公司行政公文撰写及审核规范工具

公司行政公文撰写及审核规范工具一、适用范围与典型场景本工具适用于公司内部各类行政公文的标准化撰写与规范化审核，覆盖以下典型场景：内部事务通知：如会议安排、工作部署、假期通知等；请示与报告：如事项请示、工作进展汇报、专项报告等；对外函件：如合作邀请、业务沟通、事务函告等；管理制度类文件：如管理办法、实施细则、操作规范等；事务性公文：如介绍信、证明材料、情况说明等。二、公文撰写及审核全流程操作指引（一）发文准备阶段明确发文目的与依据确定公文需解决的核心问题（如“明确项目推进分工”“通知会议召开”），并标注发文依据（如“根据公司会议精神”“根据部门申请”）。若涉及跨部门事项，提前与相关部门沟通，保证内容无争议。确定主送与抄送范围主送机关：指公文的主要执行或知悉对象（如“各部门”“各项目部”），需顶格书写，明确具体单位或群体。抄送机关：需知晓公文内容但不直接执行的对象（如“人力资源部”“财务部”），标注于文末“抄送：”之后，用逗号分隔多个单位。（二）起草文稿阶段公文结构要素简明扼要概括公文核心内容，格式为“发文事由+文种”（如“关于召开年度工作总结会议的通知”“项目经费请示”），标题长度不超过30字，不使用标点符号（除书名号、引号外）。开头：说明发文背景、目的或依据（如“为保障项目顺利推进，根据……要求，现将有关事项通知”）；主体：分条列项阐述具体事项，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四级序号，每条内容单一，逻辑清晰；结尾：提出执行要求或规范（如“请各部门于月日前反馈落实情况”“特此请示，妥否，请批示”）。附件：如有支撑材料（如会议议程、预算表），在下方注明“附件：1.会议议程；2.项目预算表”，附件名称后不加标点。语言与格式规范使用书面语，避免口语化、歧义表述（如“尽快”明确为“月日前完成”，“大概”明确为“约%”）；涉及数字、日期、计量单位等统一规范（如日期用“2023年10月1日”，数字用阿拉伯数字“5人”“100件”）。（三）格式排版阶段页面设置：A4纸张，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中，格式为“-1-”；字体与字号：二号小标宋简体，居中；三号仿宋GB2312，一级标题黑体、二级标题楷体GB2312、三级标题仿宋GB2312加粗；机关名称与成文日期：三号仿宋GB2312。（四）部门内部审核阶段审核人职责：由部门负责人或指定专人（*审核人）担任，重点审核：内容完整性：是否包含发文目的、具体事项、执行要求等核心要素；逻辑准确性：事项表述是否清晰，有无矛盾或遗漏；格式规范性：是否符合排版、字体、序号等格式要求。审核反馈：*审核人需在公文稿纸“审核意见”栏签署明确意见（如“同意印发”“需补充材料后再次审核”），并标注日期。（五）跨部门会签阶段（如需）涉及多个部门职责的公文，需由主办部门依次送相关部门会签，会签人（*会签人）在“会签意见”栏签署意见并盖章，保证各部门无异议。（六）领导签发阶段根据公文重要性及公司权限，报请对应领导签发：一般事务性公文：部门负责人（*签发人）签发；重要事项公文：分管副总经理（*签发人）签发；涉及公司战略、重大决策的公文：总经理（*签发人）签发。*签发人需在“签发意见”栏明确“同意”“原则同意，需修改内容”等意见，并签署姓名及日期。（七）编号印发阶段文号登记：由行政部统一编发文号（如“行字〔2023〕号”），登记《公文发文登记表》，记录文号、标题、签发人、印发日期、印发范围等信息。排版校对：根据签发意见修改后，最终排版校对，保证无误后印制，加盖公司公章。分发与归档：按主送、抄送范围分发，原件及电子版交行政部归档保存。三、标准公文格式模板与审核记录表（一）标准公文格式模板公司文件行字〔2023〕号签发人：*签发人关于事项的通知各部门：为……（目的依据），根据……（具体要求），现将有关事项通知一、事项内容（一）具体安排1执行要求：……时间节点：……（二）具体安排2……二、工作要求（一）请各部门负责人高度重视，……（二）落实过程中如有问题，及时反馈至部门（联系人：*经办人，电话：X）。材料清单公司（印章）2023年月日抄送：部门、部门。公司行政部2023年月印发（二）公文审核记录表环节审核人审核意见审核日期备注部门审核*审核人内容完整，格式规范，同意提交会签2023–财务部会签*会签人补充经费预算明细（见附件），符合财务规定2023–已补充总经理签发*签发人同意印发，请按通知要求抓好落实2023–文号登记*登记人文号：行字〔2023〕号，印发范围：各部门、各项目部2023–四、操作关键点与常见问题规避（一）内容完整性与准确性避免漏项：公文需包含“标题、主送机关、发文机关、成文日期”核心要素，涉及事项需明确“谁来做、怎么做、何时完成”；数据准确：涉及数据、日期、金额等内容需反复核对，避免笔误（如“2023年”误写为“2022年”，“5万元”误写为“50万元”）。（二）逻辑层次清晰分条列项需遵循“同一层级内容性质一致”原则，避免“1.会议时间；2.参会人员；3.注意事项按时提交”等逻辑混乱表述。（三）流程合规性严格按“起草→部门审核→会签（如需）→领导签发→编号印发”流程操作，不得跳过审核环节直接签发；涉密公文需按公司保密管理规定单独标注密级，严格控制知悉范围。（四）版本控制公文修改需标注版本号（如“V1.1”“V2.0”），避免最终印发版本与签发版本不一致；多人协作起草时，使用“修订模式”标注修改