销售业务合同审查与签约管理工具

销售业务合同审查与签约管理工具一、适用场景与业务价值本工具适用于企业销售业务中全流程的合同管理与风险控制，具体场景包括：新客户拓展：首次合作时合同的起草、审核与签约，保证条款合规、权责清晰；老客户续约：针对历史合作客户的合同更新，如价格调整、服务范围变更等条款的修订与确认；定制化合同处理：根据客户特殊需求（如定制产品、独家代理等）调整合同核心条款，平衡商业利益与法律风险；跨区域/跨部门协作：涉及多地分公司或多部门（如销售、法务、财务）协同的合同审批，统一流程标准；合同履约跟踪：签约后对交付、验收、付款等关键节点的进度管理，保证合同顺利执行。通过标准化流程与工具化支持，可显著提升合同审查效率、降低法律风险、保障销售目标合规达成。二、标准化操作流程流程目标：保证合同从发起至归档全流程可控、可追溯，关键环节无遗漏。1.合同发起与基础信息登记操作主体：销售代表/客户经理（发起人）操作内容：（1）与客户沟通合作需求，明确合同标的（产品/服务名称、规格、数量）、价格、交付周期等核心商务条款；（2）根据企业标准合同模板，结合客户需求起草合同初稿，保证基础信息完整（如双方主体信息、签约日期、合同金额等）；（3）填写《销售业务合同信息登记表》（见“三、核心工具表格模板”），合同初稿及相关附件（如客户资质证明、技术协议等），提交至销售主管初审。输出成果：合同初稿、《合同信息登记表》初版。2.业务部门初审操作主体：销售主管/部门负责人操作内容：（1）审核合同商务条款：确认价格、交付周期、验收标准等是否符合销售政策与客户谈判结果；（2）核查客户基础信息：验证客户名称、统一社会信用代码、联系人等是否准确，保证合同主体无误；（3）评估合同可行性：结合库存、产能、财务回款政策等，判断合同可执行性；（4）在《合同审查意见表》中出具初审意见，通过则流转至法务审核，驳回则注明原因并退回发起人修改。输出成果：《合同审查意见表》（业务初审意见）。3.法务合规审核操作主体：法务专员/法务部门操作内容：（1）审核法律条款：重点检查合同主体资格、权利义务约定、违约责任、知识产权归属、争议解决方式等是否符合法律法规及企业内部规定；（2）识别风险点：如格式条款是否公平、付款条件是否明确、保密条款是否覆盖商业秘密等，提出修改建议；（3）对涉及特殊业务（如进出口、数据合规等）的合同，协同相关部门（如关务、IT）共同审核；（4）在《合同审查意见表》中出具法务审核意见，通过则流转至财务审核，驳回则明确法律风险及整改要求。输出成果：《合同审查意见表》（法务审核意见）。4.财务审核操作主体：财务专员/财务部门操作内容：（1）审核财务条款：确认付款方式（如预付款比例、分期节点）、开票信息（税率、开票时间）、税费承担方等是否符合财务制度；（2）评估财务风险：核查客户信用状况（如历史回款记录），判断坏账风险；（3）对大额合同或特殊付款条件（如账期超过X天），测算对企业现金流的影响；（4）在《合同审查意见表》中出具财务审核意见，通过则流转至审批人，驳回则说明财务合规问题。输出成果：《合同审查意见表》（财务审核意见）。5.分级审批操作主体：根据合同金额/类型对应审批人（如销售总监、分管副总、总经理）操作内容：（1）审批人依据《合同审批流程跟踪表》，综合业务、法务、财务审核意见，对合同进行最终决策；（2）审批权限划分示例（可根据企业实际调整）：合同金额≤10万元：销售总监审批；10万元＜合同金额≤50万元：分管副总审批；合同金额＞50万元或涉及重大战略合作：总经理审批；（3）审批通过后，在《合同审批流程跟踪表》中签署“同意意见”；审批驳回则注明原因，终止流程或退回修改。输出成果：《合同审批流程跟踪表》（审批完成状态）。6.合同签署与回执管理操作主体：销售代表/行政专员（签约执行人）操作内容：（1）审批通过后，与客户确认最终合同文本，明确签署方式（电子签/纸质签）；（2）电子签：通过合规电子签约平台（如企业自有系统或第三方平台）发起签约，保证签约过程留痕、文件不可篡改；（3）纸质签：打印合同正本（一式X份，按需分配），加盖企业公章及合同专用章，邮寄或送达客户签署；（4）获取客户签约回执（如电子签确认书、纸质签收回执），核对签字/盖章是否完整、清晰，扫描存档后更新《合同信息登记表》状态为“已签约”。输出成果：已签署合同原件/电子签文件、客户签约回执。7.合同归档与履约跟踪操作主体：行政专员/档案管理员（归档）；销售代表（履约跟踪）操作内容：（1）归档：将合同正本、审批表、审查意见表、附件等资料整理成册，按“合同编号+客户名称”分类存储（电子档加密备份，纸质档入柜保存），更新《合同台账》；（2）履约跟踪：销售代表根据合同约定，跟踪交付进度、验收确认、回款情况等，在《合同履约跟踪表》中记录关键节点；（3）如需变更或补充协议，按原流程重新发起审批，保证变更内容合法合规。输出成果：合同档案完整卷宗、《合同履约跟踪表》。三、核心工具表格模板1.销售业务合同信息登记表合同编号合同名称甲方（公司信息）乙方（客户信息）签约日期合同金额（元）合同类型（新品/续约/定制等）公司名称、统一社会信用代码、联系人、电话、地址公司名称、统一社会信用代码、联系人、电话、地址核心条款摘要合同附件清单发起人发起日期当前状态（草拟/审核中/已审批/已签约/已归档）付款方式、交付周期、质保期、验收标准等技术协议、客户资质证明、报价单等销售代表*YYYY-MM-DD2.合同审查意见表合同编号审查环节审查人审查日期审查意见（分条款说明，示例）问题等级（一般/重要/紧急）整改要求整改责任人整改完成时间业务初审销售主管*YYYY-MM-DD1.交付周期：客户要求15天，当前产能需调整为20天，建议与客户协商；2.价格：符合销售政策，同意。重要调整交付周期销售代表*YYYY-MM-DD法务审核法务专员*YYYY-MM-DD1.违约责任：建议明确“逾期付款按日万分之五计算违约金”；2.争议解决：当前约定诉讼，建议改为仲裁（更高效）。重要补充违约金条款销售代表*YYYY-MM-DD财务审核财务专员*YYYY-MM-DD1.付款方式：预付款比例30%符合财务要求，同意；2.开票信息：需补充纳税人识别号。一般补充开票信息销售代表*YYYY-MM-DD3.合同审批流程跟踪表合同编号审批节点审批人审批日期审批意见（同意/驳回/补充说明）驳回原因（若驳回）当前审批状态发起人销售代表*YYYY-MM-DD提交合同初稿及附件—已发起销售主管初审销售主管*YYYY-MM-DD同意，流转至法务审核—已通过法务审核法务专员*YYYY-MM-DD同意，流转至财务审核—已通过财务审核财务专员*YYYY-MM-DD同意，流转至销售总监审批—已通过销售总监审批销售总监*YYYY-MM-DD同意，可签约—已审批四、关键控制点与风险提示合同主体资格审查：签约前必须核查客户营业执照、授权委托书（如非法定代表人签署），保证签约主体合法有效，避免“假章”“假合同”风险。核心条款合规性：付款方式、违约责任、知识产权、争议解决等条款需明确无歧义，禁止使用“视情况而定”“另行协商”等模糊表述，防止履约争议。审批流程完整性：严禁跳过审核环节或“先签约后审批”，对大额/特殊合同需多部门联合评审，保证风险全覆盖。签约方式规范性：电子签需选用具备法律效力的平台（如符合《电子签名法》规定的工具），纸质签需保证“骑缝章”完整，避免单页篡改。合同履约跟