办公文案书写标准化指南信息采集表格

办公文案书写标准化指南信息采集表格一、适用场景与价值在办公场景中，无论是企业内部通知、对外宣传文案、工作报告还是制度文件，规范的文案书写能保证信息传递准确、高效，同时维护品牌形象或组织专业性。本表格适用于以下场景：部门协作：市场部、行政部、人力资源部等跨部门文案需求对接，统一风格与核心信息；新人培训：作为文案书写的标准化工具，帮助新员工快速掌握文案要素与规范；流程管控：对文案从需求提出到定稿的全流程信息记录，保证责任到岗、节点可控；品牌一致性：对外宣传类文案（如产品介绍、活动通知）的品牌调性、关键词统一管理。二、标准化操作流程1.明确文案目标与受众目标定位：清晰界定文案的核心目的，是“告知信息”（如会议通知）、“引导行动”（如活动报名）还是“传递价值”（如品牌故事）；受众分析：确定文案接收对象（内部员工/外部客户/合作伙伴），明确其背景、需求及语言习惯（如对technical受众可专业术语，对大众受众需通俗化）。2.提取核心要素与品牌要求核心信息：列出文案必须包含的关键内容（如活动时间、地点、报名方式；产品核心功能、优势）；品牌调性：根据品牌手册确定语气风格（如正式严谨、亲切活泼、简洁专业）、核心关键词（如“创新”“高效”“用户至上”）；合规要求：若涉及行业规范（如医疗、金融），需明确需规避的敏感表述及必要声明。3.采集基础信息并填写模板根据后续“信息采集模板结构”，逐项填写文案基本信息、核心要素、格式规范等内容，保证字段完整（如“文案类型”“负责人”“时间节点”等）；对复杂文案（如宣传长文、制度文件），可同步附上“内容大纲”作为附件，明确标题层级、逻辑顺序。4.格式规范与排版校验基础格式：统一字体（如微软雅黑五号，标题黑体加粗）、字号、行距（如1.5倍）、页边距（如上下2.54cm，左右3.17cm）；细节规范：标题居中、段落首行缩进2字符，数字与标点使用全角（如“2023年10月”而非“2023-10”），重点内容可适当加粗（但避免过度使用）；适配场景：线上文案（如公众号推文）需注意段落简短（每段不超过3行）、配图建议；线下文案（如海报、手册）需预留足够的留白，保证可读性。5.审核与修订闭环初稿审核：由文案负责人完成初稿后，提交至部门负责人或指定审核人，重点核对信息准确性、目标匹配度、格式规范性；意见反馈：审核人需提供具体修改意见（如“核心数据需补充来源”“品牌关键词遗漏”“语气需更正式”），避免模糊表述（如“再改改”）；修订确认：根据意见修改后，再次提交审核，直至通过；定稿后，在表格中记录“定稿时间”及“最终版本号”，同步归档。三、信息采集模板结构大类字段名称填写说明示例文案基本信息文案名称简洁明确，体现核心内容（如“2024年Q3产品发布会邀请函”）“2024年Q3产品发布会邀请函”文案类型单选：通知/报告/宣传稿/函件/制度文件/其他“宣传稿”负责部门/人明确需求提出方及执行人（如“市场部*经理”）“市场部*经理”计划完成时间预计文案定稿日期（格式：YYYY-MM-DD）“2023-09-30”实际完成时间文案最终定稿日期（格式：YYYY-MM-DD）“2023-09-28”核心要素目标受众文章接收对象（如“内部全体员工”“潜在客户B端企业”）“25-45岁职场女性”核心传播目的告知/说服/行动/品牌曝光（可多选）“告知活动信息，引导报名”必含关键信息分点列出（如时间、地点、报名方式、产品核心卖点）“活动时间：2023-10-1514:00；地点：上海国际会展中心A厅；报名：X”品牌关键词需融入文案的核心词汇（参考品牌手册）“智能”“便捷”“健康”语气风格单选：正式严谨/亲切活泼/简洁专业/权威稳重“亲切活泼”格式规范字体要求/标题/备注分别说明（如“微软雅黑五号；黑体小二号加粗”）“黑体小二号加粗居中；微软雅黑五号，1.5倍行距”排版要求段落/留白/配图说明（如“段落首行缩进2字符；配图不超过3张，宽度不超过800px”）“段落首行缩进2字符；配图需标注来源，居中放置”特殊符号/标点明确要求（如“数字用全角，英文用TimesNewRoman”）“数字全角（如“10月”），标点用全角（如“，”），英文统一用Arial”内容结构标题设计主标题+副标题（若需要），说明标题逻辑（如“主标题吸引眼球，副标题补充说明”）主“开启职场高效密码”；副“2023时间管理大师课开课啦”框架分模块说明（如“背景-核心内容-行动号召”）“背景：职场人时间管理痛点；核心内容：3大实用技巧+案例；行动号召：立即报名”结尾/落款包含联系方式、发布单位、日期（如“咨询电话：X；发布单位：行政部；日期：2023-09-25”）“咨询电话：021-X；发布单位：人力资源部；日期：2023-09-25”审核信息初稿完成时间文案初稿提交日期（格式：YYYY-MM-DD）“2023-09-25”审核人负责审核的岗位或姓名（如“市场部*主管”）“品牌管理部*主管”审核意见具体修改点（如“品牌关键词未体现，需在第三段加入‘智能’”）“第二段数据需补充来源；语气需更贴近年轻用户，增加口语化表达”修订时间根据意见完成修订的日期（格式：YYYY-MM-DD）“2023-09-27”定稿人确认最终版本的负责人“市场部*经理”四、使用关键提示信息完整性：填写模板时，“核心要素”中的“必含关键信息”“品牌关键词”及“格式规范”中的“字体要求”为必填项，避免遗漏导致文案返工；格式统一性：企业/组织可提前制定《文案书写规范手册》，对字体、字号、语气等做统一规定，模板中的“格式规范”字段需严格参照手册执行；品牌调性一致：对外宣传类文案需定期与品牌部门核对关键词及风格，避免不同渠道文案出现“品牌形象割裂”；时间节点把控：明确“计划完成时间”后，需预留“审核-修订”周期（一般至少1个工作日），避免因时间紧张忽略细节；跨部门沟通：涉及多部门协作的文案（如联合活动通知），需在“负责人”字段中明确主责方，并在“审核意见”阶段