行政采购申请与审批流程标准化手册

行政采购申请与审批流程标准化手册前言为规范公司行政采购行为，保证采购过程合规、高效、透明，明确各环节职责分工，降低运营成本，特制定本手册。本手册旨在为各部门提供统一的采购申请与审批指引，保障采购物资满足工作需求，同时强化风险管控，提升行政管理水平。一、适用范围与业务场景（一）适用范围本手册适用于公司各部门（含分支机构）所有行政类采购活动，包括但不限于：日常办公用品采购、办公设备采购、后勤服务采购（如保洁、绿植）、会议物资采购、固定资产采购（单价2000元以上且使用期限1年以上的物品）等。（二）业务场景日常办公需求：如纸张、笔、文件夹等易耗品补充，或打印机墨盒、硒鼓等耗材更换。设备更新与新增：因部门扩张或设备老化，需采购电脑、打印机、办公家具等。活动与会议支持：公司年会、培训、客户接待等活动所需物资或服务采购。后勤保障需求：办公区域清洁、绿植养护、饮用水供应等持续服务采购。二、采购申请与审批全流程详解（一）第一步：需求提出与申请责任人：部门需求申请人（一般为部门员工或行政对接人）操作说明：明确采购需求：根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途及期望交付时间。填写《行政采购申请单》（模板见第三章）：需完整填写以下信息——申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、预算）采购事由及用途说明供应商建议（如有，需提供至少3家比价信息，单价2000元以上必填）附件（如技术参数要求、报价单等）提交申请：将填写完整的《行政采购申请单》及附件提交至部门负责人进行初审。输出物：《行政采购申请单》（含附件）（二）第二步：部门初审责任人：部门负责人操作说明：核查需求合理性：确认采购需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或可替代方案（如内部调配、维修等）。审核预算准确性：核对采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算采购需额外说明理由。审批意见：在《行政采购申请单》“部门初审意见”栏签署意见（同意/不同意/需调整），并签字确认。如不同意，需注明原因并退回申请人；如需调整，明确调整要求后交申请人修改。输出物：部门负责人签署意见的《行政采购申请单》（三）第三步：采购部审核责任人：采购部专员操作说明：形式审查：检查申请单填写是否完整、附件是否齐全（如报价单、技术参数等），初审流程是否合规。需求与预算复核：确认采购物品/服务的规格、数量与部门需求匹配，预算符合公司采购管理规定。供应商合规性核查（如适用）：单次采购金额5000元以下：建议从公司合格供应商库中选择供应商；单次采购金额5000元以上：必须从合格供应商库中选取，或组织公开询价（至少3家供应商报价），比价结果需作为附件提交。审批意见：在《行政采购申请单》“采购部审核意见”栏签署意见（同意/补充说明/驳回），并签字确认。如需补充材料，通知申请人提供；如驳回，说明原因并退回原部门。输出物：采购部签署审核意见的《行政采购申请单》及比价材料（如有）（四）第四步：财务复核责任人：财务部专员操作说明：预算额度核查：确认采购预算是否在部门剩余可用预算范围内，跨部门或新增预算是否已履行预算调整审批流程。价格合理性审核：参考历史采购价格、市场均价，审核预估单价及总价是否合理，是否存在虚高报价。资金来源确认：确认采购资金来源（部门预算、专项基金等）是否符合公司财务规定。复核意见：在《行政采购申请单》“财务复核意见”栏签署意见（通过/不通过），并签字确认。如不通过，注明原因（如超预算、价格不合理等）并退回采购部。输出物：财务部签署复核意见的《行政采购申请单》（五）第五步：领导审批责任人：按采购金额划分审批权限操作说明：审批权限划分：采购金额2000元以下：由采购部负责人审批；采购金额2000-10000元：由行政总监审批；采购金额10000-50000元：由分管副总审批；采购金额50000元以上：由总经理审批。审批内容：重点核查采购必要性、预算合规性、审批流程完整性。审批意见：在《行政采购申请单》“领导审批意见”栏签署最终意见（批准/不批准），并签字确认。如不批准，注明原因并退回采购部。输出物：最终领导审批通过的《行政采购申请单》（六）第六步：采购执行责任人：采购部专员操作说明：制定采购方案：根据审批通过的申请单，明确采购方式（如直接采购、询价采购、招标采购）、供应商选择标准、交付时间节点。下达采购订单：与选定的供应商签订采购合同或下达订单，明确物品/服务规格、数量、价格、交付日期、质量标准、付款方式等条款。跟踪交付进度：定期与供应商沟通，保证物品/服务按时交付，如遇延迟需及时通知需求部门及相关部门。输出物：采购合同/订单、供应商确认函（七）第七步：验收入库责任人：需求部门指定人员+采购部专员+行政库管员（如涉及固定资产）操作说明：到货验收：需求部门与采购部共同对照采购订单，对物品/服务的数量、规格、质量、外观等进行现场核对，保证与申请要求一致。填写验收记录：验收合格后，填写《采购验收入库单》（模板见第三章），需求部门验收人、采购部验收人共同签字确认；如涉及固定资产，需同步登记《固定资产台账》。不合格处理：如验收不合格，需在《采购验收入库单》注明问题，并第一时间通知采购部联系供应商退换货或重新采购，同时记录问题原因及处理结果。输出物：《采购验收入库单》、《固定资产台账》（如涉及）（八）第八步：付款与资料归档责任人：财务部专员+采购部专员操作说明：付款申请：采购部凭审批通过的《行政采购申请单》《采购验收入库单》、采购合同/发票（合规票据）等资料，填写《付款申请单》提交财务部。资金支付：财务部审核无误后，按合同约定方式向供应商支付款项，并保留付款凭证。资料归档：采购部负责将采购全流程资料（申请单、审批单、比价材料、合同、订单、验收单、发票复印件等）整理归档，保存期限不少于3年。输出物：付款凭证、归档采购资料三、常用采购申请与审批表单模板模板一：《行政采购申请单》申请部门申请日期申请人联系方式采购物品/服务明细规格型号单位数量采购事由及用途说明供应商建议（如有）名称：联系人：电话：报价（元）：附件清单□技术参数要求□报价单□其他：部门初审意见□同意□不同意（原因：______________________）□需调整（调整要求：______________________）负责人签字：__________日期：____年__月__日采购部审核意见□同意□补充说明：______________________□驳回（原因：______________________）审核人签字：__________日期：____年__月__日财务复核意见□通过□不通过（原因：______________________）复核人签字：__________日期：____年__月__日领导审批意见□批准□不批准（原因：______________________）审批人签字：__________日期：____年__月__日模板二：《采购验收入库单》采购申请单号验收日期供应商名称送货单号物品名称规格型号单位数量验收结论□合格□不合格（问题描述：______________________）需求部门验收人：__________采购部验收人：__________入库信息□已入库□未入库（原因：______________________）库管员签字：__________日期：____年__月__日模板三：《采购审批进度跟踪表》申请单号申请部门申请人申请日期采购物品预算金额（元）当前环节责任人预计完成时间实际完成时间备注四、关键操作要点与风险提示（一）操作要点需求精准化：申请人需明确物品/服务的具体规格、数量，避免模糊描述（如“一批办公用品”），导致采购与实际需求不符。预算前置管理：部门负责人需提前核对年度预算，保证采购申请在预算额度内，避免因预算不足导致流程反复。供应商规范选择：5000元以上采购必须履行比价程序，优先选择公司合格供应商库中的合作方，保证供应商资质合规。验收责任到人：需求部门需指定专人参与验收，对物品质量、数量负直接责任，避免“重采购、轻验收”。（二）风险提示超预算风险：部门未严格把控预算，导致采购申请超出年度预算额度，需履行额外预算审批流程，影响采购效率。采购延迟风险：未提前与供应商确认交付周期，或供应商临时缺货，导致物资无法按时到位，影响工作开展。验收疏漏风险：验收环节未仔细核对物品规格或质量，导致不合格物资入库，造成资源浪费或使用安全隐患。资料缺失风险：采购全流程资料未及时