行政办公文档归档标准化手册

行政办公文档归档标准化手册一、手册目的与适用范围本手册旨在规范公司行政办公文档的归档流程，保证文档管理的系统性、安全性与可追溯性，提升行政工作效率，保障重要信息长期有效利用。适用于公司各部门在日常行政管理、业务运营中形成的各类纸质及电子文档，包括但不限于会议纪要、规章制度、请示报告、合同协议、人事档案、财务凭证（非涉密类）、项目资料等。二、行政文档归档全流程操作指南（一）文档形成与初步审核文档起草：各部门根据工作需求起草文档，内容需完整、准确，符合公文格式规范（如标题、主送机关、附件、发文机关、日期等要素齐全）。部门审核：文档起草完成后，需经部门负责人*审核，重点核对内容的合规性、逻辑性及与部门职责的关联性，审核通过后签字确认。会签（如需）：涉及多部门协作的文档，需由相关部门负责人*会签，保证无争议后进入下一步流程。（二）文档分类与整理分类标准：按照“年度-部门-文种-密级”四级分类法执行：年度：以文档形成自然年度为准（如2024年）；部门：按文档形成部门划分（如行政部、人力资源部、财务部）；文种：按文档类型划分（如会议纪要、请示报告、合同等）；密级：根据信息敏感度划分为“普通”“内部”“秘密”三级（密级划分由部门负责人*核定）。排序与编页：纸质文档：按时间顺序或逻辑关系排序，使用阿拉伯数字连续编页（单页右下角，双页左下角）；电子文档：以“部门-文种-日期-序号”命名（如“行政部-会议纪要-20240520-001”），按文件夹层级分类存储。（三）文档编号与登记编号规则：文档编号统一为“部门简称-年度-文种代码-序号”，例如：“XZB-2024-HJ-001”（行政部-2024-会议纪要-001）。文种代码参照公司《公文管理办法》执行（如HJ代表会议纪要，QS代表请示报告）。登记备案：纸质文档：填写《行政文档归档登记表》（见模板1），注明文档名称、编号、形成日期、页数、密级、保管期限、移交人、接收人等信息；电子文档：在公司OA系统“文档管理模块”中录入相同信息，并电子版文件，保证与纸质文档一致。（四）文档装订与封装装订要求：纸质文档采用左侧装订，超过20页的需加装封面（含文档名称、编号、日期、部门）和封底，使用不锈钢订书钉或装订机固定，避免散页。封装标识：档案袋/档案盒正面需粘贴《档案标签》（见模板2），标注“部门、年度、文种、起止日期、总页数、密级、保管期限”等信息，标签使用统一规格（A4纸打印，粘贴于档案袋右上角）。（五）移交与入库管理移交流程：每月最后一个工作日，各部门将当月归档文档移交至行政部档案管理员*；移交时，双方共同核对《行政文档归档登记表》与实物文档，确认无误后在登记表上签字，各执一份留存。入库存放：纸质文档：按分类规则存入专用档案柜，柜体标注“部门-年度-文种”信息，档案柜钥匙由行政部档案管理员*统一保管；电子文档：存储于公司指定服务器，定期进行备份（每周一次），备份介质由行政部专人保管。（六）借阅与归还管理借阅申请：员工因工作需要借阅文档，需填写《行政文档借阅申请表》（见模板3），经所在部门负责人及行政部负责人审批后，方可借阅。秘密级文档需经总经理*签字批准。借阅规范：纸质文档：原则上仅限在档案室阅览，确需带出需经行政部批准，借阅期限不超过3个工作日；电子文档：通过OA系统在线查阅，禁止或转发，涉密文档需经权限审批。归还检查：归还时，档案管理员*需核对文档完整性，无涂改、损毁后，在借阅登记表上签字确认。（七）保管期限与销毁管理保管期限：根据文档价值划分：永久保存：公司章程、年度工作报告、重要合同、董事会决议等；长期保存（10-30年）：规章制度、会议纪要、人事档案、项目资料等；短期保存（3-5年）：日常通知、工作计划、非重要函件等。销毁流程：保管期限届满的文档，由行政部编制《销毁文档清单》，经行政部负责人及总经理审核后，至少2人共同监销；销毁过程需记录《销毁文档登记表》（见模板4），注明销毁日期、监销人、销毁方式（如碎纸机处理），保证信息无法恢复。三、行政文档归档模板示例模板1：行政文档归档登记表文档名称编号形成部门形成日期页数密级保管期限移交人接收人移交日期2024年5月行政例会纪要XZB-2024-HJ-001行政部2024-05-208普通10年张*李*2024-05-312024年员工招聘计划XZB-2024-QS-002人力资源部2024-05-155内部长期王*李*2024-05-31模板2：档案标签（A4纸横向打印，右上角粘贴）部门：行政部年度：2024年文种：会议纪要起止日期：2024-05-01至2024-05-31总页数：页密级：普通保管期限：10年模板3：行政文档借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期赵*市场部2024-06-012024-06-03借阅文档名称编号密级借阅原因2024年市场推广方案XZB-2024-FG-001内部制定部门月度计划部门负责人意见行政部负责人意见总经理意见同意签字：刘*同意签字：李*同意签字：孙*模板4：销毁文档登记表文档名称编号保管期限销毁日期总页数监销人销毁方式备注2023年日常通知汇总XZB-2023-TZ-0015年2024-05-2030李、周碎纸机处理已审核四、归档管理常见问题与规避建议（一）文档分类不准确问题表现：部门间文档交叉分类，或文种代码使用错误。规避建议：定期组织档案管理培训，明确分类标准及文种代码表，行政部每月对各部门归档文档进行分类核查。（二）编号规则不统一问题表现：同一部门文档编号格式不一致，导致检索困难。规避建议：由行政部统一编制《文档编号规则手册》，并在OA系统中设置编号自动功能，减少人工操作误差。（三）借阅流程不规范问题表现：未审批借阅、超期未还、文档损毁未登记。规避建议：强化借阅审批权限管理，档案管理员每日核查借阅记录，对超期文档及时提醒；建立借阅文档损坏赔偿机制。（四）电子文档备份缺失问题表现：电子文档未定期备份，或存储介质损坏导致信息丢失。规避建议：制定电子文档备份计划，采用“本地备份+云端备份”双重模式，每季度对备份数据进行恢复测