零星工程内控制度

PAGE零星工程内控制度一、总则（一）目的为了加强公司零星工程管理，规范零星工程流程，确保工程质量，控制工程成本，防范工程风险，特制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有零星工程，包括但不限于小型建筑维修、设备安装调试、管道疏通、绿化养护等金额较小、施工周期较短的工程项目。（三）基本原则1.合法性原则：零星工程的实施必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.效益性原则：在保证工程质量的前提下，力求降低工程成本，提高工程效益。3.规范性原则：严格规范工程立项、招标（或询价）、合同签订、施工管理、验收结算等各个环节的操作流程。4.制衡性原则：明确各部门在零星工程管理中的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作机制。二、职责分工（一）工程管理部门1.负责零星工程的立项申请、方案制定、现场协调和监督管理。2.组织工程验收，对工程质量、进度、安全等进行评估。3.建立零星工程档案，收集、整理工程相关资料。（二）采购部门1.根据工程管理部门提供的采购清单，负责零星工程所需物资、设备的采购工作。2.对采购物资、设备的质量、价格、交货期等进行严格控制和管理。（三）财务部门1.参与零星工程预算的编制和审核，负责工程资金的筹集、支付和核算。2.对工程成本进行监控和分析，确保工程费用支出合理合规。3.协助工程管理部门进行工程结算和审计工作。（四）审计部门1.对零星工程进行定期或不定期的审计监督，检查工程管理的合规性和有效性。2.对工程结算进行审计，核实工程造价的真实性和准确性。（五）使用部门1.提出零星工程需求，配合工程管理部门做好工程前期调研和方案论证。2.参与工程验收，对工程是否满足使用要求发表意见。三、工程立项（一）立项申请使用部门根据实际工作需要，填写《零星工程立项申请表》，详细说明工程内容、预算金额、预计施工时间、申请理由等，并提交工程管理部门。（二）立项审批1.工程管理部门收到立项申请表后，对工程的必要性、可行性进行初步审核。2.组织相关部门和专业人员对工程进行评估论证，必要时可邀请外部专家参与。3.根据评估论证结果，提出立项审批意见，报公司领导审批。4.经公司领导批准后的立项申请，工程管理部门下达《零星工程立项通知书》，作为工程实施的依据。四、工程预算（一）预算编制原则1.以工程立项文件为依据，结合工程实际情况，按照国家和地方有关计价规范和标准进行编制。2.充分考虑工程所需的人工、材料、设备、机械等费用，以及管理费、利润、规费、税金等各项成本因素。3.遵循实事求是的原则，确保预算准确合理，不得高估冒算。（二）预算编制流程1.工程管理部门组织相关人员进行现场勘查，了解工程实际情况，收集工程基础资料。2.根据工程内容和要求，编制工程预算书，明确各项费用明细和计算依据。3.工程管理部门将预算书提交财务部门进行审核，财务部门重点审核预算的合理性、准确性以及资金来源的可靠性。4.经财务部门审核通过后的预算书，报公司领导审批。（三）预算调整1.在工程实施过程中，如因工程变更、不可抗力等原因导致预算发生变化，工程管理部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整原因、调整内容和调整金额，并附相关证明材料。3.按照预算审批流程，经财务部门审核、公司领导批准后，方可进行预算调整。五、招标（或询价）管理（一）招标（或询价）范围1.单项合同估算价达到公司规定招标限额标准的零星工程，必须进行招标。2.未达到招标限额标准的零星工程，可以采用询价方式确定施工单位。（二）招标（或询价）流程1.招标（或询价）申请：工程管理部门根据批准的工程预算和立项文件，填写《零星工程招标（或询价）申请表》，明确招标（或询价）范围、方式、要求等，报公司领导审批。2.编制招标文件（或询价文件）：工程管理部门组织编制招标文件（或询价文件），包括工程概况、技术要求、报价要求、评标标准、合同条款等内容。3.发布招标（或询价）信息：招标：通过公司内部网站、招标代理机构网站、公共资源交易平台等渠道发布招标公告，邀请潜在投标人参与投标。询价：向至少三家符合条件的供应商或施工单位发出询价通知书，邀请其报价。4.投标（或报价）文件接收与评审：投标：接收投标人提交的投标文件，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。询价：接收供应商或施工单位提交的报价文件，对报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的单位作为中标候选人。5.中标通知：向中标候选人发出中标通知书，同时将中标结果通知其他未中标人。6.合同签订：中标人应在规定时间内与公司签订工程合同，合同内容应与招标文件（或询价文件）和中标文件一致。（三）招标（或询价）监督1.审计部门对招标（或询价）过程进行全程监督，确保招标（或询价）活动的公平、公正、公开。2.对招标（或询价）过程中发现的违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。六、合同管理（一）合同签订1.工程管理部门负责起草工程合同文本，明确合同双方的权利义务、工程内容、工程质量标准、工程进度要求、工程价款支付方式、违约责任等条款。2.合同文本应经财务部门、审计部门审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施。3.经审核通过后的合同文本，报公司领导审批。4.公司领导批准后，由工程管理部门与施工单位签订工程合同，并加盖公司公章。（二）合同执行1.合同签订后，工程管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，各部门按照合同约定履行各自的职责。2.工程管理部门负责对施工单位的合同执行情况进行监督检查，确保施工单位按照合同要求组织施工，保证工程质量、进度和安全。3.财务部门按照合同约定的支付方式和时间，及时办理工程价款支付手续。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因工程变更、不可抗力等原因需要变更或解除合同的，工程管理部门应及时与施工单位协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应经财务部门、审计部门审核，报公司领导审批。3.按照合同变更或解除协议的约定，办理相关手续，如调整工程价款、结算已完工程费用等。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，工程管理部门应及时与施工单位沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。3.在合同纠纷处理过程中，应及时收集、整理相关证据，维护公司的合法权益。七、施工管理（一）施工组织与协调1.工程管理部门负责组织施工单位编制施工组织设计或施工方案，明确施工工艺、施工进度计划、质量保证措施、安全保障措施等内容。2.工程管理部门定期组织召开工程协调会，协调解决施工过程中出现的问题，确保工程顺利进行。3.工程管理部门应加强与施工单位、监理单位、设计单位等相关方的沟通协调，及时传递工程信息，保证各方工作的衔接顺畅。（二）工程质量控制1.工程管理部门应建立健全工程质量管理制度，明确质量目标、质量责任和质量控制措施。2.施工单位应严格按照工程设计文件、施工规范和质量验收标准组织施工，确保工程质量符合要求。3.工程管理部门应加强对施工过程的质量监督检查，定期对工程质量进行抽检，发现质量问题及时要求施工单位整改。4.隐蔽工程在隐蔽前，施工单位应通知工程管理部门、监理单位等相关方进行验收，验收合格后方可进行隐蔽。（三）工程进度控制1.工程管理部门应根据工程合同要求，制定工程进度计划，并监督施工单位按照进度计划组织施工。2.施工单位应定期向工程管理部门报送工程进度报表，工程管理部门对工程进度进行跟踪分析，及时发现影响进度的因素，并采取有效措施加以解决。3.如因不可抗力、设计变更、施工单位原因等导致工程进度延误的，施工单位应及时提出工期顺延申请，经工程管理部门审核、公司领导批准后，方可顺延工期。（四）工程安全管理1.工程管理部门应建立健全工程安全管理制度，明确安全目标、安全责任和安全控制措施。2.施工单位应制定安全施工方案，加强安全教育培训，提高施工人员的安全意识和操作技能。3.工程管理部门应加强对施工现场的安全监督检查，及时发现和消除安全隐患，确保施工安全。4.发生安全事故时，施工单位应立即采取应急措施，并及时报告工程管理部门和相关部门，工程管理部门应积极配合有关部门进行事故调查和处理。八、工程验收（一）验收申请工程竣工后，施工单位应向工程管理部门提交《零星工程竣工验收申请表》，并提供工程竣工报告、工程质量检验报告、工程结算书等相关资料。（二）验收组织1.工程管理部门收到验收申请后，组织相关部门和专业人员组成验收小组，对工程进行验收。2.验收小组应按照工程合同要求、设计文件和相关标准规范，对工程质量、工程进度、工程安全、工程资料等进行全面检查。（三）验收程序1.施工单位向验收小组汇报工程建设情况，包括工程概况、施工过程、质量控制、安全管理等方面的情况。2.验收小组对工程现场进行实地检查，查看工程质量、工程进度、工程安全等是否符合要求。3.验收小组查阅工程资料，检查工程资料是否齐全、真实、有效。4.验收小组对工程进行综合评价，形成验收意见。验收合格的，出具《零星工程竣工验收报告》；验收不合格的，提出整改意见，要求施工单位限期整改，整改完成后重新组织验收。九、工程结算（一）结算申请施工单位在工程竣工验收合格后，应按照合同约定向工程管理部门提交工程结算书，并附相关证明材料。（二）结算审核1.工程管理部门收到结算申请后，对工程结算书进行初审，重点审核工程结算的准确性、完整性以及与合同约定的一致性。2.财务部门对工程结算涉及的费用进行审核，核实工程价款的支付情况和成本核算情况。3.审计部门对工程结算进行审计，重点审计工程造价的真实性、合法性和合理性。（三）结算审批1.经工程管理部门、财务部门、审计部门审核通过后的工程结算书，报公司领导审批。2.公司领导批准后，工程管理部门按照合同约定办理工程价款结算手续。十、档案管理（一）档案收集工程管理部门负责收集、整理零星工程从立项到结算全过程的相关资料，包括立项申请表、预算书、招标文件（或询价文件）、投标（或报价）文件、合同、施工组织设计、施工图纸、工程变更通知、工程质量检验报告、工程验收报告、工程结算书等。（二）档案整理与归档1.工程管理部门对收集到的资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等工作。2.将整