2026年口腔医疗管理公司患者信息收集与管理制度

2026年口腔医疗管理公司患者信息收集与管理制度第一章总则第一条为规范公司所属各口腔医疗机构患者信息的收集、存储、使用、传输、销毁等全流程管理，保障患者信息安全与合法权益，遵守国家信息安全与隐私保护相关法律法规，维护公司诊疗秩序与品牌信誉，依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》《医疗机构患者隐私保护制度》《医疗纠纷预防和处理条例》等国家相关法律法规及行业规范，结合口腔医疗行业患者信息涵盖诊疗记录、身份信息、医保信息、生物样本信息等敏感内容的特性，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所属各口腔医疗机构及全体员工，涵盖患者信息全生命周期的管理活动。本制度所称患者信息，是指公司在诊疗服务过程中收集、产生的与患者相关的各类信息，包括个人身份信息（姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式、住址等）、健康诊疗信息（口腔检查记录、诊断结论、治疗方案、病历资料、影像资料、生物样本检测结果等）、医保结算信息（医保卡号、缴费记录、报销信息等）及其他与患者诊疗相关的衍生信息。第三条患者信息管理遵循“合法合规、最小必要、安全保密、全程可控、权责统一”的基本原则。严格遵守国家法律法规关于个人信息保护的强制性要求，确保信息管理全流程合法；收集患者信息以诊疗服务必需为前提，仅收集实现诊疗目的所必要的信息，不得过度收集；建立全流程安全防护机制，严防患者信息泄露、篡改、丢失；对患者信息的收集、存储、使用等各环节实行全程管控，确保可追溯；明确各岗位人员信息管理责任，谁主管、谁负责，谁操作、谁担责。第四条职责分工：公司行政部为患者信息管理的统筹牵头部门，负责制度制定与修订、全公司患者信息管理工作的监督检查、信息安全违规行为核查与追责、跨机构信息管理协调；各口腔医疗机构负责人为本院区患者信息管理第一责任人，负责统筹本院区患者信息全流程管理，协调解决信息管理中的问题，确保信息安全；信息科（或IT管理部门）负责患者信息电子存储系统的建设、维护、安全防护，落实数据加密、权限管控、日志审计等技术保障措施，及时处置系统安全隐患；医务科（或医疗质量管理部门）负责诊疗相关患者信息的规范使用管理，监督临床科室遵守信息收集与使用规范；护理部负责护理服务环节患者信息的收集、传递规范管理；病案管理岗（若设置）负责纸质病历、电子病历等患者诊疗信息的归档、保管、借阅管理；临床科室（正畸科、修复科、综合治疗室等）负责本科室诊疗过程中患者信息的直接收集、规范记录与安全保管；财务科负责医保结算相关患者信息的收集、使用与保密管理；全体员工均有责任遵守本制度，妥善保管工作中接触的患者信息，严防信息泄露。第二章患者信息收集管理第五条信息收集原则：（一）合法性原则：收集患者信息必须获得患者或其监护人（未成年人、无民事行为能力人）的明确同意，通过书面、口头或电子形式告知患者信息收集的目的、范围、使用方式及安全保障措施，在患者明确同意后方可收集；法律法规规定无需取得同意的除外；（二）必要性原则：仅收集诊疗服务、医保结算所必需的患者信息，不得收集与诊疗无关的信息。例如，收集身份信息仅需核实患者身份，收集健康信息仅围绕口腔诊疗需求；（三）真实性原则：收集过程中需核对患者信息的真实性与准确性，确保收集的信息与患者实际情况一致，避免因信息错误影响诊疗效果或引发纠纷。第六条信息收集内容与方式：（一）收集内容：根据诊疗需求，规范收集患者个人身份信息、口腔健康诊疗信息、医保结算信息等核心信息。其中，口腔健康诊疗信息需详细记录检查项目、检查结果、诊断意见、治疗方案、治疗过程、用药情况、复诊计划等关键内容；（二）收集方式：1.现场收集：由医护人员、前台人员通过询问患者、查看证件、诊疗检查等方式直接收集，填写纸质病历或电子病历系统；2.线上收集：通过官方微信公众号、小程序、APP等线上渠道收集患者预约信息、基础健康信息时，需在平台显著位置公示信息收集告知书，获得患者线上同意后收集；3.第三方获取：从医保部门、转诊医疗机构等第三方获取患者信息时，需确认第三方信息提供的合法性，签订信息使用保密协议，仅在约定范围内使用信息。第七条信息收集规范：（一）告知说明：收集前，工作人员需以通俗易懂的语言向患者说明信息收集的目的、范围、使用场景及安全保障措施，解答患者关于信息管理的疑问，确保患者充分知晓并自愿同意；（二）记录规范：收集的患者信息需及时、准确、完整地记录于病历系统或指定表单，不得遗漏关键信息，不得伪造、篡改信息；电子信息录入需规范操作，纸质记录需字迹清晰、签名完整；（三）特殊群体收集：收集未成年人患者信息需获得其监护人同意，收集老年人、残障人士等特殊群体信息时，需提供必要的协助，确保其理解并同意信息收集事项；（四）禁止性规定：严禁以任何形式强制患者提供与诊疗无关的信息，严禁隐瞒信息收集目的误导患者提供信息，严禁收集、存储国家禁止收集的个人敏感信息。第三章患者信息存储管理第八条存储方式与载体：患者信息存储分为电子存储与纸质存储两种方式。电子信息存储于公司指定的医疗信息系统（电子病历系统、HIS系统等），由信息科负责维护；纸质信息（病历本、检查报告、知情同意书等）存储于各口腔医疗机构专用病案库房或保密文件柜。严禁将患者信息存储于私人电脑、手机、U盘等非公司指定的存储载体，严禁将信息上传至非公司认可的第三方云存储平台。第九条电子存储安全规范：（一）技术防护：信息科需对电子病历系统等存储平台采取数据加密、访问控制、防火墙、入侵检测等安全技术措施，保障系统安全；定期对系统进行安全检测与漏洞修复，防止信息被非法入侵、窃取；（二）权限管控：建立严格的电子信息访问权限管理制度，根据岗位职责分配不同的访问权限，实行“最小权限”与“实名制”管理；工作人员仅能访问其工作必需的患者信息，严禁越权访问；权限变更需履行审批流程，及时回收离职、调岗人员的访问权限；（三）日志审计：电子存储系统需自动记录所有访问、操作患者信息的行为日志，包括操作人、操作时间、操作内容、访问IP等信息，日志保存期限不少于3年；信息科需定期对操作日志进行审计，及时发现并处置异常操作行为；（四）备份与恢复：建立患者电子信息定期备份机制，采用本地备份与异地备份相结合的方式，确保数据丢失后可及时恢复；定期对备份数据进行测试，验证备份有效性，备份数据保存期限符合相关法规要求。第十条纸质存储安全规范：（一）存储环境：纸质病案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防篡改等安全条件，配备必要的消防设施、温湿度控制设备；保密文件柜需加锁管理，钥匙由专人保管；（二）保管责任：病案管理岗或指定专人负责纸质患者信息的整理、归档与保管，建立《纸质病案保管台账》，详细记录病案编号、患者姓名、归档时间、保管位置、借阅情况等信息；（三）存储期限：纸质患者信息存储期限严格遵守《医疗机构病历管理规定》，住院病历保存期不少于30年，门诊病历保存期不少于15年；超过保存期限的纸质信息，需按规定流程销毁，不得随意丢弃。第十一条信息存储期限：患者信息存储期限以满足诊疗需求、遵守法规要求为前提，电子信息与纸质信息存储期限保持一致；诊疗结束后，信息需继续保存至法定最低期限；超过存储期限的患者信息，需按本制度第五章规定的流程进行销毁，确保信息彻底清除，无法恢复。第四章患者信息使用与传输管理第十二条信息使用原则：患者信息仅可用于诊疗服务、医疗质量提升、医保结算、医学科研等合法合规场景，不得用于与诊疗无关的商业活动、广告推广等其他用途；使用患者信息时需遵循“最小必要”原则，仅使用实现特定目的所必需的信息范围；如需将患者信息用于医学科研、教学等场景，需对信息进行匿名化处理，去除可识别患者身份的信息，或获得患者单独书面同意。第十三条内部使用规范：（一）诊疗使用：医护人员在诊疗过程中使用患者信息时，需凭授权账号登录系统访问，严格按照诊疗规范记录、调用信息，确保信息使用与诊疗行为直接相关；（二）管理使用：行政部、医务科等部门因医疗质量管理、绩效考核、内部审计等管理工作需要使用患者信息时，需履行内部审批流程，由相关科室提供经脱敏处理的信息，或在指定场所、指定权限范围内使用，严禁私自复制、传播；（三）借阅使用：内部科室因工作需要借阅纸质病历或电子信息时，需填写《患者信息借阅申请表》，注明借阅目的、借阅信息范围、借阅期限，经科室负责人及病案管理岗审批同意后，在指定地点查阅；电子信息借阅需通过系统权限申请流程，借阅结束后及时归还权限；借阅人员需对借阅的患者信息保密，不得泄露或用于其他目的。第十四条外部提供与传输规范：（一）外部提供条件：因医保审核、司法调查、转诊诊疗、科研合作等需要向外部单位提供患者信息时，需符合法律法规规定，获得患者书面同意（法律法规另有规定的除外），并与接收单位签订信息保密协议，明确信息使用范围、保密责任及违约责任；（二）传输安全：向外部传输患者信息时，需采用加密传输方式（如加密邮件、专用传输通道等），严禁通过未加密邮件、微信、QQ等非安全渠道传输；传输前需对信息进行必要的脱敏处理，去除不必要的敏感信息；（三）转诊传输：向其他医疗机构转诊患者时，仅传输与转诊诊疗相关的必要信息，由专人负责传输过程的安全管控，确保信息准确、完整传递至接收机构，同时留存传输记录。第十五条禁止性规定：严禁任何部门或个人未经授权私自收集、使用、复制、传播患者信息；严禁向无关第三方出售、提供患者信息；严禁将患者信息用于商业广告、推销等盈利性活动；严禁在非工作场所、非工作时间私自访问、使用患者信息；严禁泄露、篡改、毁损、丢失患者信息。第五章患者信息销毁管理第十六条销毁条件：患者信息达到法定或规定的存储期限，且无继续保存必要的；患者提出信息删除请求，符合法律法规规定的；因系统升级、设备更换等原因需清除存储信息的；其他符合信息销毁条件的情形。第十七条销毁审批流程：销毁患者信息需履行严格的审批程序。由相关科室（病案管理岗、信息科）提出信息销毁申请，填写《患者信息销毁申请表》，注明销毁信息的类型、数量、存储载体、销毁原因及期限，经科室负责人、本院区负责人审核后，报公司行政部审批；重大批量信息销毁需经公司管理层审批同意。第十八条销毁实施规范：（一）电子信息销毁：由信息科负责实施，采用专业的数据销毁软件对电子信息进行彻底清除，或对存储介质（硬盘、U盘等）进行物理销毁（如粉碎、消磁），确保信息无法恢复；销毁过程需有2人及以上人员在场监督，记录销毁时间、方式、参与人员等信息；（二）纸质信息销毁：由病案管理岗负责实施，采用粉碎、焚烧等不可恢复的方式销毁，严禁将纸质信息随意丢弃或出售；销毁过程需有2人及以上人员在场监督，记录销毁时间、数量、方式、参与人员等信息；（三）销毁记录归档：信息销毁完成后，需将《患者信息销毁申请表》、销毁监督记录等相关资料整理归档，保存期限不少于3年，确保销毁过程可追溯。第六章安全防护与应急处置第十九条安全防护机制：各口腔医疗机构及信息科需建立多层次患者信息安全防护体系，定期开展信息安全风险评估，排查安全隐患；加强网络安全管理，对医疗信息系统实行分区防护，严防网络攻击、病毒入侵；加强人员安全管理，对全体员工开展信息安全与保密培训，签订《患者信息保密承诺书》，明确保密责任；加强设备安全管理，对存储患者信息的电脑、服务器、打印机等设备进行专人管理，定期检修维护，防止设备丢失或被盗导致信息泄露。第二十条应急处置机制：公司建立患者信息安全应急响应预案，明确信息泄露、篡改、丢失等突发事件的处置流程、责任分工、应急措施。发生信息安全突发事件时，相关人员需立即向本院区负责人及信息科报告，不得隐瞒、拖延；信息科需及时启动应急预案，采取技术措施控制事态发展，防止危害扩大；行政部需组织核查事件原因、影响范围，评估损失程度，按规定向监管部门报告（如需）；同时，及时与受影响患者沟通，告知事件情况及补救措施，承担相应责任。第二十一条投诉处理：患者对其信息管理提出异议、投诉（如认为信息被违规使用、泄露）时，各口腔医疗机构需即时受理，在1个工作日内完成初步核实，7个工作日内完成调查处理，将处理结果反馈给患者；重大信息安全投诉需上报公司行政部统筹处理，确保患者诉求得到妥善回应。第七章监督考核与责任追究第二十二条监督检查机制：行政部联合信息科、医务科，每季度对各口腔医疗机构的患者信息管理工作开展监督检查，重点核查信息收集的合规性、存储的安全性、使用与传输的规范性、销毁流程的严谨性、应急机制的完善性等；检查结果形成《患者信息管理监督检查报告》，上报公司管理层，对发现的问题下达整改通知，明确整改时限及要求。第二十三条考核评价机制：将患者信息管理工作纳入公司年度绩效考核体系，考核对象包括各口腔医疗机构负责人、信息科人员、病案管理岗、临床医护人员及其他相关岗位人员。核心考核指标包括信息安全违规发生率、安全隐患整改完成率、保密培训参与率、应急演练完成率等；考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩。第二十四条激励机制：对严格遵守本制度，患者信息管理工作成效显著的部门或个人，如年度内无信息安全违规行为、及时发现并化解重大安全隐患、提出信息管理优化建议并被采纳的，公司给予通报表扬及一次性现金奖励。第二十五条责任追究机制：对违反本制度规定的部门或个人，根据违规情节轻重、造成影响大小，采取以下追责措施：（一）轻微违规：未按规定履行信息收集告知义务、未规范记录患者信息、私