2026年口腔医疗管理公司办公区域划分管理制度

2026年口腔医疗管理公司办公区域划分管理制度第一章总则第一条为规范公司办公区域划分与管理工作，优化办公空间布局，明确各区域功能定位，保障办公秩序顺畅，提升办公效率，营造整洁、有序、安全的办公环境，结合口腔医疗管理公司经营特性及实际办公需求，制定本制度。第二条本制度所称办公区域，是指公司及下属口腔医疗机构所有用于办公、服务、辅助运营的场所，包括公共办公区、个人办公区、医疗辅助办公区、会议区、接待区、休闲区、仓储区、卫生间、走廊通道等各类功能区域。第三条本制度适用于公司各职能部门、下属口腔医疗机构及全体员工（含正式员工、劳务派遣人员、临时聘用人员），覆盖办公区域划分规划、功能定位、使用管理、维护保障等全流程工作；涉及办公区域装修、改造、布局调整的相关工作及第三方服务机构（如装修公司、设计机构等）的合作行为，亦需遵循本制度相关规范。第四条办公区域划分与管理遵循以下基本原则：（一）功能适配原则：结合各部门业务特性、工作流程及人员配置，科学划分功能区域，确保区域功能与办公需求精准匹配；（二）合理高效原则：优化空间布局，缩短办公动线，减少区域间干扰，提升办公空间利用率和工作效率；（三）安全规范原则：严格遵守消防安全、医疗行业相关规范，保障区域划分符合安全疏散要求，医疗辅助办公区满足专业存储、操作标准；（四）统一协调原则：公共区域划分实行统一规划、统一标准，兼顾公司品牌形象展示，各区域风格协调统一；（五）动态优化原则：根据公司业务发展、人员调整等实际情况，定期评估办公区域划分合理性，及时优化调整布局。第五条公司成立办公区域划分管理小组，由总经理担任组长，分管行政、医疗的领导担任副组长，成员包括行政部门、后勤保障部门、医疗管理部门、各下属口腔医疗机构负责人及员工代表。管理小组统筹决策办公区域划分重大事项，审定区域划分规划方案，监督本制度落地执行，协调解决区域划分与管理中的重大问题。行政部门是办公区域划分管理的归口部门，负责牵头制定办公区域划分规划方案、组织实施区域划分与调整工作、制定各区域使用规范、开展日常巡查与管理、建立区域管理档案；后勤保障部门负责配合提供办公区域装修、改造的设施设备支撑，保障区域水电、消防等设施正常运行；医疗管理部门负责审核医疗辅助办公区划分的专业性与合规性；各下属口腔医疗机构负责本机构办公区域的日常管理与维护，配合公司开展区域划分优化工作；全体员工需严格遵守本制度，规范使用各功能办公区域。第二章办公区域划分标准与功能定位第六条公共办公区划分标准与功能定位：（一）划分标准：根据各部门人员规模、协作需求划分公共办公区域，按人均不少于1.5平方米的标准配置办公空间，确保人员活动与办公操作有充足空间；区域边界可采用矮隔断、绿植等进行柔性分隔，保障空间通透的同时减少干扰；（二）功能定位：主要用于部门集体办公，适配需要频繁协作的岗位（如市场部、行政部、客服部等）；区域内配置开放式办公桌椅、文件柜、共享打印机、饮水机等公共办公设施；设置部门标识牌，明确区域所属部门，便于人员识别与管理。第七条个人办公区划分标准与功能定位：（一）划分标准：针对管理岗位、技术岗位等需要独立办公空间的人员设置个人办公区，单个个人办公区面积不少于3平方米；区域采用隔断或独立房间分隔，保障办公私密性；（二）功能定位：用于个人独立开展工作，适配需要专注思考、处理涉密事项的岗位（如总经理、部门负责人、财务人员等）；区域内配置独立办公桌、办公椅、文件柜、电脑等个人办公设备，可根据岗位需求增设接待沙发、茶几等简易设施。第八条医疗辅助办公区划分标准与功能定位：（一）划分标准：严格遵循医疗行业相关规范，根据医疗辅助业务需求划分专属区域，区域需具备防潮、防火、防虫、防盗等功能；病历档案室需配备恒温恒湿设备，药品耗材管理办公室需设置分类存储货架，且远离火源、热源；区域划分需预留充足操作与通行空间，设置明显的医疗辅助区域标识；（二）功能定位：用于开展医疗相关辅助工作，包括病历档案存储与管理、药品耗材存储与领用、医疗设备存放与维护等；区域内严禁开展与医疗辅助工作无关的活动，严禁非相关人员随意进入。第九条会议区划分标准与功能定位：（一）划分标准：根据会议需求划分小型会议室、中型会议室、大型会议室三类；小型会议室可容纳5-8人，配置会议桌、会议椅、投影仪、白板等基础设施；中型会议室可容纳10-20人，增设音响、视频会议设备等；大型会议室可容纳20人以上，完善舞台、灯光、同声传译等设施（根据公司实际需求配置）；各会议室均需设置标识牌，明确容纳人数、使用规则；（二）功能定位：用于开展内部会议、外部交流、培训讲座、项目研讨等活动；行政部门负责统筹会议室使用管理，建立预约机制，确保会议室高效利用。第十条接待区划分标准与功能定位：（一）划分标准：设置在办公区域入口附近或楼层核心位置，面积根据公司接待量合理配置，一般不少于15平方米；区域装修风格简约大气，贴合口腔医疗行业专业形象，配置沙发、茶几、接待台、展示架等设施；展示架可摆放公司品牌资料、口腔健康科普手册等；（二）功能定位：用于接待客户、来访嘉宾、合作单位人员等，提供休息、洽谈的场所；安排专人负责接待区日常管理，确保环境整洁、物资充足。第十一条休闲区划分标准与功能定位：（一）划分标准：选择办公区域相对安静的位置设置休闲区，面积不少于10平方米；区域装修风格温馨舒适，配置休闲沙发、餐桌、饮水机、微波炉、绿植等设施；设置垃圾分类桶，保障环境整洁；（二）功能定位：用于员工休息、就餐、放松身心，缓解工作压力；严禁在休闲区开展办公活动或大声喧哗，保持区域安静有序。第十二条仓储区划分标准与功能定位：（一）划分标准：选择办公区域边缘或地下楼层等不影响核心办公的位置设置仓储区，根据存储物资数量合理规划面积；区域需具备通风、防潮、防火、防盗功能，设置分类货架，明确物资存储区域标识；地面铺设防滑材料，保障物资搬运安全；（二）功能定位：用于存储办公耗材、办公用品、闲置办公设备、节日装饰物资等非医疗类物资；实行“分区存储、定点摆放、先进先出”管理原则，严禁存储易燃易爆、有毒有害等危险物品。第十三条公共通道与卫生间划分标准与功能定位：（一）公共通道：主通道宽度不少于1.8米，次通道宽度不少于1.2米，确保人员通行顺畅及消防疏散要求；通道内严禁堆放任何物品，设置清晰的导向标识，照明设施完好；（二）卫生间：按员工性别及数量合理配置卫生间，男女卫生间标识清晰；配备洗手台、镜子、卫生纸、洗手液、垃圾桶等基础设施；设置防滑警示标识，定期清洁消毒，保持环境整洁无异味。第三章办公区域划分流程与调整规范第十四条办公区域划分规划流程：（一）需求调研：行政部门牵头开展办公区域划分需求调研，收集各部门人员配置、业务流程、功能需求等信息，形成需求调研报告；（二）方案制定：结合需求调研结果及办公空间实际情况，行政部门联合设计机构（如需）制定办公区域划分规划方案，明确各区域功能定位、面积分配、设施配置、装修风格等核心内容；（三）方案审核：将规划方案提交办公区域划分管理小组审议，医疗辅助办公区相关内容需经医疗管理部门专项审核；（四）方案实施：规划方案经管理小组审议通过、总经理审批后，由行政部门牵头组织实施，后勤保障部门配合提供设施设备支撑；实施过程中，行政部门全程跟踪监督，确保施工质量与安全；（五）验收交付：项目实施完成后，行政部门组织管理小组、各相关部门开展验收工作，对照规划方案逐项核查；验收合格后，办理交付手续，明确各区域管理责任主体，正式投入使用。第十五条办公区域调整规范：（一）调整情形：出现以下情况可申请办公区域调整：公司业务拓展或部门重组导致人员规模大幅变化；现有区域划分无法满足业务发展需求；存在安全隐患或不符合行业规范要求；其他特殊情况确需调整的；（二）申请流程：相关部门需向行政部门提交办公区域调整申请，说明调整原因、调整需求、拟调整区域范围等信息；行政部门核实申请需求，开展现场勘查，制定调整方案；调整方案经部门负责人、分管行政领导审核后，报办公区域划分管理小组审议；重大调整方案需经总经理审批；（三）实施与交接：调整方案审批通过后，行政部门牵头组织实施调整工作，明确调整时间、施工进度及安全注意事项；调整完成后，组织相关部门验收，办理区域交接手续，更新区域管理档案。第十六条临时办公区域设置规范：因项目攻坚、临时招聘、装修改造等特殊情况需设置临时办公区域的，相关部门需向行政部门提交临时办公区域设置申请，说明使用期限、人员配置、功能需求等；行政部门审核通过后，统筹规划临时办公区域，配置必要的办公设施；临时办公区域使用期限一般不超过6个月，到期后需及时清理恢复原状；确需延长使用期限的，需重新提交申请审批。第四章办公区域使用与维护管理第十七条公共区域使用管理：（一）各部门及员工需自觉维护公共办公区、会议区、接待区等公共区域整洁有序，不得随意堆放物品、张贴乱画；公共设施使用后及时复位，发现损坏及时向行政部门报修；（二）会议室使用实行预约管理，员工需通过内部预约系统或向行政部门提交预约申请，明确使用时间、会议主题、参与人数等；使用后及时清理会议垃圾，关闭设备电源、门窗；行政部门定期检查会议室设施运行情况，确保正常使用；（三）接待区由行政部门安排专人负责日常管理，及时补充饮用水、宣传资料等物资，保持环境整洁；接待人员需遵守接待规范，维护公司形象。第十八条个人办公区使用管理：（一）员工需保持个人办公区整洁有序，办公物品摆放规范，桌面仅保留当前工作所需物品；不得在个人办公区堆放私人物品或与工作无关的物品；（二）严禁擅自更改个人办公区布局、拆卸或加装隔断设施；确需调整的，需向行政部门提交申请，审批通过后由专业人员实施；（三）个人办公区需节约用电、用水，下班前关闭电脑、打印机等办公设备电源，关闭门窗，做好安全防范工作。第十九条医疗辅助办公区使用管理：（一）医疗辅助办公区实行专人管理，明确管理责任人，建立物资存储、领用、交接台账；病历档案、药品耗材等需按规范分类存储，标识清晰，确保可追溯；（二）严禁非相关人员进入医疗辅助办公区；确需进入的，需经管理责任人同意并登记备案；进入区域需遵守相关操作规范，不得随意触碰、翻动存储物资；（三）管理责任人需定期检查区域设施运行情况，开展防潮、防火、防虫检查，及时处理安全隐患；定期盘点存储物资，确保账实相符。第二十条仓储区使用管理：（一）仓储区实行“专人负责、分区管理”，管理员需建立物资入库、出库登记台账，明确物资存储位置、数量、有效期等信息；（二）物资入库前需进行质量检查，不合格物资不得入库；入库后按分类标准定点摆放，做好标识；领用物资需履行审批手续，按“先进先出”原则发放；（三）管理员需定期对仓储区进行清洁整理，检查物资存储情况，及时清理过期、损坏物资；定期检查消防、防潮设施，确保物资存储安全。第二十一条日常维护保障：（一）行政部门建立办公区域日常巡查机制，每日对各功能区域进行巡查，重点检查环境卫生、设施运行、区域使用规范等情况，发现问题及时督促整改；（二）后勤保障部门负责办公区域水电、消防、空调、电梯等设施的日常维护，建立设施维护台账，定期开展检修；接到设施损坏报修后，需在24小时内响应处置，确保设施尽快恢复正常运行；（三）各部门需配合行政部门、后勤保障部门开展办公区域维护工作，及时反馈区域使用中存在的问题；员工发现区域设施损坏、环境问题等，需及时向相关部门报告。第五章监督考核与奖惩第二十二条监督检查机制：（一）日常监督：行政部门联合后勤保障部门开展办公区域日常监督检查，对违反本制度的行为及时制止并督促整改，做好检查记录；（二）定期检查：办公区域划分管理小组每季度组织一次全面检查，结合日常巡查情况，对各部门办公区域使用与维护管理工作进行综合评估，形成检查报告，通报检查结果；（三）专项检查：针对重大节日、重要活动、区域调整后等特殊情况，组织开展专项检查，确保办公区域管理符合相关要求；（四）员工监督：鼓励员工对办公区域管理工作进行监督，对违反本制度的行为可向行政部门举报；行政部门对举报信息及时核实处理，并为举报人保密。第二十三条考核评价：公司将办公区域划分与管理工作纳入各部门及员工的绩效考核体系，考核指标包括区域使用规范度、环境卫生整洁度、设施维护及时性、问题整改配合度等；考核结果与部门绩效奖金、评优评先直接挂钩；对员工个人涉及的区域使用情况，纳入个人绩效考核，作为岗位评价的参考依据。第二十四条奖励措施：对在办公区域划分与管理工作中表现突出的部门、个人，公司给予通报表扬及相应奖励：（一）部门奖励：季度或年度考核优秀的部门，授予“办公区域管理优秀部门”称号，发放团队奖金；（二）个人奖励：严格遵守本制度，自觉维护办公区域环境、积极参与区域维护工作、及时发现重大安全隐患并提出合理化建议的员工，给予通报表扬、发放个人奖金或荣誉证书。第二十五条惩处措施：对违反本制度规定，未落实办公区域管理责任、违规使用办公区域的部门、个人，公司视情节轻重给予相应惩处：（一）部门惩处：考核不合格的部门，给予通报批评，扣减部门绩效奖金；多次考核不合格或存在严重违规行为的，追究部门负责人责任；（二）个人惩处：存在随意堆放物品、损坏公共设施、擅自调整办公区域、违规进入医疗辅助办公区等行为的，给予通报批评、扣