合同审核与归档管理标准化模板

合同审核与归档管理标准化模板一、适用业务场景新合同签订前审核：对外合作方（如供应商、客户、服务商等）拟定的合同文本，需经内部审核确认条款合规性、风险可控性后签署；合同续签与变更管理：现有合同到期续签、条款调整（如金额、履行期限、服务范围等）时的审核与归档流程；内部合同协作审批：跨部门（如采购部、销售部、法务部、财务部等）联合起草或需多部门确认的合同流转审核；合同归档与查询：已签署合同及关联材料的分类整理、编号存储，后续查阅、审计或纠纷处理时的档案调取。二、标准化操作流程（一）合同接收与初步登记接收方：行政部或指定合同专员（**）作为统一接收入口，通过邮件、OA系统或纸质提交方式获取合同文本及附件（如合作方资质、技术协议等）。登记信息：在《合同接收登记表》（见表1）中记录合同名称、提交部门/人、提交日期、合同类型（如采购、销售、服务、租赁等）、预计签署日期、是否为续签/变更等基础信息，分配唯一合同编号（规则：年份-部门简称-流水号，如2024-采-001）。材料完整性检查：确认合同文本是否为最终版、附件是否齐全（如对方营业执照复印件、授权委托书等），若材料缺失，立即反馈提交人补充，待完整后进入下一步。（二）多维度审核流程1.业务部门初审（负责人：**）审核重点：合同内容是否与业务需求一致（如采购合同中的规格、数量、交付周期是否匹配采购申请）；合作方履约能力（过往合作记录、资质有效期等）；商业条款（价格、付款方式、违约责任等）是否符合部门预算及合作惯例。输出成果：在《合同审核意见表》（见表2）中填写初审意见，标注“同意”“需修订”或“否决”，并说明理由，签字确认后流转至法务部门。2.法务部门复审（负责人：**）审核重点：合同主体是否适格（合作方是否具备签约资格，如经营范围是否包含业务内容）；条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形）；权利义务对等性（是否存在单方面加重己方责任、减轻对方责任的格式条款）；争议解决方式（管辖法院、仲裁机构约定是否明确）。输出成果：针对业务部门初审意见及法务专项审核意见，在《合同审核意见表》中补充修订建议，对重大风险条款（如无限连带责任、管辖权不明等）需标注“高风险”并说明整改方向，签字后反馈至业务部门修订。3.财务部门会签（负责人：赵六）审核重点：合同金额与预算是否匹配；付款条件、节点、方式是否符合财务管理制度（如预付款比例、发票要求、质保金约定等）；涉税条款（税率、发票类型）是否合规。输出成果：在《合同审核意见表》“财务意见”栏签字确认，涉及资金支付的需明确“符合财务流程”或“需补充材料”。4.最终审批审批层级：根据合同金额及重要性确定审批人（如金额≤5万元由部门总监审批，5万-50万元由分管副总审批，≥50万元由总经理审批）。审批动作：审批人查阅各部门审核意见，确认无重大风险后签字批准；若存在争议，组织业务、法务、财务部门沟通协调，达成一致后再行审批。（三）合同修订与签署修订反馈：业务部门根据法务、财务部门意见修订合同文本，修订处需标注（如红色字体或下划线），并在《合同审核意见表》“修订说明”栏注明调整内容及依据。二次审核：法务部门对修订后合同进行复核，确认风险条款整改到位后，流转至最终审批人签署。签署规范：合同文本需双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章（或合同专用章），授权代表人签署的需附《授权委托书》；签署页日期需一致，骑缝章（若为多页合同）需完整覆盖页面连接处。（四）合同归档管理归档材料清单：包括最终版签署合同（原件）、合同附件（资质文件、技术协议等）、《合同审核意见表》（含各部门审核及审批记录）、授权委托书、补充协议（若有）、付款凭证（若有）等。整理与编号：按合同编号顺序整理材料，去除钉书针等金属夹，采用无酸档案盒或文件夹统一封装，在档案盒封面标注“合同编号-合同名称-年度”（如2024-采-001-设备采购合同-2024）。登记与存储：在《合同归档登记表》（见表3）中记录归档日期、档案编号、存放位置（如档案柜-第X排-第X层）、保管期限（根据合同类型确定，如一般合同保管5年，重要合同保管10年以上），电子版同步至企业档案管理系统，保证纸质与电子档案一致。借阅与销毁：内部借阅需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人及档案管理员签字，借阅期限不超过3天；到期销毁的合同需经法务部门及分管领导审批，并记录销毁清单（含合同编号、名称、销毁日期、监销人），双人监销保证彻底销毁。三、核心管理表格表1：合同接收登记表合同编号合同名称提交部门/人提交日期合同类型预计签署日期材料完整性（是/否）接收人2024-采-001设备采购合同采购部/*2024-03-01采购2024-03-15是*表2：合同审核意见表合同编号2024-采-001审核阶段初审/复审/会签审核部门业务部/法务部/财务部审核人//*赵六审核意见业务意见同意，价格符合预算，交付周期合理，建议补充合作方近三年业绩证明。法务意见同意修订，原合同“违约责任”条款未约定争议解决前置程序，需补充“双方应首先协商协商，协商不成再提交仲裁”。财务意见同意，付款方式为“3-6-1”，符合财务流程，需明确发票类型为“增值税专用发票”。修订说明已补充合作方业绩证明，修订第X条违约责任条款，明确发票类型。最终审批同意签署。审批人：*总经理审批日期：2024-03-10表3：合同归档登记表档案编号合同编号合同名称归档日期存放位置保管期限归档人借阅记录（日期/借阅人/归还日期）2024-采采-001设备采购合同2024-03-20档案柜-1排-3层10年*-四、关键管理要点（一）审核环节风险控制主体资格审核：合作方为企业的，需核对其营业执照（副本复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明；为自然人的，需核对其证件号码件，避免与无民事行为能力人或限制民事行为能力人签约。条款完整性审核：合同需包含核心要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等），避免条款遗漏导致履行争议。禁止性条款规避：严禁约定“一方放弃权利”“一方承担全部责任”等显失公平条款，或违反法律强制性规定（如“约定争议解决方式为对方所在地法院”需明确具体法院名称）。（二）归档规范要求材料一致性：归档的合同文本需与最终签署文本完全一致，复印件需注明“与原件核对无异”并加盖公章，电子版需为PDF格式（防止篡改）。分类存储逻辑：按合同类型（采购、销售、服务等）或年度分类存放，同类合同按编号顺序排列，便于快速检索。电子备份管理：电子档案需定期备份（如每月一次），存储于企业内部服务器或加密云盘，避免因设备故障或病毒导致数据丢失。（三）保密与时效管理保密义务：接触合同审核及归档材料的人员（如法务、