员工离职手续办理全流程示范文档

员工离职手续办理全流程示范文档一、离职前沟通与申请阶段（一）离职意向沟通员工因个人发展、职业规划调整或其他合理原因考虑离职时，应优先与直属上级面对面沟通，坦诚说明离职意向及初步原因。沟通中需同步提及工作交接的初步设想，便于团队提前规划工作衔接。若为公司方提出的解除劳动关系（如绩效考核不达标、组织架构调整等），HR部门应提前以书面形式（或面谈）告知员工，明确解除依据及后续流程安排。（二）书面离职申请提交1.主动离职申请：员工需在计划离职日期前，按《劳动合同法》要求提交书面离职申请（试用期员工提前3日，正式员工提前30日）。申请需包含离职日期、工作交接计划、离职原因简述（非必填，但建议清晰说明以减少误解），并通过邮件+纸质版形式分别提交直属上级及HR部门备案。2.被动离职通知：公司方提出解除时，HR需向员工出具《解除劳动合同通知书》，明确解除事由、生效日期及经济补偿/赔偿方案（符合法定情形时），并要求员工签收确认。二、离职审批流程（一）部门内部审批直属上级收到离职申请后，需在3个工作日内评估工作交接的可行性，同步与员工确认最终离职日期（需满足法定提前通知期，或双方协商一致缩短/延长）。部门负责人需结合团队工作安排，审批是否同意离职申请，并在《离职审批表》中签署意见。（二）HR部门介入与跨部门审批HR部门收到部门提交的审批材料后，需开展以下工作：劳动合同及福利核查：确认劳动合同期限、试用期状态、社保公积金缴纳情况、未结算薪资/奖金等；竞业限制/保密协议核查：若员工涉及核心业务或保密岗位，需提醒其履行《竞业限制协议》《保密协议》约定；跨部门审批：如需公司高层（如总经理）审批，HR需将材料同步至对应层级，确保流程合规。三、工作交接实施（一）交接内容清单员工需与接手人（或团队）完成以下内容的交接，形成书面《工作交接清单》：业务类：未完成项目进度、客户/供应商联络方式及合作细节、日常工作流程文档；资产类：公司配发的电脑、办公设备、钥匙、门禁卡等（需逐项登记并签字确认）；权限类：邮件账号、内部系统账号（如OA、CRM）、服务器权限的注销/转移；财务类：备用金、未报销费用、借款的清算（需附财务部门确认单）。（二）交接方式与监交1.交接方式：优先采用面对面交接+书面清单确认的形式，复杂业务可辅以视频录屏、操作手册等工具；2.监交人：直属上级或指定同事需全程参与重要岗位的交接，确保交接内容完整、责任清晰。交接完成后，监交人需在《工作交接清单》签字确认。四、离职手续办理（HR主导）（一）劳动合同解除与证明开具1.双方确认离职日期后，HR需在离职当日（或法定时效内）向员工出具《解除/终止劳动合同证明》，注明离职类型（辞职、辞退、合同到期等）、在职期间、岗位信息，该证明为员工后续入职新单位的必备材料；2.员工需返还公司持有的劳动合同原件（若有），HR更新员工劳动关系状态。（二）薪资与福利结算1.薪资结算：离职当月工资按实际出勤天数结算，于公司次月发薪日（或双方协商的日期）发放；涉及奖金、加班费、未休年假工资等，需按公司制度及法律规定核算；2.经济补偿/赔偿：若属公司违法解除或符合法定补偿情形（如协商解除、裁员等），HR需在离职前与员工确认补偿金额及支付时间（通常为离职时或次月发薪日）；3.社保公积金处理：HR需在离职当月完成社保、公积金的停缴申报，并协助员工办理转移手续（员工需提供新单位账户信息或个人接收账户）。（三）档案与证件处理1.员工个人档案（若由公司保管）需在离职后15日内转移至员工指定的新单位或户籍地人才中心，HR需提供《档案转移函》；2.员工需返还公司配发的各类证件（如岗位资格证、门禁卡等），并在《离职物品返还清单》签字确认。五、离职后事项说明（一）竞业限制与保密义务若员工签署过《竞业限制协议》，需严格遵守协议约定的竞业限制期限（通常不超过2年），公司将按约定支付竞业限制补偿金；无论是否签署协议，员工均需履行保密义务，不得泄露公司商业秘密、客户信息等。（二）后续沟通与证明补开1.离职后如需补开离职证明、收入证明或咨询社保公积金问题，可联系原公司HR部门，按流程提交申请；2.若因工作交接遗漏导致公司损失，公司保留追究责任的权利（需有书面证据支撑）。六、特殊情况处理（一）试用期离职试用期员工提前3日提交离职申请（书面或口头均可，建议书面留痕），无需复杂审批，完成工作交接后即可办理离职手续，薪资按实际出勤结算。（二）紧急离职（如突发疾病、家庭重大变故）员工可与公司协商缩短离职通知期，公司应视情况灵活处理。HR需确保离职手续合规，同时保障员工权益（如薪资结算、证明开具不受影响）。（三）离职纠纷处理若双方就离职原因、经济补偿等产生争议，可通过劳动仲裁、协商调解等方式解决。建议员工保留离职申请、沟通记录、薪资条等证据，公司也需留存审批材料、交接清单等文件。注意事项1.所有书面材料（申请、清单、证明等）需妥善留存，公司与员工各执一份；2.离职流程需严格遵守《劳动合同法》及公司制度，