项目管理会议记录与决策执行模板

项目管理会议记录与决策执行模板适用会议类型与场景项目启动会：明确项目目标、范围、团队分工及关键里程碑；周/月度例会：跟踪进度、同步风险、协调资源；阶段评审会：验收阶段性成果、评估是否进入下一阶段；问题解决会：聚焦特定风险或瓶颈，制定解决方案；项目复盘会：总结经验教训，优化后续流程。无论项目规模大小、团队类型（跨部门、敏捷团队等），均可通过本模板实现会议信息的规范化记录与决策的有效落地。会议记录与执行全流程操作指南一、会前：明确目标与准备确定会议核心目标召集人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定需求优先级”“解决资源冲突”等），避免主题发散。目标示例：“明确Q3产品迭代需求范围，分配开发资源并确定关键节点”。梳理参会人员与议程根据目标确定必要参会人（决策层、执行负责人、相关方等），提前3天发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）；议程（按优先级排序，每项议题预计时长）；会前需准备的资料（如进度报表、风险清单）。准备会议记录工具指定专人担任记录员，提前打开本模板表格，熟悉字段结构，保证能快速捕捉关键信息。二、会中：聚焦讨论与记录关键信息开场与目标重申（5分钟内）主持人开场，简要重申会议目标及议程，提醒参会人聚焦主题、控制发言时间。议题讨论与信息同步按议程逐项推进，记录员需重点记录：现状说明：当前进度、数据指标、已采取的措施；分歧点：不同观点的核心依据（如“技术团队认为需2周开发，市场部建议1周上线”）；共识点：讨论后达成的统一结论。示例：“经讨论，确认‘用户登录功能’为优先级最高的需求，技术团队需在本周五前完成技术方案设计”。决策与行动项明确对每个议题形成明确决策（避免模糊表述如“再研究一下”），决策需包含：决策事项、决策依据、决策人。针对需落地的事项，拆解为具体行动项，每个行动项必须明确：负责人、交付物、截止时间、所需支持（若有）。示例：“行动项：完成用户登录功能技术方案（负责人：工；交付物：方案文档；截止时间：2023-10-20；所需支持：产品经理姐提供原型图）”。会议总结与下一步计划主持人总结本次会议的决策、行动项及下次会议安排（如“下次例会同步技术方案评审结果”），确认无遗漏后散会。三、会后：整理、分发与跟踪执行24小时内整理会议记录记录员根据会中笔记，补充完整会议信息，保证：基本信息（时间、地点、参会人）无遗漏；讨论过程逻辑清晰，决策与行动项对应明确；语言简洁，避免口语化表述（如“我觉得”改为“建议”）。分发与确认整理完成后，发送至所有参会人及项目相关方，附上“请于24小时内核对信息，如有异议反馈”的提示。行动项跟踪项目经理或指定协调人建立“行动项跟踪表”（可嵌入模板表格），每周更新进度（如“进行中”“已完成”“受阻”），对逾期未完成的项及时协调解决。闭环复盘行动项全部完成后，在项目周报或例会中同步执行结果，保证“决策-执行-反馈”形成闭环。会议记录与决策执行模板表单一、会议基本信息字段内容示例会议名称项目Q3需求评审会会议时间2023-10-1014:00-16:00会议地点/形式线上会议（腾讯会议）主持人*经理（项目经理）记录人*助理（项目专员）参会人经理（产品）、工（技术）、*姐（市场）等缺席人及原因*总（出差，已同步会议纪要）二、议题讨论与决策记录序号议题名称讨论要点（现状、分歧、共识）决策事项决策依据决策人1Q3需求优先级排序市场部提出“用户登录功能”需优先，技术部认为“数据优化模块”更紧急；双方均基于用户反馈和数据指标。确定“用户登录功能”为最高优先级，“数据优化模块”次之，需求池按此顺序排期。用户调研数据、技术评估报告*经理（项目经理）2开发资源分配当前技术团队3人，需同时支持2个需求；讨论后提出“协调*工临时加入，暂缓非核心需求A的开发”。调配*工加入开发组，需求A排期延后至Q4；技术部本周内提交详细资源分配计划。项目里程碑节点、团队产能*工（技术负责人）三、行动项跟踪表序号行动项描述负责人交付物截止时间当前状态所需支持完成情况说明（附/文档）1完成用户登录功能技术方案*工技术方案文档2023-10-20进行中产品经理提供原型图-2提交Q4需求A详细排期计划*工排期表（含资源分配）2023-10-25未开始无-3同步用户登录功能需求至市场部*姐需求确认邮件2023-10-12已完成无已发送，市场部无异议使用关键提示记录准确性优先讨论中避免记录个人观点，需客观呈现“谁提了什么观点”“基于什么依据”，保证记录可追溯；决策项必须明确“决策人”，避免责任模糊（如“团队决定”需改为“*经理决策”）。行动项可执行化每个行动项需符合“SMART原则”：具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可达成（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）；避免模糊表述，如“跟进需求进展”改为“每周五17:00前在群内同步需求开发进度”。及时性与闭环管理会议记录需在24小时内分发，保证信息同步效率；行动项跟踪需定期更新（建议每日看板更新、周例会同步），对受阻项及时升级处理（如申请资源调整、变更目标）。保密与归档涉及敏感信息（如成本数据、未公开策略）的会议，需