公司行政文档管理与存档制度

公司行政文档管理与存档制度一、制度目的与适用范围本制度旨在规范公司行政文档的、流转、归档及管理工作，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，为日常运营决策、历史信息查询及合规审计提供有效支持。适用于公司各部门在行政工作中产生的各类纸质及电子文档，包括但不限于管理制度、会议纪要、通知公告、合同协议、人事档案、资产记录等。二、职责分工（一）行政管理部门负责制定和完善文档管理相关制度，监督各部门执行情况；统一管理公司档案室（含电子档案系统），负责文档的最终归档、保管及借阅审批；定期组织文档分类、编号及清理工作，保证文档存放有序。（二）各部门负责人监督本部门文档的规范、及时流转及初步整理；指定专人（文档专员）负责本部门文档的日常管理，配合行政部完成归档工作；保证本部门提交的文档内容真实、完整，符合归档要求。（三）文档专员（各部门指定）负责本部门文档的收集、分类、编号及临时保管；按规定时间将待归档文档移交至行政部档案室，并办理交接手续；跟踪本部门文档借阅情况，保证按时归还。三、文档分类与编号规则（一）文档分类根据内容与性质，行政文档分为以下大类（各部门可根据实际需求增设子类）：综合管理类：公司章程、管理制度、会议纪要、通知公告等；人事管理类：员工档案、劳动合同、培训记录、考勤数据等；资产管理类：固定资产台账、采购合同、设备维护记录等；财务管理类：费用报销凭证、预算报表、审计报告等（涉密财务文档单独管理）；项目管理类：项目立项书、进度报告、验收成果等；其他类：无法归入上述类别的临时性或辅助性文档。（二）编号规则文档采用“部门代码-年份-大类代码-流水号”的编号方式，示例：部门代码：行政部（XZ）、人事部（RS）、财务部（CW）；大类代码：综合管理（ZL）、人事管理（RL）、资产管理（ZC）；流水号：按当年归档顺序从001开始编排。示例：XZ-2024-ZL-001（2024年行政部综合管理类第1号文件）。四、行政文档全流程管理操作指引（一）文档与收集规范：文档内容需准确、清晰，标题明确，注明发文部门、日期及经办人（电子文档需添加作者信息）；重要文档需经部门负责人审核签字（纸质版）或通过OA系统审批（电子版）。收集要求：部门文档专员于每月最后一个工作日收集本月产生的各类行政文档（含纸质原件及电子版）；电子文档需统一存储至公司指定服务器（如OA系统“共享文档”文件夹），避免本地随意存放；涉密文档（如未公开的合同、高管薪酬等）需单独标记，并按保密规定管理。（二）文档整理与编号整理核对：文档专员对收集的文档进行核对，保证无缺页、漏填或内容模糊；对不符合要求的文档，退回原经办人修正。分类编号：根据文档分类规则，对文档标注大类及子类，并按编号规则编制唯一编号；纸质文档需在右上角醒目位置标注编号，电子文档需在文件名中体现编号（如“XZ-2024-ZL-001_2024年度行政工作总结”）。（三）文档归档与移交归档时间：月度文档：次月5日前完成归档；年度重要文档（如年度总结、审计报告）：次年1月20日前完成归档；临时性文档：在事项结束后15日内归档。移交流程：纸质文档：文档专员填写《行政文档归档移交表》（见表1），核对文档名称、编号、份数、存放位置等信息，与行政部档案管理员共同清点无误后，双方签字确认；电子文档：文档专员将电子文件至档案管理系统，填写《电子文档归档登记表》（见表2），注明路径及访问权限。（四）文档存储与保管纸质文档存储：按编号顺序存入专用档案柜，标注清晰分类标签；档案室需具备防潮、防火、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；涉密文档存放于带锁保密柜，钥匙由档案管理员专人保管。电子文档存储：定期（每周）备份电子档案至异地服务器，防止数据丢失；设置分级访问权限，仅授权人员可查看/编辑涉密文档；禁止在私人设备或非公司指定平台存储行政文档。（五）文档借阅与使用借阅申请：借阅人填写《行政文档借阅申请表》（见表3），说明借阅原因、文档名称、编号、归还时间，经部门负责人签字（纸质版）或线上审批（电子版）后，提交至行政部。涉密文档借阅需经分管副总及以上领导审批。借阅管理：纸质文档：档案管理员核对无误后，办理借阅登记，借阅期限一般不超过5个工作日；确需延期的，需提前申请续借。电子文档：档案管理员在系统中开通临时访问权限，借阅期满自动关闭。使用规范：借阅文档不得涂改、勾画、抽取、剪裁或复制（经审批的除外）；借阅期间需妥善保管，避免损坏、丢失；如有损坏或丢失，需按公司规定赔偿。（六）文档销毁与更新保管期限：根据文档重要性设定保管期限（见表4），到期前由行政部组织鉴定。销毁流程：对保管期满无保存价值的文档，由行政部编制《文档销毁清单》，经法务部及分管领导审核后，由档案管理员监督销毁；纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档彻底删除并清除备份；销毁过程需记录《文档销毁记录表》（见表5），由监销人及经办人签字确认。文档更新：制度、流程等核心文档如需修订，由原发文部门提出申请，按原审批流程重新发布，旧版文档同步归档并标注“废止”标识。五、配套管理表单模板表1：行政文档归档移交表移交部门移交日期文档编号文档名称形成日期份数存放位置经办人档案管理员签字表2：电子文档归档登记表日期文档编号文件名称路径访问权限人审核人表3：行政文档借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期文档编号文档名称借阅原因部门负责人签字审批意见表4：行政文档保管期限参考表文档大类子类示例保管期限备注综合管理类公司章程、管理制度长期公司存续期间永久保存会议纪要、通知公告10年含重要决策类文件人事管理类员工档案、劳动合同员工离职后15年按劳动法规定执行考勤记录、培训记录5年资产管理类固定资产台账、采购合同10年含设备报废后5年财务管理类费用报销凭证5年按会计法规定执行审计报告10年表5：文档销毁记录表销毁日期文档编号文档名称保管期限销毁原因监销人经办人备注六、执行关键要点与风险提示及时性：各部门需在规定时间内完成文档收集与归档，避免因积压导致文件丢失或损坏；电子文档需同步，保证线上线下数据一致。准确性：文档编号、分类及信息登记需严格核对，保证与实际内容匹配，避免因编号错误导致查找困难。保密性：涉密文档的借阅、存储需严格遵守保密规定，严禁非授权人员接触；电子文档传输需加密，防止信息泄露。安全性：定期检查档案室环境