比选内控制度

PAGE比选内控制度一、总则（一）目的本比选内控制度旨在规范公司/组织的比选活动，确保比选过程的公平、公正、公开，提高比选质量，降低比选风险，保障公司/组织的合法权益，促进公司/组织的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及比选的项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类比选活动。（三）基本原则1.合法性原则：比选活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保比选行为的合法性。2.公平公正原则：为所有参与比选的供应商/服务商提供平等的机会，不偏袒任何一方，保证比选结果的公正性。3.公开透明原则：比选过程和结果应向所有相关方公开，接受监督，确保透明度。4.科学择优原则：采用科学合理的比选方法和标准，选择最符合公司/组织需求和利益的供应商/服务商。5.诚实守信原则：参与比选的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得弄虚作假、串通舞弊。二、比选组织与职责（一）比选决策机构公司/组织设立比选决策委员会，负责对重大比选项目进行决策。比选决策委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议比选方案、比选文件等重要文件。2.对比选过程和结果进行监督和审查。3.做出比选项目的最终决策。（二）比选执行机构公司/组织指定专门的部门或团队作为比选执行机构，负责具体的比选工作实施。其职责包括：1.制定比选计划和方案。2.编制比选文件。3.发布比选公告，组织报名和资格审查。4.组织比选评审活动。5.整理和保存比选相关资料。（三）相关部门职责1.需求部门：提出比选项目的需求，明确技术规格、服务要求等内容。2.财务部门：参与比选预算编制，对比选项目的成本进行审核和控制，负责比选费用的支付和核算。3.法务部门：审查比选文件和相关合同，确保比选活动和合同符合法律法规要求，处理比选过程中的法律纠纷。4.审计部门：对比选活动进行审计监督，检查比选程序的合规性和比选结果的合理性。三、比选流程（一）比选项目发起1.需求部门根据公司/组织业务需要，填写比选项目申请表，详细说明比选项目的名称、内容、预算、时间要求等信息。2.比选项目申请表经部门负责人审核签字后，提交给比选执行机构。（二）比选方案制定1.比选执行机构收到比选项目申请表后，组织相关人员进行项目评估，制定比选方案。2.比选方案应包括比选方式（公开比选、邀请比选等）、比选标准、比选程序、时间安排等内容。3.比选方案经比选决策机构审议通过后实施。（三）比选文件编制1.比选执行机构根据比选方案编制比选文件。2.比选文件应包括项目概述、比选须知、技术规格、商务条款、评审标准、投标文件格式等内容。3.比选文件应明确、详细、准确地描述比选项目的要求和标准，确保供应商/服务商能够清楚理解并做出响应。4.比选文件编制完成后，经审核无误后加盖公司/组织公章。（四）比选公告发布1.根据比选方式，比选执行机构在公司/组织内部网站、相关行业媒体等平台发布比选公告。2.比选公告应包括比选项目的基本信息、比选文件获取方式、报名时间和地点、比选时间和地点等内容。3.在规定的报名时间内，接受供应商/服务商的报名申请。（五）报名与资格审查1.供应商/服务商应在规定的报名时间内，按照比选公告要求提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等。2.比选执行机构对报名供应商/服务商的资格进行审查，核实其提供的资料真实性和有效性。3.对于通过资格审查的供应商/服务商，发放比选文件；对于未通过资格审查的供应商/服务商，应书面通知其原因。（六）比选文件答疑1.供应商/服务商在收到比选文件后，如有疑问，可以在规定的时间内以书面形式向比选执行机构提出。2.比选执行机构对供应商/服务商提出的疑问进行整理和解答，并以书面形式回复所有供应商/服务商。（七）投标文件编制与提交1.供应商/服务商应根据比选文件要求，编制投标文件。2.投标文件应包括技术方案、商务报价、售后服务承诺等内容，应确保内容完整、准确、清晰。3.供应商/服务商应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。（八）比选评审1.比选执行机构在规定的比选时间和地点组织比选评审活动。2.比选评审小组由公司/组织内部相关人员和外部专家组成，人数应符合相关规定。3.评审小组按照比选文件规定标准，对投标文件进行评审，包括技术评审、商务评审、价格评审等。4.评审过程中，评审小组可以要求供应商/服务商进行澄清或答辩。5.评审小组根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评审报告。（九）比选结果公示与审批1.比选执行机构将比选结果在公司/组织内部网站等平台进行公示，公示期不少于[X]个工作日。2.在公示期内，如收到对比选结果的异议，比选执行机构应及时进行调查核实，并做出处理。3.公示无异议后，比选执行机构将比选结果报比选决策机构审批。4.比选决策机构根据评审报告和公示情况，做出最终的比选决定。（十）合同签订1.比选结果经审批通过后，公司/组织与中标供应商/服务商签订合同。2.合同应明确双方的权利和义务、项目内容、价格、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订前，应经法务部门审核，确保合同合法有效。四、比选标准（一）技术标准1.供应商/服务商提供的技术方案应满足比选文件规定的技术规格和要求，具有先进性、可靠性和实用性。2.技术方案应包括技术路线、技术指标、技术创新点、技术支持与售后服务等内容。3.对供应商/服务商的技术团队实力、技术研发能力等进行评估。（二）商务标准1.供应商/服务商的资质条件应符合比选文件要求，具有良好的商业信誉和财务状况。2.考察供应商/服务商的业绩情况，包括类似项目的经验、项目质量、客户评价等。3.评估供应商/服务商的售后服务承诺，包括售后服务响应时间、维修保养期限、培训计划等。（三）价格标准1.比选项目应采用合理的价格评审方法，如最低价法、综合评分法等。2.在满足比选文件要求的前提下，选择价格合理、性价比高的供应商/服务商。3.对于价格明显低于成本或高于市场合理水平的投标报价，应进行重点审查。五．比选文件管理（一）比选文件的编制与审核1.比选文件由比选执行机构负责编制，应确保内容准确、完整、清晰，符合法律法规和行业标准要求。2.比选文件编制完成后，应进行内部审核，审核人员包括需求部门、财务部门、法务部门等相关人员，审核通过后加盖公司/组织公章。（二）比选文件的发放与回收1.比选文件应在规定的时间内发放给通过资格审查的供应商/服务商，发放时应做好记录。2.供应商/服务商在比选活动结束后，应将比选文件及相关资料退还比选执行机构，比选执行机构应做好回收登记。（三）比选文件的保存与保密1.比选执行机构应妥善保存比选文件及相关资料，保存期限应符合法律法规和公司/组织规定。2.参与比选活动的所有人员应对比选文件及相关信息予以保密，不得泄露给无关人员。六、比选监督与审计（一）监督机制1.公司/组织建立比选监督机制，由审计部门、纪检部门等负责对比选活动进行全程监督。2.监督人员应参与比选方案制定、比选文件编制、评审过程等关键环节，确保比选活动合规进行。3.监督人员有权对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计要求1.审计部门定期对比选项目进行审计，审查比选程序的合规性、比选结果的合理性等。2.审计人员应查阅比选文件、投标文件、评审报告、合同等相关资料，进行实地调查和访谈。3.审计部门应出具审计报告，对比选项目存在的问题提出改进建议，并督促相关部门进行整改。七、比选风险防控（一）风险识别与评估1.比选执行机构应定期对公司/组织的比选活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商/服务商欺诈、串通舞弊、比选程序违规等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险防控措施。（二）防控措施1.加强对供应商/服务商的信用管理，建立供应商/服务商信用档案，对有不良记录的供应商/服务商进行限制或禁止参与比选