劳动合同续签通知书标准范文与操作流程

劳动合同续签通知书标准范文与操作流程劳动合同续签是劳动关系管理的关键环节，既关乎企业用工的稳定性，也直接影响劳动者的职业发展预期。规范的续签流程与清晰的通知书文本，能有效减少纠纷，保障双方合法权益。本文结合实务经验，梳理续签通知书的标准范式及全流程操作要点，为企业HR及劳动者提供实操指引。一、劳动合同续签通知书标准范文续签通知书核心需明确原合同信息、续签意向、反馈要求及权益告知。根据续签条件是否变化，可分为“条件不变/微调续签”与“需协商续签”两类场景，以下为通用版及协商版范文：（一）通用续签通知书（条件无重大变更）[企业全称]劳动合同续签通知书尊敬的[员工姓名]：您与本单位于[原合同签订日期]签订的劳动合同（合同编号：[合同编号]）将于[原合同到期日期]届满。根据《中华人民共和国劳动合同法》及本单位用工管理规定，结合您在职期间的工作表现，现书面通知您：1.续签意向：本单位拟与您续签劳动合同，续签后的合同期限为[新合同期限，如“三年”“无固定期限”等]，岗位为[岗位名称]，工作地点为[工作地点]，劳动报酬及其他待遇按[原标准/微调后标准，如“原合同约定标准执行”或“月工资调整为[X]元，其他福利按新制度执行”]。2.反馈要求：请您于收到本通知之日起[X个工作日，如5个]内，以书面形式反馈是否同意续签：同意续签：请填写《劳动合同续签确认书》（附件），并交至[部门/联系人]；不同意续签：请于[原合同到期日期前X日]前，至[部门]办理离职交接手续。3.权益提示：若您逾期未反馈，视为您不同意续签，本单位将依法终止劳动关系；若您同意续签但双方就条件协商不一致，本单位将在[原合同到期日期]前另行书面通知您协商结果或终止意向。联系人：[姓名]联系电话：[座机号码]联系地址：[企业地址][企业公章][通知日期]（二）协商版续签通知书（条件需调整或无固定期限协商）[企业全称]劳动合同续签协商通知书尊敬的[员工姓名]：您的劳动合同（合同编号：[合同编号]）将于[原合同到期日期]到期。鉴于[说明调整原因，如“企业业务调整”“岗位职能优化”等]，本单位拟与您协商续签劳动合同，具体条件需进一步沟通确认：1.协商事项：合同期限：[拟建议期限，如“三年”或“无固定期限（符合《劳动合同法》第X条情形）”]；岗位与工作地点：[拟调整内容，如“岗位调整为[新岗位]，工作地点调整至[新地点]”或“维持原岗位及地点”]；劳动报酬：[拟调整方案，如“月工资调整为[X]元（含绩效部分）”或“维持原薪资结构”]；其他待遇：[如社保、福利等调整说明]。2.协商安排：请您于[X月X日]前，至[会议室/办公室]与[协商人姓名]沟通具体条款。若您无法现场协商，可通过邮件（[邮箱地址]）或书面材料反馈意见。3.反馈要求：无论协商结果如何，请您于[原合同到期日期前X日]前，以书面形式确认是否同意最终续签条件；逾期未确认且无合理说明的，本单位将依法终止劳动关系。温馨提示：若您符合《劳动合同法》第十四条规定的“无固定期限劳动合同”签订条件，且您提出或同意续签的，本单位将依法与您签订无固定期限劳动合同。[企业公章][通知日期]二、劳动合同续签操作全流程劳动合同续签需遵循“提前评估—书面通知—协商确认—合规签署—存档管理”的闭环流程，具体步骤如下：（一）提前评估阶段（合同到期前30-60日）1.合同台账梳理：HR部门需建立劳动合同台账，提前筛选出即将到期的合同，标注员工姓名、岗位、合同期限、到期日期等核心信息。2.员工表现评估：结合员工考勤、绩效、合规性等情况，评估是否符合续签条件（企业可自主设定“连续两次绩效C级以下不续签”等合理规则，但需提前在规章制度中明确）。3.岗位需求研判：根据企业业务规划，判断该岗位是否需要保留、调整或撤销；若岗位调整，需提前准备岗位说明书及薪资调整依据。4.法律风险排查：重点核查员工是否符合无固定期限劳动合同签订条件（如连续订立二次固定期限合同、在本单位连续工作满十年等），避免违法终止。（二）通知送达阶段（合同到期前30日左右）1.文书拟定：根据评估结果选择通知书模板（通用版或协商版），明确续签条件、反馈期限及法律后果，确保表述清晰无歧义。2.送达方式：书面送达：当面递交员工并要求签收，留存《送达回执》（注明签收日期、员工签字）；若员工拒绝签收，可通过EMS邮寄（封面注明“劳动合同续签通知书”），保留邮寄凭证及签收记录。电子送达：通过企业邮箱、OA系统发送，要求员工点击确认或回复邮件，同时留存系统记录（需提前在劳动合同中约定电子送达的效力）。3.证据留存：无论何种方式，均需保留送达凭证（如签收单、邮寄底单、邮件截图等），作为后续纠纷的举证依据。（三）协商与反馈处理阶段1.员工同意续签：若条件无变更，直接签订新劳动合同，明确合同期限、岗位、薪资等与原合同一致的条款；若条件有微调（如薪资小幅上涨、岗位微调），需与员工协商一致，在新合同中注明变更内容，双方签字确认。2.员工要求协商：员工对续签条件提出异议的，HR应组织协商会议，记录协商内容（可形成《协商记录单》）；若最终达成一致，按协商结果签订合同；若协商不一致，需书面通知员工终止劳动关系（需符合“劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经协商未能就变更劳动合同内容达成协议”等法定情形，否则可能构成违法终止）。3.员工不同意续签：员工书面反馈不同意的，HR应在合同到期前办理离职手续，结算工资、经济补偿（若符合法定情形，如企业降低条件续签员工拒签的，需支付经济补偿），出具离职证明。（四）合同签署与备案阶段1.合同签署：新劳动合同需双方签字（企业加盖公章，员工签字或按手印），合同文本至少一式两份（双方各执一份），签署日期应早于或等于原合同到期日期，避免形成事实劳动关系。2.档案管理：HR部门需将新合同存入员工档案，更新劳动合同台账，同步在社保、公积金系统中更新合同期限信息（若涉及薪资调整，需同步调整社保基数申报）。（五）后续管理阶段合同续签后，需关注员工履职情况；若续签后岗位、薪资有调整，应及时更新员工手册、考勤制度等配套文件，避免管理冲突；同时，提前规划下一次续签的评估周期，形成长效管理机制。三、续签操作注意事项1.期限合规性：续签通知需在原合同到期前30日（或企业规章制度约定的期限）发出，避免因通知过晚导致员工主张未签合同的二倍工资。2.无固定期限的强制性：若员工符合无固定期限签订条件且提出续签，企业必须签订无固定期限合同，不得拒绝或变相要求签订固定期限合同。3.经济补偿的支付：劳动合同终止时，企业需支付经济补偿的情形包括“企业降低条件续签，员工拒签”“企业不同意续签”等（具体见《劳动合同法》第四十六条），需提前核算补偿金额（按员工工作年限，每满一年支付一个月工资）。4.证据链完整性：从通知送达、协商记录到合同签署，所有环节需保留书面或电子证据，防止员工事后否认，引发劳动仲裁。四、常见问题解答1.员工收到通知后拒签怎么办？若员工无正当理由拒签，企业需书面催告（注明“逾期不签视为不同意续签”），催告后仍拒签的，到期终止劳动关系，无需支付经济补偿（但需确保通知流程合规）。2.续签时调整员工薪资是否合法？薪资调整属于合同变更，需双方协商一致。若企业因经营困难合理降薪（需提供财务数据等证据），且调整幅度合理，协商后员工同意的，可续签；若员工不同意，企业不得单方降薪续签，否则员工拒签后企业需支付经济补偿。3.忘记续签导致事实劳动关系，如何补救？发现漏签后，应立即补签劳动合同，合同起始日期填写原合同到期次日，避免超过一个月（否则需