2026年口腔医疗管理公司信息化系统建设管理制度

2026年口腔医疗管理公司信息化系统建设管理制度第一章总则第一条为规范XX口腔医疗管理公司（以下简称“公司”）信息化系统建设全流程管理工作，建立“规划科学、立项严谨、实施有序、安全可控、运维高效”的管理体系，推动信息化技术与口腔医疗服务、连锁运营管理深度融合，提升临床诊疗效率、患者服务质量与公司运营管理水平，保障患者数据隐私与系统安全，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《医疗器械监督管理条例》《医疗纠纷预防和处理条例》等相关法律法规及口腔医疗行业监管要求，结合公司业务特性（含口腔连锁机构运营、临床诊疗服务、患者健康管理等），制定本制度。第二条本制度所指信息化系统，是指公司及所属口腔连锁机构在医疗服务、运营管理、数据管理等领域使用的各类计算机信息系统及配套软硬件设施，包括但不限于临床诊疗系统（口腔影像管理系统、电子病历系统、诊疗辅助系统等）、患者管理系统（预约挂号系统、患者档案管理系统、随访服务系统等）、运营管理系统（连锁机构管控系统、人力资源管理系统、财务核算系统等）、数据安全与管理系统（数据存储、备份、加密系统等）及相关移动端应用。第三条信息化系统建设管理遵循“战略引领、需求导向、合规优先、安全第一、分步实施、迭代优化”的核心原则，确保系统建设与公司发展战略精准对接，满足临床诊疗与运营管理实际需求，全流程符合法律法规及行业监管要求，实现系统安全稳定运行与价值最大化。第四条本制度适用于公司全体部门及所属口腔连锁机构，涵盖信息化系统的规划设计、需求调研、立项审批、开发实施（自主开发/外包开发）、测试验收、上线运维、升级迭代、数据管理、安全防护、废弃处置等全环节管理工作；公司全体员工及所属口腔机构工作人员需严格遵守本制度规定，积极配合信息化系统建设相关工作。第五条各部门及所属机构核心职责分工：（一）信息技术部：作为信息化系统建设管理的牵头部门，负责统筹信息化系统建设管理体系搭建、整体规划制定、需求汇总与梳理、项目立项组织、开发实施统筹、测试验收组织、上线运维保障、系统升级迭代、数据安全防护，以及制度的修订完善；（二）临床运营部及所属口腔机构：负责临床类信息化系统的需求提报、使用场景梳理、临床测试配合、上线应用推广与反馈，协助信息技术部优化系统功能，确保系统贴合临床诊疗实际需求；（三）运营管理部：负责运营类信息化系统的需求提报、管理场景梳理、使用流程优化建议，配合信息技术部开展系统测试与上线应用，推动系统在各连锁机构的规范使用；（四）法务部：负责审核信息化系统建设全流程的合规性，包括数据安全合规、个人信息保护合规、外包合作协议合规等，提供法律支持，协助处理系统建设相关的法律纠纷与风险事件；（五）财务部：负责信息化系统建设专项经费的预算审核与拨付，监督经费使用合规性，对接开展系统建设费用的报销与核算，建立专项经费台账，实现成本精准管控；（六）人力资源部：负责信息化系统建设相关人才队伍保障，包括技术人员招聘、培养、绩效考核，组织开展全员系统使用培训，提升员工系统操作能力；（七）各业务部门（含市场部、采购与供应链部等）：负责本部门业务相关信息化系统的需求提报、测试配合与上线应用，反馈系统使用过程中的问题与优化建议；（八）公司管理层：负责审批信息化系统建设重大规划、年度建设预算、核心项目立项，监督本制度的落实情况，协调解决系统建设过程中的重大问题。第二章组织架构与核心岗位职责第六条信息化系统建设管理架构：公司设立信息化系统建设专项组（以下简称“专项组”），由公司负责人担任组长，信息技术部、临床运营部负责人担任副组长，信息技术专员、临床骨干医师、运营管理专员、法务专员、财务专员、各部门业务联络员为成员。专项组下设项目规划组、技术实施组、合规安全组，明确各组人员分工、沟通机制及决策流程。第七条项目规划组岗位职责（由信息技术部、临床运营部、运营管理部人员组成）：（一）战略对接：对接公司发展战略，梳理信息化建设长期、中期、短期目标，制定公司信息化系统建设整体规划；（二）需求统筹：定期开展全公司信息化系统需求调研，汇总各部门及口腔机构的需求，梳理需求优先级，形成需求清单与分析报告；（三）项目规划：依据需求分析报告与整体规划，制定年度信息化系统建设计划，明确建设项目、实施步骤、责任部门、时间节点、资源需求等核心要素；（四）可行性分析：对拟建设的信息化系统项目开展可行性分析，从技术可行性、经济合理性、合规安全性、应用价值等维度进行全面评估，形成可行性分析报告，报专项组审议。第八条技术实施组岗位职责（由信息技术部、各部门业务联络员组成）：（一）方案设计：针对立项通过的系统建设项目，制定详细的技术实施方案，明确系统架构、开发技术、功能模块、接口标准、实施流程等核心内容；（二）开发管理：负责系统开发的统筹管理，自主开发项目需组建开发团队并明确分工，外包开发项目需完成外包服务商筛选、合作协议签订、开发过程监督；（三）测试组织：制定系统测试方案，组织开展单元测试、集成测试、系统测试、用户验收测试等，协调各部门配合测试工作，记录测试问题并督促整改；（四）上线运维：制定系统上线方案，组织开展系统部署、数据迁移、用户培训等上线准备工作，负责系统上线后的运维保障，及时解决系统运行过程中的技术问题。第九条合规安全组岗位职责（由法务部、信息技术部、财务部人员组成）：（一）合规审核：对信息化系统建设全流程开展合规审核，重点核查数据采集、存储、使用、传输等环节的合规性，以及个人信息保护措施的有效性，确保符合相关法律法规要求；（二）安全防护：制定系统安全防护方案，监督技术实施组落实安全防护措施（如数据加密、访问控制、漏洞防护等），定期开展系统安全检测与风险评估，排查安全隐患；（三）协议审核：负责审核外包开发、硬件采购等相关合作协议，明确双方权利义务、安全责任、数据保密义务等核心条款，防范合作风险；（四）应急处置：协助制定系统安全应急预案，针对系统故障、数据泄露等突发风险事件，协调相关部门开展应急处置，降低风险损失。第三章核心流程规范第十条信息化系统规划与需求管理流程：（一）需求提报：各部门及口腔机构根据业务发展需要，填写《信息化系统需求申报表》，注明需求名称、应用场景、功能要求、预期目标、实施优先级等信息，经部门负责人审核后提交信息技术部；（二）需求汇总：信息技术部在收到需求申报表后5个工作日内完成收集汇总，对材料不完整的，一次性告知提报部门补充完善；（三）需求分析：项目规划组对汇总的需求进行深入分析，结合公司信息化建设整体规划，梳理需求的合理性、可行性与关联性，形成需求分析报告；（四）规划整合：项目规划组将审核通过的需求整合纳入年度信息化系统建设计划，明确各项目的实施周期与资源配置，报专项组审议、公司管理层审批后实施。第十一条信息化系统立项审批流程：（一）立项申请：技术实施组针对纳入年度建设计划的项目，提交《信息化系统建设项目立项申请表》，附可行性分析报告、技术实施方案框架、经费预算表等材料，经信息技术部负责人审核后提交专项组；（二）专项审议：专项组对项目立项申请开展审议，重点核查项目必要性、技术可行性、经费合理性、合规安全性等，形成审议意见；（三）分级审批：一般信息化系统建设项目（经费预算低于5万元）由专项组审批立项；重大项目（经费预算5万元及以上或核心业务系统建设项目）需经专项组审议后，报公司管理层审批立项；（四）立项公示：项目立项审批通过后，信息技术部在公司内部系统公示项目基本信息（项目名称、实施内容、责任部门、时间节点等），公示期3个工作日，公示无异议后正式启动项目实施。第十二条信息化系统开发实施流程：（一）方案细化：立项通过后，技术实施组在7个工作日内完成技术实施方案细化，明确开发进度计划、人员分工、质量标准、接口规范等核心内容，报专项组备案；（二）开发方式确定：根据项目需求与技术能力，确定开发方式（自主开发/外包开发）；自主开发需组建专项开发团队，明确开发任务与时间节点；外包开发需开展外包服务商筛选，优先选择具备医疗行业信息化建设经验、资质合规的服务商；（三）开发实施：自主开发团队按细化方案推进开发工作，定期向技术实施组汇报开发进度；外包开发项目需签订正式合作协议，技术实施组全程监督服务商开发进度与质量，及时协调解决开发过程中的问题；（四）阶段性审核：技术实施组每两周开展一次开发进度与质量审核，对照开发计划核查阶段性成果，对不符合要求的部分督促整改，确保开发工作有序推进；（五）数据准备：开发后期，技术实施组协调相关部门开展数据整理与迁移准备工作，制定数据迁移方案，确保数据迁移过程安全、准确、完整。第十三条信息化系统测试验收流程：（一）测试准备：开发完成后，技术实施组制定详细测试方案，明确测试范围、测试用例、测试标准，准备测试环境与测试数据；（二）多轮测试：依次开展单元测试、集成测试、系统测试，由开发团队、信息技术部测试人员完成；测试通过后，组织各业务部门及口腔机构开展用户验收测试，收集用户使用反馈；（三）问题整改：对测试过程中发现的问题，技术实施组督促开发团队（或外包服务商）限期整改，整改完成后重新测试，直至所有测试项均符合标准；（四）验收评审：测试通过后，专项组组织开展项目验收评审，审核项目实施文档（需求文档、设计文档、测试报告等）、系统功能实现情况、安全防护措施落实情况等，形成验收评审意见；（五）验收结论：验收合格的，出具验收合格证明，正式完成项目验收；验收不合格的，明确整改要求与时限，整改完成后重新组织验收。第十四条信息化系统上线运维与升级迭代流程：（一）上线准备：验收合格后，技术实施组制定系统上线方案，开展系统部署、数据迁移、用户权限配置等工作；组织开展全员系统使用培训，确保用户掌握系统操作方法；（二）正式上线：完成上线准备后，按方案启动系统正式上线，技术实施组安排专人全程值守，及时处理上线过程中的突发问题；（三）运维保障：上线后，信息技术部建立运维台账，负责系统日常运维（含硬件维护、软件更新、故障排查等），提供7×24小时技术支持；定期开展系统运行状态监测，确保系统稳定运行；（四）升级迭代：信息技术部定期收集各部门系统使用反馈，结合业务发展需求与技术更新趋势，制定系统升级迭代计划，报专项组审批后实施；升级迭代过程需严格遵守开发实施与测试验收流程，避免影响系统正常运行；（五）废弃处置：对不再使用的信息化系统，技术实施组制定废弃处置方案，明确数据销毁、硬件处置、软件注销等要求，报专项组审批后实施；处置过程需确保数据彻底销毁，避免数据泄露风险。第四章数据安全与合规管理第十五条数据安全管理：（一）数据分类分级：信息技术部牵头开展数据分类分级工作，将数据划分为核心数据（如患者隐私数据、核心业务数据）、重要数据、一般数据，针对不同级别数据制定差异化安全防护措施；（二）数据存储与备份：建立安全可靠的数据存储系统，核心数据采用加密存储方式；制定数据备份策略，定期开展全量备份与增量备份，备份数据异地存储，确保数据可恢复；（三）访问控制：建立严格的数据访问权限管控机制，按“最小权限”原则分配访问权限，明确访问审批流程；实现数据访问全程留痕，定期审计访问日志，防范未授权访问；（四）数据传输安全：规范数据传输流程，核心数据传输需采用加密传输方式，确保数据传输过程不泄露、不篡改；加强内外网数据交互管控，严禁违规传输核心数据。第十六条合规管理：（一）个人信息保护：严格遵守个人信息保护相关法律法规，规范患者个人信息的采集、存储、使用、传输等环节管理，明确告知患者信息使用范围与目的，取得患者同意；严禁非法收集、使用、泄露患者个人信息；（二）系统合规认证：涉及医疗器械范畴的信息化系统（如口腔影像管理系统），需按要求完成医疗器械相关合规认证，取得合规证明后方可上线使用；（三）合规检查：合规安全组每季度开展一次信息化系统合规专项检查，重点核查数据安全合规、个人信息保护合规、系统运行合规等情况，形成检查报告，对发现的问题督促整改；（四）法规跟踪：法务部定期跟踪信息化相关法律法规更新情况，及时梳理对系统建设的影响，向专项组提出合规调整建议，确保制度与流程持续合规。第十七条应急处置：（一）预案制定：信息技术部牵头制定信息化系统安全应急预案，明确应急组织架构、应急响应流程、处置措施、责任分工等内容，报专项组审批后实施；（二）应急演练：每半年组织开展一次应急演练，检验应急预案的可行性与应急处置能力，针对演练中发现的问题优化应急预案；（三）事件处置：发生系统故障、数据泄露等突发风险事件时，相关部门需立即向专项组报告，技术实施组与合规安全组按应急预案开展应急处置，及时止损；事件处置完成后，开展复盘总结，分析事件原因，制定整改措施。第五章保障措施第十八条制度保障：专项组每半年对本制度的执行情况进行梳理评估，结合相关法律法规更新、行业技术发展趋势、公司业务发展变化（如新增连锁机构、拓展业务领域等），提出制度修订建议，经公司管理层审批后更新实施；各部门可结合自身实际，制定内部信息化系统使用与协作细则。第十九条人员保障：公司建立专业化信息化人才队伍，配备专职系统开发人员、运维人员、安全人员等；定期组织开展专