市区路*号联系人：*经理联系人：*总监电话：*（虚拟）电话：*（虚拟）合同类型□货物销售□服务提供□定制化项目□其他：________合同金额（元）含税金额：*不含税金额：*税率：*%签订日期年月*日预计生效日期年月*日履行期限年月日至年月日审核发起部门销售部发起人*销售专员审核状态□草稿□审核中□已通过□已驳回□已签署表2：合同审核要点清单审核维度审核要点审核结果修改意见审核人审核日期主体资格审核1.乙方营业执照是否在有效期内；2.乙方经营范围是否涵盖合同业务；3.授权委托书是否有效□通过□需修改□不通过如需修改：“请补充乙方最新年检营业执照复印件”*法务专员年月*日业务条款审核1.标的物/服务描述是否准确；2.数量、规格、技术参数是否与需求一致；3.交付期限是否合理□通过□需修改□不通过如需修改：“交付期限由‘30天’修改为‘45天’，需明确起算日期”*业务经理年月*日财务条款审核1.付款方式（30%预付款，70%验收后付）；2.发票类型（增值税专用发票）；3.账期（30天）□通过□需修改□不通过如需修改：“账期由‘30天’缩短为‘15天’，乙方为首次合作”*财务经理年月*日法律合规审核1.违约责任：甲方延迟交付每日按合同额0.1%违约金，乙方延迟付款每日按0.15%违约金；2.争议解决：提交甲方所在地法院诉讼□通过□需修改□不通过如需修改：“违约责任对等调整，双方违约金比例统一为0.1%”*法务专员年月*日其他条款审核1.保密条款：双方对合作信息保密2年；2.不可抗力：自然灾害等不可抗力事件导致无法履行，可延期□通过□需修改□不通过如需修改：“保密期限补充‘若涉及商业秘密，保密期限至该信息公开之日止’”*法务专员年月*日表3：审核问题整改跟踪表问题编号问题描述涉及条款责任部门整改措施整改期限整改状态验证人验证日期202405-001-01乙方营业执照未提供年检页第一条销售部3个工作日内补充乙方最新年检营业执照复印件年月*日□未完成□已完成□待验证*法务专员年月*日202405-001-02交付期限未明确起算日期第三条销售部修改为“自乙方预付款到账之日起30日内交付”年月*日□未完成□已完成□待验证*业务经理年月*日202405-001-03违约责任不对等第五条销售部调整为“双方延迟履行每日按合同额0.1%支付违约金”年月*日□未完成□已完成□待验证*法务专员年月*日四、关键合规风险提示（一）主体资格风险客方为企业的，需核实其营业执照是否在有效期内，是否通过“国家企业信用信息公示系统”查询经营异常状态，避免与被吊销、注销的企业合作；客方为自然人的，需核实其证件号码件真实性，涉及个人重大利益的（如房产、车辆销售），需确认其完全民事行为能力；授权委托签署合同的，需审核授权委托书是否有明确授权范围、权限及期限，避免无权代理或越权代理。（二）条款合规风险避免使用模糊表述（如“大概”“左右”“尽快”），所有条款需量化、可执行（如“交付期限”明确具体日期，“质量标准”引用国家标准或行业标准）；违约责任条款需对等，不得设置单方面加重己方责任的“霸王条款”，避免因格式条款无效导致合同风险；争议解决方式优先约定管辖法院（如甲方所在地法院），避免约定“由双方协商解决”（无强制执行力）。（三）履行风险合同履行过程中，如遇客方变更需求、延迟付款等情况，需及时签订补充协议，明确双方权利义务变更，避免口头约定；涉及分阶段履行的合同，需设置里程碑节点（如预付款支付、交付、验收等环节），每个节点完成后需书面确认，留存