【《湖南S工程有限公司的材料采购验货及付款流程设计》5700字】

湖南S工程有限公司的材料采购验货及付款流程设计目录TOC\o"1-3"\h\u31482一、湖南创建业工程有限公司简介 一、湖南创建业工程有限公司简介湖南创建业工程有限公司成立于2021年04月27日，经营范围包括通信设施安装工程服务；智能化安装工程服务；楼宇设备自控系统工程服务；钢结构工程专业承包；园林绿化工程、金属门窗工程、建筑防水、防腐保温工程、电力工程、城市及道路照明工程、房屋建筑工程、路牌、路标、广告牌安装的施工；环保工程专业承包；电气防火技术检测服务等等。二、湖南创建业工程有限公司采购到付款流程现状①计划采购环节企业采购计划员将根据企业条件、生产和销售，市场动向和市场结构的影响，以科学的方式进行采购计划，负责库存和缺料的协调平衡工作。此外，采购计划部也为确保采购业务正常运行，对于物料计划，采取实单与虚单共同下达的办法。图1公司采购流程图②材料请购环节公司采用了简化申购程序，请购人可直接从计算机系统中查找所需材料，填入材料的数量规格及其他基本情况，则请购流程结束。从采购的全过程来看，请购人可随时了解采购请求是否发生。与此同时，企业还设立了采购申请，按照物资种类或者劳务类型，明确管理部门，赋予请购权，明确每个人的职责权限和请购的具体程序。③采购价格确定环节公司完善了这一环节的采购定价机制并具有科学性、采购价格的合理制定。公司也着重分析了重要物资供求形势和价格走势，用这种方法决定购买价格。④供应商选择环节企业通过网络信息技术，将物料采购信息进行集合，并介绍队伍，这就便于团队了解行情，认证和挑选供应商，对公司供应商进行认证与筛选，需有领导签字，企业也要经常考核供应商的业绩，并且应该进行等级管理。并在企业中成立供应商反馈办公室，具体负责搜集供应商反馈及投诉。持续对供应商的日常管理进行规范，提升采购质量，减少采购成本，建立长期对等供求关系。⑤采购合同订立环节公司财务部门应把合同信息与供应商所提供发票核对清楚，保证在支付之前保持一致，并收存供应商发票。企业取消审核发票环节，以提高效率。公司行政采购和付款环节无需批准，并对支付的确认与调整请有关授权部门核准。企业对供应商建立对账制度，从而使企业与供应商账务更清楚，更精准。⑥管理供应环节管理供应环节有可能面临采购合同执行的追踪、忽略了运输过程中保险风险问题、选择运输方式不恰当的危险。在这一环节中，企业追踪采购合同中的重大条款，根据物资特性及其他因素，选用合理运输方式，办理投保等，同时，将采购过程中各个环节工作情况进行记录，在整个过程中实行登记制度，保证可追溯性。三、湖南创建业工程有限公司采购付款环节存在的问题采购环节具自然复杂性，这些环节大都与资金流通紧密相连。只要在这几个环节上有失误，它给企业带来了致命打击。对大多数企业而言，采购付款中主要包括如下三个方面的不足：供应商的选择不明、预算制度不尽合理、原料审批及入库制度不够完善。现对上述问题逐一剖析如下。（一）供应商审核漏洞明显国内湖南创建业工程有限公司近几年一直没有达到增强企业综合竞争力这一方针，而从前两起建材欺诈案件中也可以发现，企业在内部管理及采购等方面都存在着严重问题。从平时采购流程来看，只要合同中载明，签订合同的厂家和供货厂家不属于同一厂家这类现象还比较普遍。但这一办法可能很难确保供应商所供应的原料达标。湖南创建业工程有限公司亦未按照流程导向，供应商选择流程不健全等。而购买时因为对于已设定供应商名单有严重依耐性，这无形中加大了对采购人员敲诈的概率。同时，另一方面，采购人员还可“合作”供应商，在企业采购名单中，列入了规模与质量均不合格供应方。但作为企业中相对隐蔽的环节，采购行为本身是企业隐私的一部分，对外人而言，这一环节和它的不透明性，甚至对企业其他部门，乃至监察机关也不例外，均难以把握全貌。正因如此，无论哪个企业，在生产时，都要投入很多人力资源。其原因也许是企业内部缺乏控制制度，奖惩制度不够健全，这一不够健全的系统将使采购人员舞弊所需费用大为减少，无形中促使财务人员有可能舞弊。每次采购物品出现质量问题后，企业内部处理薄弱，起不到“杀鸡儆猴”作用，而这又使更多人冒着风险，向供应商要回扣款。随着时间的推移，企业形象也将在这恶性损耗的过程中荡然无存，终于失去了市场竞争力。（二）采购预算不健全湖南创建业工程有限公司购置时，往往大量地需要各种原料，这就需要企业进行采购预算。但对于当前改企业，库存上蹲点比较多，经常会出现库存方面易出现积压或者不足现象，积压的存货会增加存货的费用，而且库存的缺乏，不但制约了企业正常的生产，而在补充库存过程中，也给企业正常资金安排造成了一些动摇。（三）审批流程有待提高目前，湖南创建业工程有限公司合同审批标准不到位，公司采购业务未按要求办理合同审批。合同审查流程和采购业务流程相分离。合同未经审核通过。也无法查出违反条款的契约，造成购买时实际产品同购买产品预期价格、规格不符，为后续的生产带来了难度。（四）入库审核问题严重目前，产品入库检验仅限于量的检验、规格和其他表面内容检查，缺少实质产品质量检测。这为特许经营者提供了使用蹩脚货和谋求收益的机会。但这样做对企业十分不利。找到问题所在的时候已经太晚了，使企业遭受了无法弥补的损失。也为仓库保管员，可选择不报题，也可选择日后重报，由于举报问题之后，会有一些负担。四、采购和付款流程的优化设计（一）采购业务流程为促进采购发包定点效率的提高、减少发包周期、确保项目进度，生产材料采购实行定点发包，可参照目前设备工装采购模式进行，设置不同方法，完成生产材料采购定点发包。设置项目生命周期内含税总采购金额小于50万的材料，经PMS采购管理系统核准和有关部门电子会签，完成供应商定点定价工作；超过这一数额的生产材料实行定点定价，仍以采购商务例会的方式完成批准工作。对生产材料采购实行发包定点，根据额度的不同，实行不同的审批办法，不仅确保长春富维安道拓公司生产物资采购和发包合规性，还可以降低每周以采购商务例会方式进行审批所带来的负担，减少采购定点发包总体周期，更加利于项目管理时间点的控制，提前为项目投产做准备。在对以上生产材料购买发包流程以及购买方式进行改进后、目标价设定和管理上进行了优化，并对生产材料购买发包和定点审批进行了调整，更新的采购方式的业务流程汇总如下图2所示：图2采购业务流程优化（二）付款业务流程公司生产材料采购定点发包所涉及到的全部合同、协议，采购订单、知晓性文件、协同公司法务、业务等有关部门统一整理，确保条款在文字和意思表达上保持一致，避免各种合同协议条款相互矛盾。同时明确了生产材料的采购由供应商进入，询价、一直到发包定点和其他各阶段所涉合同协议签订的时间节点，避免了因签订不同合同协议所带来的合同协议无效和潜在法律风险。长春富维安道拓公司生产材料采购所涉及到的各合同协议文本签订顺序（由左至右）见图3。图3合同签订业务优化（三）整体改进思路和方法1.改进管理思路在改进现有内部控制组织结构的过程中，可以采用以下管理思路。（1）管理思想转变以前，企业采购部不设专司，这样往往会造成混乱，缺乏完美的程序。经过完善，材料采购部承担了企业全部材料采购任务，但是需要本部门职能体系由市场调研与物资采购决策两部分组成。（2）管理理念转变以前，仓库里的物品常常是到期了才能找到，有的锈蚀破损。还需要建立独立的仓储部门，使仓库起到储存的作用。另外仓库管理员还需经常轮岗。定期检查企业的财产。（3）直到管理思想的变革，购买金额报告将出现漏洞。所以需要设立一个价格委员会，允许企业多个部门结合市场调研和采购部的实际市场情况参与供应商选择过程。（4）直到管理思想的变革，各部门遇事相互推卸。因此，本案可就质监部门操作作出明确规定，并把质监部门从生产部门中分离出来，而要想发挥质检部门的得仅，企业也要执行没有质检报告的不收人、不付费管理模式。（5）直到管理思想的变革，笔者在采购过程中，碰到过不合理申报，消费等问题，无部门负责。尽管设立了以采购监管为主业的综合管理部门，为企业生产中采购行为做一些规范通，但有些采购细节，该部仍不可能面面俱到，只有在部门运行更深层次改革后，才会被慢慢排除在外。通过以上情况进行预测，并加以改进，企业在采购，管理等方面都有了较大改变。通过内外控制采购成本，制定了企业成本控制的协议，减少了下次长期合同购买的交易成本，实行成本管理，通过有效管理，减少你长安采购成本思想水平与人，机构、管理体系建立及执行配合外部供应链。2.进行制度化采购管理程序的建立和实施清晰划分各个岗位，明确采购与支付流程中各个部门责任，是采购与管理程序建设全过程关键一环，只有对这一领域有了清晰明确的计划，采购的全过程才会有条不紊地展开，进而获得了较好的购买与付款内部控制效果。图4公司采购职责划分采购预算职能不断加强，健全采购审批制度。企业唯有以合理采购预算体系为前提，才充分利用了各项采购资金。另外，在购买时各项工作均需提前审批，并且要严格遵守有关采购审批权限。没有计划批准和审核的采购计划，不执行计划。另外在采购预算的审核中，需要厘清各个部门之间的职权与划分。对大于一定量的大规模采购决策而言，企业管理层的集体决策是十分必要的。采购预算是企业总预算中的一个重要环节，还需要企业加强对这方面工作的关注，进一步加强采购预算的功能。唯有如此，才能够确保企业采购预算制定合理，对于优化公共资金配置有一定积极意义。制定科学的采购程序，需要各采购环节都以审批后的采购清单为依据。严格执行购买内容，对供应商及采购价格进行合理的界定。在具体采购流程上，要求商家采取询价，比价等方式、价格谈判及定价程序，以决定最后采购。询价及价格比较工作由采购部主持的价格调查小组负责，为下文定价工作的开展奠定了充足的基础。讨价还价就是负责部门与供应商协商，以制定合理采购价格。定价是商业决策者一起研究的问题。从采购过程管理的角度看，有些已达一定规模和程度的采购工作，则需采用公开招标方式，为确保采购过程合理，科学。（四）构建严格规范的采购制度，做好采购成本控制的基础工作=1\*GB3①严格的供方审核。供方审查的连接性方面的保障：企管部外管小组人员与公司签订《廉政协议》；定期开展廉政作风谈话；设置监察组进行廉政教育与廉政监察；审计部负责事后的评估审查审查。=2\*GB3②严格的采购需求控制。采购需求来源于生产计划，湖南创建业工程有限公司强大的MRP系统能分解日常物料的采购计划和送料时间，但对于关键贵重物料、长线物料和风险采购物料，执行严格的计划审批流程，甚至要求：2页或以上的必需有经办人和审批人（即直接主管）每页签字或进行齐缝式签字方可下达采购订单。=3\*GB3③严格的入厂检验控制。湖南创建业工程有限公司在行业内最有特色的质量控制亮点之一就是设立了专门的来料筛选部门，从事所有外购布料的全检和抽检。筛选部门独立于采购部门、外管部门和物资管理部门，同时系统反馈物料质量结果，在供应商资质评价中进行应用。对入库材料进行严格的检验，并办理入库手续。不合格不合格判定合格供应商样品质检供应商送样开发供应采购计划判定合格供应商样品质检供应商送样开发供应采购计划检验入库跟进材料到位情况下订单接技术材料清单建立合格供应商名册检验入库跟进材料到位情况下订单接技术材料清单建立合格供应商名册供应商评审付款申请供应商评审付款申请图5采购入库流程图（五）选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同针对供应商管理体制的不稳定性，采用供应商等级评价制度，并制定相应供应商的日常管理制度。1.供应商等级评价制度，主要从以下六个方面综合评定。（1）质量情况：40%×（1-不合格件数/总交货件数）；（2）交付及时性：40%×（1-迟交货项数/总交货项数）；（3）服务质量及时性：10%（服务质量好、服务及时率95%以上10%；服务及时率低于95%，高于85%为8%，服务及时率低于80%，高于60%为5%；服务及时率低于50%为0）；(4)IS09001:2000(10%):是否通过IS09001:2015标准审核，通过10%，否则0.（5）售后（10%）：问题未按指定时间回复、处理每次扣1%，回复不具体、不确实、未处理或处理不达公司要求每次扣2%。（6）付款方式（10%）：月结10%，款到发货5%根据以上六个标准评分最终评定供应商等级，来决定是否可成为本公司可合作的供应商。表1供应商等级评价表考核比率考核评级考评结果处理供方类别对级别的要求≥91%A优先采购一类供方必须满足A级要求81%~90%B能够保证基本的生产需要，作为次级采购对象对待，可进行非重要采购对象。二类供方必须满足B级及以上要求71%~80%C不可进行重要辅料，高价值物料的采购，只可作为对产品最终性能或质量无直接影响的物料。/≤70%D(不合格)直接淘汰，不予再次采购/企业需要加强对供应商的管理，不断开发新的供应商，促进竞争的新局面。供需双方必须要相互信任，构建诚信合作的良好关系，才能实现采购过程中的双赢局面，如果这种互惠互利的诚信关系无法树立，势必会导致到企业的居高不下，因此，必须要加强供应商的有效管理，改善供购交易关系，重新整合供应商群体，吸纳行业中具有一定竞争实力的供应商进入采购目标范围中，加快供应商市场的开发和培养。参考文献[1]王欣.深圳C公司原材料采购项目流程优化设计研究.深圳大学,2019.[2]郭兴月.制造业企业采购内控流程的设计与控制研究[J].纳税,2020,000(010):P.89-91.[3]张喆先.E企业物资应急采购的流程管理与改进[J].2019.[4]何为.S海外电力公司物资采购管理优化研究[D].华南理工大学,2019.[5]曹叶丛.原材料采购与付款内部控制设计探究[J].