企业文件档案管理系统文件分类与归档流程规范

企业文件档案管理系统文件分类与归档流程规范一、适用范围与场景本规范适用于企业内部各部门（包括行政部、财务部、人力资源部、业务部等）在文件档案管理系统中的文件分类、整理、归档及日常管理工作，涵盖纸质文件与电子文件的全生命周期管理场景。具体包括：新文件的即时分类与初步登记；跨部门协作文件的统一归档标准；年度/季度文件的批量归档与移交；历史文件的重新整理与补录；档案查询、借阅及销毁环节的依据管理。二、文件分类与归档操作流程（一）文件收集与初步整理责任主体：各部门文件形成人（如业务合同经办人、会议记录人）为文件收集第一责任人，部门指定专人（如部门文员*）负责汇总。收集范围：本部门工作中产生的具有保存价值的正式文件（含合同、报告、会议纪要、审批单、报表等）；外部单位发送需留存的重要函件、协议；部门协作中形成的需共同保存的文件副本。初步整理要求：纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹，保证无褶皱、无涂改（特殊情况需加盖“文件修改确认章”并注明修改人*及日期）；电子文件：统一保存为PDF、DOCX、XLSX等通用格式，命名格式为“部门-文件类型-日期-流水号”（例如：“财务部-费用报销单-20231001-001”）；对收集的文件进行初步排序，按时间顺序或业务逻辑分组，形成“待归档文件清单”。（二）文件分类分类依据：采用“年度-机构（部门）-问题（业务类型）”三级分类法，结合企业自身业务特点细化二级、三级类目。一级类目（按年度）：以自然年度为单位，如“2023年”“2024年”。二级类目（按机构/部门）：与企业组织架构一致，如“行政部”“财务部”“市场部”“研发中心”等。三级类目（按问题/业务类型）：各部门根据职能设置，例如：行政部：综合管理、会议管理、印章管理、后勤保障；财务部：会计核算、税务管理、费用报销、资产管理；业务部：合同管理、客户资料、项目档案、销售数据。分类标注：在文件封面或电子文件属性中标注“分类号”（格式：“年度-部门代码-业务代码”，如“2023-XZ-01”代表2023年行政部综合管理类文件），保证分类唯一性。（三）文件价值鉴定与保管期限确定鉴定主体：部门负责人会同档案管理员共同对文件价值进行鉴定。保管期限划分：永久保存：企业章程、年度经营报告、重大战略决策文件、股权变更文件、核心知识产权材料等；长期保存（10-30年）：财务年度决算报告、重要合同协议、审计报告、人力资源核心制度等；短期保存（1-10年）：日常费用报销单、部门会议纪要、普通业务函件、临时性通知等。标注方式：在文件目录中明确“保管期限”，电子文件需在归档时同步录入该字段。（四）归档范围审核审核内容：文件是否属于归档范围（避免将草稿、重复件、无价值临时文件归档）；文件是否完整（如合同需包含附件、审批流程单，会议纪要需参会人员签字确认）；分类与保管期限标注是否准确。审核流程：部门文员初步审核后，提交部门负责人复核；复核通过后，移交至档案管理员*进行最终审核；审核不通过的文件，退回部门重新整理或销毁（销毁需填写“文件销毁清单”并由部门负责人*签字确认）。（五）文件整理与编目文件排序：按分类号+时间顺序排列，同一分类号下文件按“先形成日期早、后形成日期晚”排序；日期相同的按文件流水号排序。编目要求：纸质文件：填写“归档文件目录”（模板见第三节），每类文件单独编制目录，一式两份（部门留存一份，档案室留存一份）；电子文件：在档案管理系统中录入文件信息，包括文件编号、题名、分类号、形成部门、形成日期、页数（纸质文件）、保管期限、存放位置（柜号/文件夹路径）、关键词等字段，保证信息完整可检索。装订要求：纸质文件采用线装或胶装，厚度不超过2cm，超过2cm的拆分为多册，每册单独编制目录。（六）档案移交与接收移交时间：日常文件：形成后30日内完成归档；批量文件：每季度末月25日前完成本季度文件归档；年度文件：次年1月31日前完成上一年度文件归档。移交流程：移交方（部门文员*）填写“档案移交清单”，注明文件分类、数量、移交人、移交日期；接收方（档案管理员*）核对文件数量、完整性、分类准确性，双方签字确认；电子档案移交需通过企业内部加密系统传输，接收后进行病毒扫描及备份。存放管理：纸质档案：按分类号存入档案柜，标注“类目名称”及起止日期，存放在温湿度适宜（温度14-24℃，湿度45-60%）的档案室；电子档案：存储于企业专用服务器，定期（每月）进行增量备份，每季度进行全量备份，备份数据异地存放。（七）档案保管与利用保管维护：纸质档案：每半年检查一次库房环境，防止虫蛀、霉变，破损档案及时修复；电子档案：每年对存储介质进行检测，保证数据可读，格式过时的电子文件需转换为新格式（如将旧版DOC转换为DOCX）。利用流程：内部查阅：员工填写“档案查阅申请表”，经部门负责人审批后，由档案管理员调取档案，查阅后当场归还；外部查阅：需提供单位介绍信及查阅人证件号码件，经分管领导*审批后，在档案室指定区域查阅，严禁带出；档案复制：经审批后，由档案管理员*负责复印或打印，复印件加盖“档案复印专用章”并注明“与原件一致”。三、相关模板与表单（一）归档文件目录（示例）文件编号文件题名分类号形成部门形成日期页数保管期限存放位置备注2023-XZ-0012023年度行政工作计划2023-XZ-01行政部2023-01-058长期柜号A-01-01含附件2份2023-CW-015第三季度费用报销汇总表2023-CW-03财务部2023-07-2015短期柜号B-03-05（二）档案移交清单（示例）移交日期移交部门文件分类数量（份/件）移交人接收人备注2023-10-25市场部合同管理25**含2023年Q3销售合同2023-10-25人力资源部人事管理18**含员工入职登记表（三）档案查阅申请表（示例）申请人部门查阅日期查阅文件题名/编号用途部门负责人审批档案管理员签字赵六*研发部2023-11-102023-XF-003项目复盘刘七*四、执行要点与注意事项分类标准统一性：各部门需严格按照企业分类标准执行，不得自行增设类目或调整分类逻辑，确需调整需提交档案管理委员会*审批。归档及时性：严禁积压文件，跨季度归档文件需在下一季度首月10日前完成，逾期未归档将纳入部门绩效考核。文件完整性：归档文件需包含所有审批环节及附件，如合同缺少对方公章或审批流程不全的，档案管理员*有权拒收。电子文件管理：电子文件后需及时至档案管理系统，严禁通过个人邮箱、等非指定渠道传输；涉密电子文件需加密存储，访问权限严格控制