团队协作会议记录模板及规范

团队协作会议记录模板及规范一、适用会议类型与情境项目例会：定期同步项目进度、解决执行问题、规划下一阶段任务；跨部门协调会：推动多部门协作事项，明确职责分工与资源需求；问题复盘会：针对项目或工作中出现的失误、风险进行原因分析及改进；阶段性总结会：回顾周期内工作成果，提炼经验并规划后续方向；专项研讨会：聚焦特定议题（如流程优化、方案设计等）进行深入讨论并形成结论。二、会议记录全流程操作指引（一）会前准备：奠定记录基础明确会议目标与议程提前与主持人沟通，确认会议核心目标（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门数据对接卡点”）及详细议程（含各议题讨论时长、负责人）。若议程未提前明确，需在会议开始时快速记录，避免后续记录偏离方向。确认参会人员与分工记录参会人员名单（含姓名、部门、职务），标注核心决策人（如项目经理、产品负责人）及信息提供方（如技术代表、市场专员）。若有缺席人员，需注明原因（如“出差”“项目冲突”）并确认其是否需同步会议纪要。准备记录工具与模板提前打印或打开电子版会议记录模板（见第三部分），准备好记录工具（如电脑、笔记本、录音设备，需提前征得参会者同意录音）。对复杂议题（如技术方案、数据报表），可提前准备空白表格或图表，方便实时填写关键信息。（二）会中记录：聚焦核心信息记录基础信息会议开始后，第一时间填写模板中的“会议基本信息”栏，包括：会议名称（建议格式：“[项目/部门]+[会议类型]+[日期]”，如“项目周会-20230815”）；会议时间（起止时间，精确到分钟，如“14:00-16:30”）；会议地点（线上需注明会议平台及，线下注明具体会议室）；主持人、记录人姓名；参会人员（按“部门+姓名+职务”格式，如“产品部–经理”）；缺席人员及原因（如“研发部–因客户需求评审会议缺席”）。按议程记录讨论要点以议程为逐项记录各议题的讨论内容，重点关注：核心观点：每位发言人的关键意见（用“[发言人姓名]：”开头，如“[]：用户反馈的核心问题是登录流程繁琐，建议简化验证步骤”）；争议点：讨论中存在分歧的内容，需客观记录不同立场及依据（如“[技术部-]：当前技术架构暂不支持简化验证，需2周开发周期；[产品部-]：建议优先保障用户体验，可协调资源加班”）；数据支撑：涉及的数据、案例（如“近30天用户登录失败率15%，其中验证码错误占比60%”）。避免逐字记录，提炼关键词句，用符号标注重点（如“→”表示结论，“！”表示需关注的风险）。提炼决议与行动项每个议题讨论结束后，与主持人确认决议内容（明确“是/否”或具体方案），记录在“决议事项”栏；对需执行的任务，同步记录“行动项”，包括：任务描述（简洁明确，如“优化登录验证流程，减少验证步骤”）；负责人（具体到姓名+职务，如“研发部–技术组长”）；截止时间（精确到日期，如“20230825前完成开发”）；所需资源（如“需设计部提供新版UI界面图”）。（三）会后整理：保证信息准确与落地核对与补充信息会议结束后2小时内，根据记录内容整理初稿，重点核对：行动项的负责人、截止时间是否清晰；决议事项与讨论结论是否一致；关键数据、人名、部门名称是否有误。对模糊信息（如未明确的资源需求、待确认的截止时间），及时联系相关参会者补充，避免主观臆断。分发与归档完成初稿后，发送给主持人审核，确认无误后（建议1个工作日内反馈），在24小时内分发至所有参会人员及需知晓的相关方（如项目组、部门领导）；按公司规定格式命名文件（如“项目周会纪要-20230815-记录人*”），存储至共享文件夹或项目管理系统中，标注“会议记录”及“保密等级”（如“内部公开”“仅限项目组”）。三、标准化会议记录模板会议基本信息会议名称会议时间（起始时间-结束时间）会议地点（线上：会议平台+；线下：会议室号）主持人记录人参会人员（按“部门+姓名+职务”分行列出，如“产品部–经理”）缺席人员及原因（如“研发部–因客户会议缺席”）会议议程（按顺序列出议题及预计时长，如“1.项目进度同步（30分钟）”）讨论内容记录（按议程分点记录，每点含“议题+发言要点+争议点”，可附表格或图表）决议事项（明确结论，如“1.同步采用简化登录验证方案；2.优先级调整至最高”）行动项跟踪后续工作安排（下次会议时间、需准备的材料等，如“下次周会定于8月22日14:00，各负责人需提交进度更新”）附件清单（如“会议PPT、需求文档截图、数据报表”等）备注（其他需说明事项，如“需同步抄送上级领导”“本次会议录音已存档”）四、记录规范与风险提示客观中立，避免主观评价记录需基于事实，不添加个人观点（如避免写“的建议不合理”，可改为“提出不同意见，认为需评估技术风险”）。行动项“三明确”原则每个行动项必须明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快优化”改为“8月25日前完成登录流程优化”）。及时性与保密性会议记录需在24小时内完成分发，保证信息同步时效；涉及敏感信息（如未公开的项目计划、薪资数据）需标注“保密”，仅限相关人员查阅。版本控制与追溯重要会议记录需保存修订记录（如