放弃投标申请书规范写法

在商业招投标活动中，因项目需求调整、企业自身资质变化、成本测算偏差等原因，投标方可能需要依规退出投标流程。放弃投标申请书作为正式退出的书面凭证，既是对招标方的尊重与合规反馈，也是企业维护商业信誉、规避法律风险的必要操作。本文将从核心要素、格式规范、撰写要点、注意事项及示例参考五个维度，系统讲解其规范写法。一、申请书的核心要素一份完整的放弃投标申请书，需包含以下关键内容，确保信息准确、逻辑清晰：（一）标题标题需简洁明确，直接体现文件用途，例如：《关于放弃[项目名称]投标的申请书》或《放弃[项目名称]投标申请书》。避免使用模糊表述，确保招标方快速识别文件性质。（二）称谓顶格写明招标方名称（需与招标文件中的“招标人”“招标代理机构”名称完全一致），例如：“致[XX招标有限公司/XX单位招标采购部]：”。称谓需正式、准确，体现对招标流程的尊重。（三）正文正文是申请书的核心，需围绕“为何放弃”“如何保障合规退出”展开，逻辑清晰、表述客观：1.项目信息说明：明确提及投标项目的全称、招标编号（若有），例如：“我司于[具体时间]获取了贵方[项目名称]（招标编号：[XXX]）的招标文件，原计划参与本次投标活动。”2.放弃原因阐述：需客观真实、简洁得体，避免过度渲染或编造理由。常见合规理由包括：企业战略调整，业务重心与项目需求不匹配；技术方案评估后，暂不具备满足招标文件核心要求的能力；成本测算超出预算，商业可行性不足；不可抗力或突发状况（如政策变动、核心团队突发变故）。*示例表述*：“经我司内部技术评审与成本核算，因项目核心技术要求与我司现有研发方向存在偏差，且短期内无法完成技术适配，故决定放弃本次投标。”3.承诺与声明：需体现企业的合规性与责任感，例如：承诺未泄露招标文件中的保密信息；声明放弃投标后，不再以任何形式干扰后续招标流程；若涉及投标保证金，可说明“请贵方依规办理保证金退还事宜，我司将配合提供相关材料”（需结合招标文件要求）。4.其他说明（可选）：如因放弃投标给招标方带来不便，可简要致歉，例如：“因我司决策给贵方招标工作带来的不便，深表歉意。”（四）结尾以礼貌性语句收尾，例如：“特此申请，望予批准（或‘望予理解’）。”（五）落款需包含：投标方全称（与营业执照、投标报名信息一致）；法定代表人或授权代表签字（需手写，或加盖人名章）；单位公章（需清晰、完整，与企业名称一致）；申请日期（需与提交时间逻辑相符，建议精确到日）。二、格式规范要求除内容合规外，格式的规范性直接影响申请书的正式性与有效性，需注意以下细节：（一）纸张与排版采用A4纸打印，页面边距设置为上下2.5cm、左右3cm（或遵循招标方特殊要求）；字体为宋体，字号小四，段落行距1.5倍，确保阅读舒适；正文段落首行缩进2字符，标题可加粗、居中，与正文形成视觉区分。（二）签署要求签字需为亲笔手写（或授权代表签字），不得打印；公章需覆盖企业名称与日期，确保骑年盖月；若招标方要求提供扫描件，需保证签字、盖章清晰可辨，避免模糊或变形。（三）附件（可选）若招标方要求提供放弃投标的补充材料（如内部决策文件、不可抗力证明等），需在申请书后注明“附件：1.《[文件名称]》”，并按顺序装订。三、撰写要点与技巧为确保申请书既合规又能维护企业形象，需把握以下撰写原则：（一）语言风格：正式简洁，避免模糊表述禁用口语化、情绪化表达，例如“我们觉得这个项目做不了”需改为“经综合评估，我司决定放弃本次投标”；避免使用“大概”“可能”等模糊措辞，原因阐述需具体、有说服力（如技术原因需说明核心技术差异，而非泛泛而谈）。（二）逻辑结构：条理清晰，因果明确遵循“项目背景→放弃原因→合规承诺→收尾致歉”的逻辑链，避免内容堆砌或逻辑跳跃；若存在多个放弃原因，可分点阐述（但需控制数量，避免显得企业准备不足）。（三）合规性：贴合招标要求，规避法律风险严格遵循招标文件中关于“放弃投标”的条款（如提交时间、材料要求）；若招标方明确禁止“无正当理由放弃投标”，需在申请书中说明合理依据（如技术、成本等客观因素），避免被认定为恶意弃标。（四）沟通前置：书面申请前，先口头反馈建议在提交申请书前，通过邮件或电话与招标方经办人沟通，说明放弃意向及原因，减少对方工作被动；书面申请中可提及“已与贵方经办人[XXX]沟通确认”，体现企业的主动性与责任感。四、注意事项（一）时效性：截止前提交，避免逾期需在招标文件规定的“投标截止时间”前提交申请书，逾期提交可能被视为“未放弃投标”，导致保证金被扣或影响企业信誉；若招标方无明确时间要求，建议在开标前3个工作日提交，预留对方处理时间。（二）留存备份：电子、纸质双存档提交申请书时，需留存扫描件（或复印件），并记录提交时间、收件人（或邮箱），便于后续查询；若通过邮寄方式提交，需选择挂号信或快递（保留回执），避免文件丢失。（三）后续衔接：跟进保证金退还若涉及投标保证金，需在申请书中明确“请依规退还”，并在提交后主动联系招标方，询问退还流程及时间；准备好保证金退还所需材料（如收据、账户信息等），确保流程顺畅。（四）信誉维护：理由真实，态度诚恳放弃原因需基于事实，避免编造虚假理由（如谎称“技术故障”实则“价格过高”），否则可能影响企业在行业内的信誉；语气需谦逊得体，体现对招标方工作的尊重，为未来潜在合作留有余地。五、参考示例以下为一份放弃投标申请书的参考模板，企业可根据实际情况调整内容：---关于放弃[XX智慧园区建设项目]投标的申请书致[XX招标代理有限公司]：我司于[2024年X月X日]获取了贵方[XX智慧园区建设项目]（招标编号：[ZBCG-2024-XXX]）的招标文件，原计划参与本次投标活动。经我司技术团队对招标文件核心要求的深度评估，结合企业现有业务布局与成本测算，因项目“物联网感知层全覆盖”的技术标准超出我司当前研发能力范围，且短期内无法完成技术攻坚与资源调配，故决定放弃本次投标。我司承诺：1.未以任何形式泄露招标文件中的保密信息；2.放弃投标后，不再参与本次招标的后续环节，不干扰其他投标方的正常竞争；3.请贵方依规办理投标保证金（金额：[XXX]）的退还事宜，我司将配合提供相关材料。因我司决策给贵方招标工作带来的不便，深表歉意。特此申请，望予理解。申请单位（公章）：XX科技有限公司法定代表人（签字）：XXX申请日期：2024年X月X日---六、总结放弃投标申请书并非简单的“退出声明”，而是企业合规管理、信誉维护的重要载体。通过明确