技术文档编写规范手册文档格式标准版

技术文档编写规范手册文档格式标准版一、适用范围与目标本规范适用于公司内部各类技术文档的编写，包括但不限于产品设计文档、开发技术文档、测试文档、运维文档、API接口文档等。制定本规范的目的是统一技术文档的格式标准，提升文档的可读性、规范性和协作效率，保证文档内容准确传递技术信息，便于团队成员查阅、维护及知识沉淀。二、文档编写流程与操作步骤（一）文档规划阶段明确文档类型与核心目标根据项目需求确定文档类型（如需求规格说明书、系统设计文档等），并清晰定义文档的核心目标（如指导开发、明确验收标准、记录技术方案等）。示例：开发“用户管理模块”时，需编写《用户管理模块设计文档》，核心目标是明确模块架构、接口定义及数据存储方案。确定文档受众与使用场景分析文档的阅读对象（如开发工程师、测试人员、产品经理等），根据受众调整技术深度与表述方式。示例：API接口文档主要面向开发工程师，需包含接口参数、返回码及示例代码；产品需求文档需面向产品与业务方，侧重功能描述与业务逻辑。（二）内容框架搭建根据文档类型搭建标准化章节结构，保证内容逻辑连贯、覆盖全面。常见技术文档通用章节引言：包含文档目的、范围、读者对象、术语定义及修订记录。主体内容：按业务逻辑或技术模块分章节描述（如系统架构、功能设计、接口定义、数据库设计等）。附录：包含名词解释、图表索引、参考文档等。（三）内容撰写规范语言表述要求使用简洁、专业的书面语言，避免口语化、歧义表述（如“大概”“可能”等词需替换为具体数据或确定性描述）。术语统一：全文使用统一术语，首次出现时标注英文全称及缩写（如“轻量级目录访问协议（LDAP）”）。逻辑结构要求采用“总-分”结构，章节标题需明确概括内容核心，层级清晰（建议不超过4级标题）。关键结论或步骤前置，重要信息可通过加粗、下划线等方式突出（避免过度使用）。（四）格式标准化文档基础格式字体：中文使用宋体，英文使用TimesNewRoman；字号：标题二号（加粗）、一级标题三号（加粗）、二级标题四号（加粗）、小四；行距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；页边距：上下2.54cm，左右3.17cm，页码居中。标题与编号规范标题层级：一、→（一）→1.→（1）→①；章节编号：按“章-节-条-款-项”格式自动（如“1系统概述→1.1架构设计→1.1.1核心模块”），避免手动编号导致错乱。图表与公式规范图表：图表需按章编号（如图1-1、表2-3），标题位于图表下方（图）或上方（表），注明数据来源；图表内文字清晰可辨，分辨率不低于300dpi。公式：公式居中显示，编号右对齐（如式(3-1)），符号需在章节开头统一说明。（五）审核与修订审核流程初稿完成后，由作者自查格式、内容完整性及逻辑一致性；提交至技术负责人审核技术方案准确性；涉及跨模块内容时，需关联方（如开发、测试、产品）会签确认。修订记录管理文档修订需填写《修订记录表》（见表1），包含版本号、修订日期、修订人、修订内容及修订原因；重要修订（如架构调整、需求变更）需保留修订痕迹（如Word中的“修订模式”），便于追溯。（六）发布与归档发布要求文档经最终审核后，发布为公司内部标准版本，文件名格式为“[文档类型]-[模块/项目名称]-V[版本号].docx”（如“设计文档-用户管理模块-V1.0.docx”）；发布时注明生效日期及适用范围（如“适用于V2.0版本及以上开发”）。归档管理文档归档至公司指定知识库（如Confluence、SharePoint），按“项目-模块-文档类型”分类存储；历史版本需保留至少3个迭代周期，保证版本可追溯。三、模板示例（一）文档封面模板文档名称（如：系统需求规格说明书）版本号V1.0密级内部公开编制部门产品研发部编制人*某某审核人*某某批准人*某某发布日期YYYY-MM-DD生效日期YYYY-MM-DD（二）目录模板示例一、引言……………..11.1文档目的………….11.2文档范围………….11.3读者对象………….11.4术语定义………….1二、系统概述………….22.1系统目标………….22.2系统架构………….2三、功能需求详述………33.1用户管理模块………33.1.1功能描述………33.1.2接口定义………4四、非功能需求………..54.1功能需求………….54.2安全需求………….5附录A：名词解释………6附录B：参考文档………7（三）图表编号规则表图表类型编号格式示例标题位置图图X-Y（X为章号，Y为图序号）图2-1系统架构图下方表表X-Y（X为章号，Y为表序号）表3-2用户权限表上方四、规范执行要点术语一致性：项目启动时需建立《术语表》，明确核心术语定义，文档编写中严格遵循，避免同一概念使用多种表述（如“用户ID”与“用户标识”统一为“用户ID”）。图表规范性：图表需与内容紧密关联，避免出现无说明的图表；复杂图表需添加图例或注释，保证读者独立理解图表含义。引用准确性：引用其他文档、代码或数据时，需注明来源、版本及具体位置（如“引用《系统接口文档V2.1》第3.2节”），避免信息孤岛。版本控制：文档版本号采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.2.3），主版本号架构变更时递增