行政工作审批流程及表格文档集

行政工作审批流程及表格文档集一、适用工作场景本流程及表格集适用于企业内部各类行政事项的规范化审批管理，具体场景包括但不限于：日常采购申请：如办公文具、设备耗材、绿植养护等常规物资采购；费用报销：包括业务招待费、差旅费、交通费、办公费等日常支出报销；用印审批：以公司名义签订的合同、证明、函件等文件加盖公章或合同专用章；会议室及公共资源使用：如会议室预订、车辆调度、固定资产借用等；行政类合同/协议审批：如物业服务、保洁服务、IT支持等外包服务合同签订；其他行政事项：如办公环境调整、员工福利活动（如节日关怀、团队建设）等需审批的行政支持工作。二、审批流程操作指南（一）发起申请填写申请表：申请人根据事项类型选择对应的审批表格（详见第三部分“常用审批表单模板”），如实填写完整信息，包括但不限于：申请人姓名、所属部门、事项事由、明细清单（如采购物品名称、规格、数量、预估金额）、附件材料（如报价单、合同草案、行程单等）。提交申请：通过公司OA系统或线下将填写完整的申请表及附件提交至直接部门负责人处，发起审批流程。（二）部门审核审核内容：部门负责人重点审核事项的必要性、预算合理性（如涉及费用）、与部门工作计划的关联性，以及申请信息的完整性和准确性。审核结果：通过：在审批系统中“同意”并流转至下一环节；驳回：注明驳回理由（如“预算超限”“非必需品”），流程终止并退回申请人修改；需补充材料：在审批意见中列明需补充的附件（如“需提供三家供应商报价对比”），申请人补充后重新发起。（三）行政复核复核内容：行政部（或行政部门）对事项的合规性、流程规范性、附件完整性进行复核，具体包括：采购事项：是否已比价、是否符合公司采购标准；费用报销：是否符合公司费用管理制度、报销标准是否合规；用印事项：文件内容是否合法、用印范围是否符合公司规定；资源使用：会议室/车辆使用时间是否冲突、借用手续是否齐全。复核结果：合规：流转至对应审批权限的领导；不合规：注明问题原因（如“用印文件未经法务审核”“报销凭证缺失”），退回申请人或部门负责人。（四）领导审批根据事项金额或重要性，由不同层级领导审批：常规事项（如小额采购、部门内会议室使用）：由行政部负责人审批；重要事项（如大额采购、跨部门资源协调、合同签订）：由分管行政副总或总经理审批；特殊事项（如单笔费用超万元、重大行政决策）：需提交总经理办公会集体审议。审批结果通过OA系统反馈，若需修改，由行政部同步申请人。（五）结果反馈与执行反馈：审批通过后，行政部通过OA系统或邮件通知申请人，并同步执行要求（如“采购申请需在3个工作日内提交采购需求至行政部”“会议室使用需提前30分钟到场布置”）。执行：申请人按审批结果落实事项（如办理采购、报销、用印等），行政部全程跟踪进度，保证事项按时完成。（六）归档管理归档内容：审批完成的申请表、附件、审批记录、执行结果（如采购合同、报销凭证、用印登记表等）；归档要求：每月末由行政部统一整理，按事项类型分类归档（电子档存入指定共享文件夹，纸质档装订成册保存），保存期限不少于3年。三、常用审批表单模板（一）《行政事项审批申请表》申请部门申请人申请日期年月日事项类型□采购申请□费用报销□用印申请□资源使用□其他______紧急程度□普通□紧急（请注明原因：____________________）事项事由（简要说明，不超过200字）详细说明（可另附页，如采购明细、费用构成、合同条款等）附件清单（如报价单、发票、行程单、合同草案等）部门负责人意见行政部复核意见领导审批意见签字：__________日期：______签字：__________日期：______签字：__________日期：______执行结果（由行政部填写）完成时间：______执行人：______备注：____________________（二）《日常采购申请明细表》申请部门申请人联系方式采购用途（如“部门办公用文具”“会议室设备维修”）预算金额元期望到货日期年月日序号物品名称规格型号单位数量预估单价（元）123合计金额元供应商信息（如有，填写名称、联系人、电话）部门审核意见行政部复核意见审批意见签字：__________日期：______签字：__________日期：______签字：__________日期：______（三）《费用报销明细表》报销部门报销人报销日期年月日费用类型□业务招待费□差旅费□交通费□办公费□其他______报销周期□月度□季度□一次性费用事由（如“接待XX客户洽谈合作”“XX出差调研”）报销总金额元费用明细（需附发票原件及凭证）日期费用类型发票号码金额（元）开票单位备注（如招待对象、出差地点）附件清单□发票张□行程单□招待清单□其他______部门负责人意见财务部审核意见行政部复核意见领导审批意见签字：__________日期：______签字：__________日期：______签字：__________日期：______签字：__________日期：______（四）《用印申请表》申请部门申请人申请日期年月日用印文件名称文件份数份用印类型□公章□合同章□财务章□其他______用印事由（如“签订XX采购合同”“开具XX项目证明”）文件内容摘要（不超过300字，可附文件首页）附件清单□文件正本份□合同草案□审批通过记录□其他______部门负责人意见行政部复核意见分管领导审批意见签字：__________日期：______签字：__________日期：______签字：__________日期：______用印登记（由行政部填写）用印时间：______用印人：______文件交接人：______备注：____________________四、使用规范与提醒填写规范：申请表需用黑色签字笔填写或打印，字迹清晰、信息完整，不得涂改；涉及金额、数量等关键信息需大写（如“壹万元整”），并保证与附件一致；附件材料需加盖单位公章或个人签字，复印件需注明“与原件一致”并签字确认。审批时效：常规事项需在提交申请后3个工作日内完成审批；紧急事项需在提交时标注“紧急”，相关部门需在24小时内完成审核与复核；审批人因公出差或休假需提前委托他人代为审批，并在OA系统中设置代理人。信息真实性：申请人需对提交信息的真实性、准确性负全责，若提供虚假信息或隐瞒重要情况，将按公司相关规定处理；审批人需认真履行审核职责，因审核疏漏导致公司损失的，将追究审批人责任。特殊情况处理：事项紧急且无法提前发起审批的，需先通过电话向行政部及分管领导报备，事后1个工作日内补办申请手续；跨部门事项需由牵头部门发起申请，并附上协办部门意见，保证各