发票内控制度

PAGE发票内控制度一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，有效防范税务风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在与发票相关的经济业务活动中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及发票管理规定，确保发票业务处理合法合规。2.准确及时原则：发票开具、取得、记录等信息应准确无误，并及时处理，保证财务数据的及时性和准确性。3.风险防范原则：强化发票管理各环节的风险防控，防止因发票问题导致公司遭受税务处罚、经济损失等风险。4.不相容职务分离原则：明确发票业务流程中各岗位的职责权限，实现不相容职务相互分离、相互制约。二、发票管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善公司发票内控制度，并监督制度的执行情况。2.负责发票的购买、保管、开具、核销及税务申报等工作。3.审核发票的真实性、合法性、完整性，对不符合规定的发票有权拒收，并及时与相关部门沟通协调。4.定期对发票管理情况进行自查和总结，及时发现和解决存在的问题。（二）业务部门1.负责业务活动中发票的取得工作，确保取得的发票真实、合法、有效，并及时传递给财务部门。2.按照合同约定和业务实际情况，准确提供发票开具所需的信息，配合财务部门做好发票开具工作。3.对本部门取得和开具的发票进行妥善保管，如有遗失或损坏，应及时向财务部门报告并采取相应措施。4.协助财务部门做好税务风险防控工作，配合税务机关的检查和调查。（三）采购部门1.在采购业务中，负责与供应商沟通协调发票开具事宜，确保供应商按时、准确开具发票。2.审核采购发票的内容与采购合同、送货单等相关资料的一致性，对不符合要求的发票及时要求供应商重新开具。3.将审核无误的采购发票及时传递给财务部门，并跟踪发票的入账情况。（四）销售部门1.根据销售业务实际发生情况，及时向财务部门提供发票开具申请，确保发票开具的及时性和准确性。2.负责销售发票的交付工作，确保客户及时收到发票，并做好相关记录。3.配合财务部门做好销售发票的管理工作，如发票的作废、红冲等情况的说明和解释。三、发票的购买与保管（一）发票购买1.财务部门指定专人负责发票的购买工作，购买人员应具备相应的专业知识和技能。2.购买人员应根据公司业务需求，提前向主管税务机关申请购买发票，并按照规定办理相关手续。3.在购买发票时，应核对发票的种类、数量、号码等信息，确保发票的真实性和完整性。（二）发票保管1.设立专门的发票保管场所，配备必要的保险柜、文件柜等设施，确保发票存放安全。2.发票保管人员应建立发票登记簿，详细记录发票的购买、领用、开具、作废、红冲、结存等情况。3.对空白发票和已开具未交付的发票应分别存放，并妥善保管，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。4.定期对发票保管情况进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并报告处理。四、发票的开具（一）开具要求1.发票开具人员应严格按照国家税收法律法规及发票管理规定开具发票，确保发票内容真实、准确、完整。2.开具发票时，应填写齐全发票的各项内容，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。3.发票开具应字迹清楚，不得压线、错格，如填写有误，应另行开具发票，并在误填的发票上注明“误填作废”四字。如发票开具后因购货方不索取而成为废票的，也应按填写有误办理。4.开具发票应加盖发票专用章，不得加盖其他印章。发票专用章应按照规定刻制、使用和保管。（二）开具流程1.业务部门根据合同约定和业务实际发生情况，向财务部门提交发票开具申请，申请内容应包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.财务部门收到发票开具申请后，应进行审核，审核内容包括申请信息与合同约定的一致性、发票开具的合规性等。如审核无误，安排发票开具人员开具发票。3.发票开具人员根据审核后的申请信息，在开票系统中录入相关内容，并打印发票。4.发票开具后，应及时将发票交付给业务部门或客户。如通过邮寄方式交付，应做好邮寄记录；如由客户上门自取，应要求客户在发票签收单上签字确认。（三）发票作废与红冲1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，可以开具红字发票。2.发票作废应在开票系统中进行操作，并在纸质发票上注明“作废”字样，全联次留存。3.开具红字发票应按照国家税务总局的规定执行，由购买方或销售方填开《开具红字增值税专用发票信息表》，经主管税务机关审核通过后，销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票。4.发票作废或红冲后，发票保管人员应在发票登记簿中进行相应记录，并与相关业务部门沟通协调，确保业务处理的一致性。五、发票的取得（一）取得要求1.业务部门在经济业务活动中，应按照规定取得合法有效的发票。取得的发票应具备以下基本要素：发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。2.取得发票时，应仔细核对发票的真实性、合法性、完整性，如发现发票存在问题，应及时要求对方重新开具或更换。3.取得的发票应与经济业务活动内容相符，不得取得与实际业务不符的发票。（二）取得流程1.业务人员在办理业务过程中，应向对方索取发票，并在取得发票后及时进行初步审核。审核内容包括发票的基本要素是否齐全、发票内容与业务实际是否相符、发票印章是否清晰等。2.审核无误后，业务人员应在发票上签字确认，并及时将发票传递给财务部门。传递发票时，应填写发票交接清单，注明发票的种类、号码、金额、交接日期等信息。3.财务部门收到业务部门传递的发票后，应进行再次审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、与业务的关联性等。如审核发现发票存在问题，应及时与业务部门沟通协调，要求对方重新取得合规发票。4.财务部门审核通过的发票，应及时进行账务处理，并按照规定进行保管。六、发票的使用与监督（一）发票使用1.公司各部门应严格按照本制度规定使用发票，不得转借、转让、代开发票，不得虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。2.发票使用人员应妥善保管发票，不得擅自损毁。如因保管不善导致发票丢失或损毁，应及时向财务部门报告，并按照规定办理挂失、补办等手续。3.在发票使用过程中，如发现发票存在问题或疑问，应及时向财务部门或税务机关咨询，确保发票使用的合规性。（二）监督检查1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行检查，检查内容包括发票的购买、保管、开具、取得、使用等环节的合规性。2.公司内部审计部门应不定期对发票管理情况进行审计监督，重点检查发票内控制度的执行情况、发票业务处理的真实性和合法性等。3.对于检查和审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反发票管理规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理；涉嫌违法犯罪的，应及时移送司法机关依法处理。七、税务申报与缴纳（一）税务申报1.财务部门应按照国家税收法律法规及税务机关的要求，按时、准确进行税务申报。申报内容应包括发票开具金额、税额、取得发票的认证情况等相关信息。2.在税务申报过程中，应仔细核对申报数据的准确性，确保申报数据与发票开具及取得情况一致。如发现申报数据有误，应及时进行更正申报。3.税务申报完成后，应妥善保管税务申报资料，以备税务机关检查。（二）税款缴纳1.根据税务机关核定的应纳税额，财务部门应及时足额缴纳税款。缴纳税款时，应通过合法合规的方式进行，确保税款缴纳的准确性和及时性。2.定期对税款缴纳情况进行核对和分析，如发现异常情况，应及时查明原因并采取相应措施，防止出现税务风险。八、培训与宣传（一）培训1.根据公司实际情况，定期组织开展发票管理相关知识培训，提高员工对发票管理重要性的认识和业务操作技能。2.培训内容应包括国家税收法律法规及发票管理规定、公司发票内控制度、发票开具与取得的要求及流程、税务申报与缴纳等方面的知识。3.培训方式可采用集中授课、线上学习、案例分析等多种形式，