员工迁出手续规范与流程说明书

员工迁出手续规范与流程说明书为规范员工因离职、岗位调整、外派等原因办理工作资源及劳动关系迁出的操作流程，保障公司资产安全、工作交接有序、人事管理合规，结合公司实际管理需求，制定本说明书。一、适用范围本说明书适用于公司全体员工因离职（含主动离职、协商解除、合同到期不续签等）、内部岗位调整（跨部门/跨业务线调动）、外派任职（含长期外派、借调等）需从原工作岗位/部门办理资源交接、关系转出的场景。二、职责分工（一）员工本人按要求提前发起迁出申请（离职需遵循劳动合同约定的提前告知期，内部调动需配合组织安排的时间节点）；整理个人工作文档、项目资料，完成工作交接清单（含未完成事项、关键联系人、操作指引等）的编制与交接；清理个人物品，归还公司配置的资产（如办公设备、门禁卡、钥匙、借阅的图书/资料等）；配合各部门完成账号注销、费用结算、档案转移等手续。（二）直属上级审核员工提出的迁出申请，确认工作交接的必要性与时间节点；监督工作交接过程，审核《工作交接清单》的完整性与准确性，确保业务衔接无断层；协调资源支持员工完成交接，如安排接手人、提供历史资料查询权限等。（三）人力资源部门（HR）办理劳动关系变更：离职员工启动离职流程，内部调动员工更新组织架构信息，外派员工办理劳动关系备案/转移；出具离职证明、调动通知等文书，协助办理档案转移（离职员工需转至户籍地/新单位存档机构，内部调动员工更新档案信息）；结算薪资、福利：核算离职员工的最终薪资（含未发工资、加班费、补偿金等），调整内部调动员工的薪资体系，停缴/转移社保、公积金；统筹各部门迁出手续的进度，确保流程闭环。（四）行政部门回收员工原工位的办公资产（如电脑、打印机、办公家具等），检查资产完好性，核对资产台账；注销员工门禁权限、停车权限，回收工牌、钥匙等出入凭证；协助员工搬运个人物品（如需），清理工位并安排后续使用。（五）信息技术部门（IT）注销员工的企业邮箱、OA系统、业务系统账号，回收云盘、服务器权限；回收公司配置的电子设备（如电脑、手机、U盘等），格式化设备并移交行政部门；备份员工工作文档（如需，按公司数据安全制度执行），确保公司数据不丢失、不泄露。（六）财务部门结算员工未清款项：核销借款、报销未结费用，扣除违规罚款（如资产损坏赔偿）；配合HR完成薪资结算，确保离职员工薪资、补偿金等按时发放，内部调动员工薪资调整准确；提供费用结算凭证，作为手续办结的依据之一。三、流程步骤（一）申请与启动1.申请发起：员工因离职、调动、外派等原因，需提前通过OA系统/书面形式向直属上级提交《员工迁出申请》，说明迁出原因、预计完成时间；离职员工需按劳动合同约定提前告知（如试用期提前3日，正式员工提前30日）；内部调动员工需在接到组织通知后3个工作日内发起申请；外派员工需在收到外派通知后5个工作日内发起申请。2.流程启动：直属上级收到申请后，1个工作日内确认并转交HR部门，HR于2个工作日内启动迁出流程审批（含离职审批、调动审批等），同步通知行政、IT、财务部门介入。（二）工作交接1.交接准备：员工在申请获批后，3个工作日内整理《工作交接清单》，内容包括：未完成项目的进度、对接人、风险点及应对建议；日常工作的操作流程、关键账号密码（脱敏后）、常用联系人；公司资产的使用状态（如设备维修记录、文件借阅情况）。2.交接执行：员工与指定接手人（由直属上级安排）完成面对面交接，双方签字确认《工作交接清单》；直属上级需在交接完成后2个工作日内审核清单，确保无遗漏。3.特殊场景：若涉及涉密工作，需额外完成涉密资料移交（按《公司保密管理制度》执行），由保密管理部门签字确认后，方可进入下一环节。（三）资源迁出1.资产归还（行政）：员工在工作交接完成后2个工作日内，清理工位个人物品，将公司资产（设备、钥匙、工牌等）交至行政部门；行政人员核对资产台账，检查设备完好性，出具《资产归还确认单》。2.账号注销（IT）：IT部门在收到《资产归还确认单》后1个工作日内，注销员工的系统账号、邮箱，回收电子设备并格式化；若员工需保留个人数据，需提前申请并经直属上级、HR审批，IT部门协助导出（不含公司涉密数据）。3.费用结算（财务）：财务部门在收到HR的流程通知后，3个工作日内完成员工的费用核销（借款、报销），出具《费用结算单》；若有资产损坏，按公司《资产管理制度》扣除赔偿款。4.关系转出（HR）：离职员工：HR在收到所有部门的确认单后，3个工作日内出具《离职证明》，协助办理档案转移（员工需提供新存档机构信息），停缴社保、公积金；内部调动员工：HR更新组织架构信息，调整薪资体系，办理社保、公积金的内部转移（如需），出具《调动通知》；外派员工：HR办理劳动关系备案，协助签订外派协议，转移社保、公积金至外派地（如需）。（四）手续办结1.各部门将《资产归还确认单》《费用结算单》《工作交接清单》等材料提交至HR部门，HR核对所有手续完成情况；2.确认无遗留问题后，HR在OA系统中更新员工状态（离职/调动/外派），流程正式办结；3.离职员工可于手续办结后3个工作日内领取《离职证明》，内部调动/外派员工按新岗位要求报到。四、注意事项1.时间节点：员工需严格遵守申请与交接的时间要求，逾期未完成将影响薪资结算、证明出具等环节；2.资产完好性：归还的公司资产需保持完好，若有损坏、丢失，需按《资产管理制度》赔偿；3.数据安全：员工不得私自拷贝、泄露公司数据，IT部门有权对设备进行数据核查，违规者将追究法律责任；4.特殊岗位：涉密岗位、核心技术岗位员工，需额外签订《离职后保密协议》，并接受脱密期管理（按公司制度执行）；5.异地外派：外派员工需提前确认社保、公积