2026年口腔医疗管理公司外部审计配合管理制度

2026年口腔医疗管理公司外部审计配合管理制度第一章总则第一条为规范口腔医疗管理公司（以下简称“公司”）外部审计配合工作，保障审计工作顺利高效开展，确保审计结果客观真实反映公司财务状况、经营成果及合规运营情况，维护公司合法权益和声誉，根据《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《医疗机构财务会计内部控制规定》等相关法律法规及公司内部管理制度，结合公司口腔医疗行业运营特点，制定本规定。第二条本制度所称外部审计，是指由公司聘请的具备法定资质的会计师事务所、审计事务所等外部审计机构，依据国家相关法律法规、审计准则及公司委托要求，开展的财务报表审计、专项审计（含医保合规审计、税务审计、专项合规审计等）、内部控制审计等各类审计工作。第三条本制度适用于公司各部门、各下属口腔机构及全体员工在参与、配合外部审计工作过程中的各项活动。第四条外部审计配合工作遵循合法合规、客观公正、积极主动、高效协作、保密严谨的基本原则，确保审计资料真实完整、审计沟通顺畅及时、审计问题整改到位。第五条公司设立外部审计配合工作牵头部门（以下简称“牵头部门”），负责统筹协调全公司外部审计配合工作；各相关部门及下属口腔机构指定专人作为审计配合联络人，负责本部门、本机构审计相关事宜的对接与落实。第二章组织架构与职责分工第六条牵头部门职责：（一）负责与外部审计机构的日常沟通对接，包括审计计划对接、审计资料传递、审计进度跟进、审计问题协调等工作；（二）牵头组织制定外部审计配合工作方案，明确各部门、各下属机构的配合职责、工作时限及具体要求；（三）统筹协调审计资料的收集、整理、汇总及提交工作，确保资料提交及时、完整、准确；（四）组织召开审计配合工作会议，传达审计要求，协调解决审计过程中出现的跨部门、跨机构问题；（五）跟踪外部审计工作进度，及时向公司管理层汇报审计进展情况、审计发现的主要问题及整改建议；（六）牵头组织审计整改工作，督促相关部门落实整改措施，汇总整改结果并反馈给外部审计机构；（七）负责外部审计相关文件资料的归档、保管及保密管理工作；（八）完成公司管理层交办的其他与外部审计配合相关的工作。第七条财务部职责：（一）负责提供外部审计所需的各类财务资料，包括但不限于财务报表、会计凭证、会计账簿、银行对账单、纳税申报表、发票存根、成本费用核算资料、财务管理制度及流程文件等；（二）配合外部审计机构开展财务数据核查、凭证抽查、账实核对等工作，对审计过程中提出的财务相关问题进行解释说明，提供必要的佐证材料；（三）参与审计问题分析，针对财务类审计发现问题制定整改方案，落实整改措施，按时完成整改工作并向牵头部门反馈整改结果；（四）配合牵头部门做好财务类审计资料的归档工作，确保财务审计资料的完整性和规范性。第八条运营管理部职责：（一）负责提供与口腔医疗运营相关的审计资料，包括但不限于医疗服务流程文件、诊疗项目收费标准、医保服务协议、患者就诊记录管理制度、医疗设备采购及使用管理资料、药品及耗材采购与库存管理资料等；（二）配合外部审计机构开展运营流程核查、医保合规性检查、医疗服务收费核查等工作，对审计提出的运营相关问题进行解释说明；（三）针对审计发现的运营管理类、医保合规类问题，制定整改方案，推动下属口腔机构落实整改措施，跟踪整改进度并反馈整改结果；（四）协助牵头部门协调下属口腔机构的审计配合工作，确保各机构审计配合工作有序推进。第九条人力资源部职责：（一）负责提供审计所需的人力资源相关资料，包括但不限于员工花名册、劳动合同、薪酬福利发放记录、社保公积金缴纳凭证、员工培训记录、绩效考核制度及实施资料等；（二）配合外部审计机构开展人力资源管理相关核查工作，对审计提出的人力资源相关问题进行解释说明；（三）针对审计发现的人力资源管理类问题制定整改方案，落实整改措施并反馈整改结果。第十条行政部职责：（一）负责提供审计所需的行政后勤相关资料，包括但不限于公司营业执照、章程、股东会及董事会决议、对外合作合同、固定资产（非医疗设备）管理资料、办公费用支出凭证、公章使用记录等；（二）负责审计工作的后勤保障工作，包括审计场地安排、办公设备调配、会议组织保障等；（三）配合外部审计机构开展行政类资料核查工作，对相关问题进行解释说明，落实行政类问题的整改工作。第十一条下属口腔机构职责：（一）服从牵头部门及运营管理部的统筹协调，指定专人负责本机构的审计配合工作；（二）按照审计要求提供本机构的财务资料、运营资料、医疗服务资料、医保合规资料等各类相关资料；（三）配合外部审计机构开展现场核查、问询等工作，如实提供相关信息，不得隐瞒、谎报；（四）针对审计发现的本机构相关问题，制定具体整改措施，按时完成整改并向上级主管部门及牵头部门反馈整改结果。第十二条其他相关部门职责：根据外部审计工作需要及牵头部门的统筹安排，提供本部门职责范围内的相关资料，配合审计核查工作，解释相关问题并落实整改措施。第三章审计前准备工作第十三条信息对接与方案制定：（一）牵头部门在收到外部审计机构的审计通知后，应在3个工作日内与审计机构对接，明确审计目的、审计范围、审计期间、审计计划安排、所需资料清单及提交时限等核心信息；（二）牵头部门根据对接结果，结合公司实际情况，在5个工作日内制定详细的审计配合工作方案，明确各部门、各下属机构的配合职责、资料提交清单及时限、联络人及联系方式等内容，报公司管理层审批后下发执行。第十四条资料收集与整理：（一）各相关部门及下属口腔机构接到审计配合工作方案后，应按照方案要求，指定专人负责本部门、本机构审计资料的收集与整理工作；（二）资料收集应遵循真实、完整、准确、规范的原则，对收集的资料进行分类整理，标注资料名称、所属期间、涉及范围等关键信息，编制资料清单；（三）对需要补充完善的资料，相关部门应在规定时限内完成补充完善工作；对无法提供的资料，应书面说明原因，报牵头部门审核后向外部审计机构解释；（四）各部门及下属机构应在审计机构进场前2个工作日，将整理完毕的资料提交至牵头部门，由牵头部门进行汇总审核后统一提交给外部审计机构。第十五条人员与场地准备：（一）各部门及下属机构应明确审计配合联络人，确保审计期间联络畅通；牵头部门应组织召开审计配合工作启动会，对相关人员进行审计配合要求、保密规定等内容的培训；（二）行政部应在审计机构进场前1个工作日，完成审计办公场地的安排、办公设备（电脑、打印机、复印机等）的调试、网络环境的搭建等后勤保障工作，确保审计工作顺利开展。第四章审计过程配合工作第十六条资料补充与解释说明：（一）审计期间，外部审计机构提出补充资料需求的，牵头部门应及时传达至相关部门，相关部门应在审计机构要求的时限内完成资料补充提交工作，特殊情况无法按时提交的，应提前向牵头部门说明，由牵头部门与审计机构协商调整时限；（二）针对审计机构提出的各类问询，相关部门及下属机构应指定熟悉业务的人员进行解释说明，解释说明应客观、准确、清晰，必要时提供相关佐证材料；对涉及跨部门的问询，牵头部门应组织相关部门联合进行解释说明。第十七条现场核查配合：（一）审计机构开展现场核查（含公司本部及下属口腔机构现场）时，相关部门及下属机构应积极配合，安排专人陪同核查，协助审计人员熟悉现场环境、调取相关资料、接触相关业务人员；（二）对审计机构开展的账实核对、库存盘点、业务流程穿行测试等工作，相关部门应提前做好准备，确保核查工作高效推进；盘点过程中发现的差异，应及时向牵头部门及审计机构反馈，并协助分析差异原因。第十八条沟通协调与进度跟踪：（一）牵头部门应建立审计进度跟踪机制，每周与外部审计机构对接一次审计进展情况，及时掌握审计工作重点、发现的初步问题及后续工作安排；（二）针对审计过程中出现的争议问题或复杂问题，牵头部门应及时组织相关部门召开专题会议进行研究，形成统一的解释口径和处理意见后反馈给审计机构；必要时，可提请公司管理层协调解决；（三）牵头部门应及时将审计进展情况、发现的主要问题向公司管理层汇报，确保管理层全面掌握审计工作动态。第十九条保密管理要求：（一）全体参与审计配合工作的人员应严格遵守公司保密管理制度，对审计过程中接触的公司财务数据、运营信息、商业秘密及审计机构的审计工作底稿、审计意见等敏感信息承担保密责任；（二）未经牵头部门及公司管理层批准，任何部门和个人不得向审计机构以外的第三方泄露审计相关信息，不得擅自复制、传播审计资料；（三）审计结束后，相关部门应及时清理留存的审计资料，对不需要归档的资料进行妥善销毁，避免信息泄露。第五章审计后整改与反馈工作第二十条审计意见对接与问题梳理：（一）牵头部门在收到外部审计机构的审计初稿、审计征求意见稿等文件后，应在3个工作日内组织相关部门进行研读，梳理审计发现的问题、提出的审计意见及建议；（二）对审计意见中存在异议的内容，牵头部门应组织相关部门收集佐证材料，与审计机构进行沟通核实，确保审计意见客观准确；（三）牵头部门应将梳理后的审计问题及初步沟通意见向公司管理层汇报，听取管理层对审计问题处理的指示要求。第二十一条整改方案制定与实施：（一）针对外部审计机构确认的审计问题，牵头部门应在5个工作日内组织相关责任部门制定详细的整改方案，明确整改目标、整改措施、责任人员、整改时限及预期效果；整改方案需报公司管理层审批后实施；（二）各责任部门应严格按照整改方案推进整改工作，牵头部门负责跟踪整改进度，定期检查整改落实情况，对整改过程中出现的问题及时协调解决；（三）整改工作完成后，各责任部门应形成整改报告，附相关整改佐证材料，提交至牵头部门审核；牵头部门审核通过后，汇总形成公司整体整改报告。第二十二条整改结果反馈与归档：（一）牵头部门应在整改工作完成后3个工作日内，将公司整体整改报告及相关佐证材料提交给外部审计机构，反馈整改结果；（二）针对审计机构提出的后续跟踪要求，牵头部门应组织相关部门配合开展后续整改验证工作，确保整改措施落地见效；（三）审计工作结束后，牵头部门应在10个工作日内完成审计相关资料的归档工作，归档资料包括但不限于审计通知、审计方案、提交的审计资料清单、审计沟通记录、审计报告、整改方案、整改报告及佐证材料等，确保归档资料完整、规范、可追溯。第六章责任追究第二十三条对在外部审计配合工作中表现积极、认真履行配合职责、及时高质量完成资料提供及整改工作的部门和个人，公司可根据实际情况给予表彰或奖励。第二十四条对违反本制度规定，有下列情形之一的，公司将视情节轻重对相关部门负责人及直接责任人进行批评教育、通报批评、绩效考核扣分等处理；造成公司损失或不良影响的，依法依规追究相关责任：（一）未按要求指定审计配合联络人，或联络人未履行职责导致审计工作延误的；（二）拒绝、拖延提供审计资料，或提供的资料不真实、不完整、不规范的；（三）在审计问询、现场核查过程中隐瞒事