2026年口腔医疗管理公司合同签订与履行管理制度

2026年口腔医疗管理公司合同签订与履行管理制度第一章总则第一条为规范公司合同管理工作，构建全流程、标准化的合同签订与履行管控体系，防范合同法律风险，保障公司合法权益，提升合同管理效率与履约质量，推动口腔医疗业务持续健康发展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《医疗机构管理条例》等相关法律法规及行业规范，结合公司口腔医疗业务经营管理实际情况，制定本制度。第二条本制度所称合同，是指公司在经营管理过程中与自然人、法人或其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的各类书面协议，包括但不限于医疗设备采购合同、药品耗材供应合同、医疗合作协议、房屋租赁协议、劳动合同、服务外包合同、广告宣传合同等。本制度所称合同签订与履行管理，是指对合同从前期调研、谈判、起草、审核、签订，到履行、变更、解除、终止、归档及纠纷处置的全流程管理活动。本制度适用于公司各职能部门、旗下各口腔诊疗机构及全体员工；同时适用于公司各类合同的签订、履行及相关管理工作，涉密合同的管理除遵守本制度外，还需遵守公司保密管理相关规定。第三条合同签订与履行管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守相关法律法规，确保合同签订、履行、变更、解除等全流程合法合规，从源头规避法律风险；（二）审慎严谨原则：强化合同前期调研与风险评估，规范合同条款起草与审核流程，确保合同内容完整、权责明晰、条款公平；（三）权责明晰原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责，建立“谁经办、谁负责，谁审核、谁把关”的责任机制；（四）全程管控原则：对合同签订、履行、归档等全流程实施动态监测与闭环管理，及时发现并处置履约风险；（五）协同高效原则：统筹法务、财务、采购、医疗管理、运营等部门及各诊疗机构的力量，形成合同管理协同合力；（六）持续改进原则：定期总结合同管理经验，结合法律法规更新、行业发展及公司经营变化，动态优化合同管理流程与标准。第二章组织机构及职责第四条公司设立合同管理专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为合同签订与履行管理的统筹决策与协调机构。专项小组由法务部门牵头，成员包括财务部门、采购部门、医疗管理部门、运营部门、人力资源部门、各口腔诊疗机构负责人及相关业务骨干，必要时可聘请外部律师事务所、专业咨询机构提供法律支持与技术服务。第五条专项小组主要职责包括：（一）统筹规划公司合同管理工作，制定合同管理年度工作计划、风险防控方案及制度优化细则；（二）审定合同管理相关制度、流程规范、标准合同文本及重大合同的签订方案；（三）协调各部门、各诊疗机构开展合同签订与履行管理工作，解决合同管理中的重大问题；（四）监督合同签订与履行管理制度的落实情况，审核年度合同管理评估报告；（五）牵头处理重大合同纠纷、履约异常等突发事件，指导各部门开展合同纠纷处置工作；（六）统筹合同管理相关的培训、经费预算及资源调配工作。第六条各相关部门及机构职责分工：（一）法务部门：作为专项小组日常办事机构，牵头组织合同管理具体实施工作；负责合同管理制度的起草与修订；审核各类合同的合法性、合规性、完整性及条款严谨性；提供合同相关法律支持，解答合同管理中的法律疑问；牵头处理合同纠纷的协商、仲裁、诉讼等事务；建立并管理标准合同文本库；组织合同管理相关法律培训；（二）采购部门：负责采购类合同（医疗设备、药品耗材、办公用品等）的前期调研、供应商资质审核、谈判议价、合同起草与履行跟踪；核实采购合同标的、数量、质量、价款、交付期限等核心条款的合理性；及时反馈采购合同履约异常情况；（三）医疗管理部门：负责医疗合作类合同（如与其他医疗机构的转诊合作、专家聘用协议、医疗技术合作等）、医疗设备采购合同的专业审核；审核合同中涉及医疗服务标准、诊疗技术规范、医疗安全保障等专业条款的合理性与可行性；配合开展相关合同的履行跟踪与验收工作；（四）运营部门：负责运营管理类合同（房屋租赁、物业服务、广告宣传、服务外包等）的前期调研、谈判、起草与履行跟踪；审核合同中涉及运营流程、服务质量、品牌维护等条款的合理性；及时反馈运营类合同履约异常情况；（五）人力资源部门：负责劳动合同及人力资源相关合同（如培训服务协议、劳务派遣协议等）的起草、审核、签订与履行跟踪；审核合同中涉及薪酬福利、岗位职责、服务期限、违约责任等条款的合规性；配合处理人力资源类合同纠纷；（六）财务部门：负责审核各类合同的价款、支付方式、结算周期、税务条款等财务相关内容的合规性与合理性；对合同款项支付进行审核把关，确保支付符合合同约定及公司财务制度；跟踪合同款项回收情况；配合开展合同履约的财务风险评估；（七）各口腔诊疗机构：作为相关合同的履行主体，严格执行公司合同管理规定；负责本机构相关合同（如本地采购合同、小型服务协议等）的前期调研与初步审核；配合公司相关部门开展合同签订与履行跟踪工作；及时上报本机构合同履约过程中出现的问题；（八）合同经办人员：负责合同前期调研、资料收集、谈判对接、合同起草与提交审核；跟踪合同履行进度，及时反馈履约异常情况；负责合同相关资料的整理与归档；配合处理合同纠纷；（九）合同审核人员：严格按照职责分工对合同进行审核，明确审核意见，对审核发现的问题提出修改建议；对审核通过的合同承担相应审核责任。第三章合同签订管理规范第七条合同前期调研与准备：（一）合同签订前，经办部门需开展充分的前期调研，明确合同签订的目的、必要性及预期效益；对合作方的主体资格、信用状况、履约能力、资质许可（尤其是医疗行业相关资质）等进行全面核查，收集合作方营业执照、资质证书、信用报告等相关证明材料，建立合作方信息档案；（二）涉及重大合同（如标的额较大、履行周期较长、风险较高的合同）的，经办部门需组织开展专项风险评估，分析合同可能存在的法律风险、履约风险、财务风险等，制定风险防控措施；（三）经办部门根据调研结果与合作方进行谈判，明确合同核心条款（标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方式等），形成谈判纪要并留存备查。第八条合同起草规范：（一）合同起草优先使用公司法务部门制定的标准合同文本；无标准文本的，经办部门需结合业务实际起草合同，确保合同条款完整、表述准确、权责明晰；（二）合同条款需明确双方当事人的基本信息（名称、住所、联系方式、法定代表人等）；标的需明确、具体，符合国家相关标准及公司业务需求；数量、质量需约定清晰，明确验收标准；价款或报酬需明确金额、计价方式、支付方式及支付期限；履行期限、地点和方式需具体可行；违约责任需明确、合理，具有可操作性；争议解决方式优先选择公司所在地人民法院或仲裁机构；（三）涉及口腔医疗专业领域的合同（如医疗设备采购、医疗合作协议），需明确医疗服务标准、技术规范、安全保障措施、售后服务等专业条款；涉及知识产权的，需明确知识产权的归属、使用范围及保护责任；涉及保密义务的，需明确保密范围、期限及违约责任；（四）合同起草过程中，经办部门需与相关部门充分沟通，确保合同条款符合公司利益及业务实际需求；严禁起草条款模糊、权责不清、存在重大法律风险的合同。第九条合同审核审批流程：（一）合同起草完成后，经办人员需填写《合同审核审批表》，连同合同草案、合作方资质证明材料、调研分析报告、谈判纪要等相关资料，按以下流程提交审核：1.经办部门负责人审核：审核合同的必要性、条款合理性及前期调研的充分性；2.专业部门审核：根据合同类型，提交医疗管理、运营、人力资源等相关专业部门审核，审核合同专业条款的合规性与可行性；3.财务部门审核：审核合同财务相关条款的合规性与合理性；4.法务部门审核：审核合同的合法性、合规性、条款完整性及严谨性，提出审核意见；（二）审核人员需在3个工作日内完成审核，对符合要求的，签署同意意见；对不符合要求的，需明确指出修改意见，退回经办部门修改完善后重新提交审核；审核过程中，各审核部门需加强沟通，确保审核意见统一；（三）合同经各部门审核通过后，按以下权限提交审批：1.一般合同（标的额较小、风险较低）：提交公司分管领导审批；2.重大合同（标的额较大、履行周期较长、风险较高）：提交公司管理层集体审批；3.特殊合同（涉及重大权益处置、对外担保等）：按公司相关规定提交更高层级审批；（四）审批人员需在5个工作日内完成审批，对符合要求的，签署审批意见；对不符合要求的，退回重新审核完善；审批通过后，方可进入签订环节。第十条合同签订规范：（一）合同签订需由公司法定代表人或其授权的委托代理人签署；委托代理人签署合同的，需持有法定代表人出具的《授权委托书》，明确授权范围、授权期限及授权事项，《授权委托书》需经法务部门审核备案；（二）合同签订前，经办人员需再次核对合同文本与审批通过的合同草案是否一致，确认合作方签约主体资格及签字人权限；严禁签订与审批通过的合同草案不一致的合同；（三）合同需加盖公司公章或合同专用章，公章或合同专用章的使用需遵守公司印章管理相关规定；严禁在空白合同、未审核审批通过的合同上加盖公章或合同专用章；（四）合同一式两份及以上，双方各执一份或多份，确保各份合同内容完全一致；合同签订后，经办人员需及时将合同文本送达相关履行部门及财务部门。第四章合同履行管理规范第十一条合同履行跟踪：（一）合同签订后，经办部门需指定专人作为合同履行跟踪责任人，负责跟踪合同履行进度，及时掌握合同标的交付、服务提供、款项支付等情况；建立合同履行台账，详细记录合同履行的关键节点、进展情况及相关凭证；（二）履行跟踪责任人需定期与合作方及公司相关部门沟通，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题；对合同履行过程中产生的变更、补充协议等，需按本制度规定的审核审批流程办理；（三）涉及医疗设备采购、药品耗材供应的合同，履行跟踪责任人需配合医疗管理部门、采购部门做好验收工作，核实标的数量、质量是否符合合同约定，验收合格后签署验收报告；对验收不合格的，需及时通知合作方，明确整改要求及期限，跟踪整改情况；（四）涉及款项支付的，财务部门需根据合同约定及履行情况，审核支付申请及相关凭证（如验收报告、发票等），确认符合支付条件后，按公司财务制度办理支付手续；对不符合支付条件的，拒绝支付并通知经办部门。第十二条合同履约异常处置：（一）履行过程中，发现合作方存在未按合同约定履行义务（如延迟交付、质量不合格、拒绝履行等）的，履行跟踪责任人需立即向经办部门负责人及法务部门报告，收集相关证据材料，及时向合作方发出书面催告通知，要求其限期整改并承担相应违约责任；（二）因公司自身原因可能导致无法按合同约定履行义务的，经办部门需提前评估影响，及时与合作方沟通协商，提出解决方案，避免引发合同纠纷；必要时按规定办理合同变更或解除手续；（三）因不可抗力、政策调整等客观因素导致合同无法正常履行的，经办部门需及时收集相关证明材料，与合作方协商处理方案（如延期履行、变更合同条款、解除合同等），并按审核审批流程办理相关手续；（四）对拒不整改、恶意违约的合作方，经办部门需在法务部门指导下，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式维护公司合法权益，必要时申请财产保全。第十三条合同变更、解除与终止管理：（一）合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同条款的，需由经办部门与合作方协商一致，起草《合同变更协议》，连同变更理由、相关证明材料等，按本制度规定的审核审批流程办理审核审批手续，审核审批通过后，双方签署《合同变更协议》；《合同变更协议》与原合同具有同等法律效力；（二）符合以下情形之一的，可解除合同：1.双方协商一致同意解除；2.因不可抗力致使不能实现合同目的；3.合作方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；4.合作方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；5.法律规定的其他情形；解除合同需起草《合同解除协议》，按审核审批流程办理审核审批手续，明确解除后的权利义务、善后处理事宜及违约责任；（三）合同履行完毕、解除或终止后，经办部门需及时整理合同履行情况，确认双方权利义务已全部结清；对合同履行过程中产生的遗留问题，需及时组织处理，确保善后工作到位。第十四条合同档案管理：（一）合同签订后，经办人员需在10个工作日内将以下资料整理归档：1.合同正本及副本；2.《合同审核审批表》及各部门审核意见；3.合作方资质证明材料；4.调研分析报告、谈判纪要；5.验收报告、支付凭证、发票等履行相关凭证；6.合同变更协议、解除协议等相关补充材料；7.合同纠纷处置相关材料；（二）合同档案实行集中管理，由法务部门负责建立合同档案管理台账，对合同档案进行分类、编号、存档；档案保存期限按以下规定执行：1.一般合同：保存期限自合同履行完毕或解除终止之日起至少5年；2.重大合同、劳动合同：保存期限自合同履行完毕或解除终止之日起至少10年；3.涉及知识产权、保密义务的合同：保存期限自合同履行完毕或解除终止之日起至少15年；（三）合同档案的查阅、复制需遵守公司档案管理相关规定，经相关部门负责人批准后，方可办理；查阅、复制过程中，严禁篡改、损毁档案材料；（四）合同档案管理人员需定期对档案进行核查、整理，确保档案完整、规范、安全；对超过保存期限的合同档案，按公司档案管理规定办理销毁手续。第五章监督检查与责任追究第十五条监督检查机制：（一）日常自查：各部门、各诊疗机构每月开展合同管理自查，重点核查合同签订、履行、归档等环节的合规性，自查结果每月汇总上报法务部门；（二）专项检查：专项小组每季度针对重点领域（如医疗设备采购合同、医疗合作协议、重大服务合同等）组织开展合同管理专项检查，核查合同审核审批流程的执行情况、履约质量、风险防控措施的落实情况；（三）全面检查：专项小组每年组织开展一次全公司范围的合同管理全面检查，覆盖各类合同的签订、履行、归档等全流程，评估合同管理成效，排查风险隐患；（四）第三方评估：每年至少聘请一次外部律师事务所或专业咨询机构，对公司合同管理体系进行全面评估，提出专业改进建议；（五）投诉举报：建立合同管理违规行为投诉举报渠道，鼓励员工举报合同签订与履行过程中的违规行为；专项小组对举报信息严格保密，及时核查处理并反馈结果。第十六条责任追究：（一）员工违反本制度规定，有下列情形之一的，公司视情节轻重给予相应处理：1.未经审核审批擅自签订合同、签订空白合同或超越授权范围签订合同的，给予记过处分，扣除相应绩效奖金；给公司造成损失的，依法追究赔偿责任；2.合同起草、审核过程中，因疏忽大意或故意隐瞒重要信息，导致合同存在重大法律风险或损害公司利益的，给予警告或记过处分，扣除相应绩效奖金；给公司造成损失的，依法追究赔偿责任；3.未按规定履行合同跟踪义务，未及时发现并处置履约异常情况，导致公司利益受损的，给予警告处分，扣除相应绩效奖金；4.违反合同档案管理规定，擅自篡改、损毁合同档案或泄露合同机密的，给予记过处分；给公司造成损失的，依法追究赔偿责任；5.在合同签订与履行过程中弄虚作假、徇私舞弊，收受合作方财物或其他利益的，立即终止劳动关系，依法追究