2026年口腔医疗管理公司会议纪要撰写与分发管理制度

2026年口腔医疗管理公司会议纪要撰写与分发管理制度第一章总则第一条为规范公司及下属各口腔机构会议纪要的撰写、审核、审批、分发、归档及执行跟踪管理工作，确保会议决策事项传达及时、落实到位，保障公司运营管理流程的顺畅高效，依据公司行政办公管理相关规定及实际运营需要，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部及下属各口腔机构组织召开的各类会议，包括但不限于经营决策会议、医疗管理会议、行政办公会议、临床病例讨论会议、项目推进会议、培训会议等，所有会议纪要的撰写、审核、分发、归档及执行跟踪工作均需遵循本制度规定。第三条会议纪要管理工作遵循“真实准确、客观全面、及时高效、闭环管控”的原则，确保会议纪要能够完整反映会议内容、精准传达会议决策、有效推动事项落实。第四条行政部为公司会议纪要管理工作的归口管理部门，负责制度的制定、修订及监督执行，统筹协调重要会议纪要的审核、分发及归档管理，监督会议决策事项的落实情况；各职能部门及下属各口腔机构指定专人作为会议联络员，负责本部门及所在机构组织召开会议的纪要撰写、初步审核、内部流转及归档工作；各会议主持人负责会议纪要内容的审核确认，确保纪要与会议实际情况一致。第二章会议纪要的分类与撰写要求第五条会议纪要分类。根据会议性质及重要程度，会议纪要分为以下类别：（一）决策类纪要：针对公司经营决策会议、战略规划会议、重大项目评审会议等形成的纪要，核心内容为会议确定的重大决策、发展规划、项目审批意见等关键事项，具有指导性和约束力；（二）医疗管理类纪要：针对医疗质量控制会议、临床病例讨论会议、医护人员培训会议等形成的纪要，核心内容为医疗服务规范、诊疗流程优化、病例讨论结论、医疗安全要求等医疗相关事项；（三）行政办公类纪要：针对日常行政办公会议、部门协调会议、后勤保障会议等形成的纪要，核心内容为日常工作安排、跨部门协作事项、后勤保障要求等行政相关事项；（四）项目推进类纪要：针对各类项目启动会议、进度复盘会议、问题协调会议等形成的纪要，核心内容为项目目标、推进计划、责任分工、问题解决方案等项目相关事项；（五）培训学习类纪要：针对员工培训、技能学习、行业交流等会议形成的纪要，核心内容为培训主题、学习要点、考核要求、经验总结等学习相关事项。第六条撰写基本要求。所有会议纪要撰写均需满足以下基本要求：（一）真实准确：严格依据会议记录、现场发言及讨论情况撰写，客观反映会议真实内容，不得随意增减、篡改会议信息，确保数据、表述、决策事项准确无误；（二）简洁明了：语言通俗易懂、逻辑清晰，避免冗余表述，重点突出会议核心内容及决策事项，便于阅读和执行；（三）结构完整：具备规范的结构要素，确保内容全面，无关键信息缺失；（四）及时高效：遵循“当日事当日毕”原则，常规会议纪要需在会议结束后24小时内完成撰写，重要会议纪要需在会议结束后12小时内完成撰写。第七条核心结构要素。会议纪要需包含以下核心结构要素，根据会议类型适当调整详略：（一）会议基本信息：明确会议名称、召开时间（精确到年月日时分）、召开地点、主持人、参会人员、缺席人员及原因、记录人；（二）会议议题：清晰列出会议讨论的核心议题，按讨论顺序依次排列；（三）会议主要内容：详细记录各议题的讨论情况、各方发言要点、达成的共识及未达成共识的争议点；（四）决策事项：明确会议确定的具体决策、工作要求、任务部署等核心事项，避免模糊表述；（五）责任分工：针对会议确定的任务事项，明确责任部门/责任人、完成时限、具体要求及协同部门；（六）其他事项：记录会议中提及的其他需要跟进的事项、下次会议安排等内容；（七）附件：如有会议相关的报告、方案、数据表格等资料，需在纪要末尾注明附件名称及数量。第八条不同类别纪要撰写重点。（一）决策类纪要：重点突出决策事项的依据、具体内容、实施要求及责任主体，明确决策生效时间及执行监督要求；（二）医疗管理类纪要：重点突出医疗服务规范、诊疗流程优化措施、医疗安全隐患及整改要求，病例讨论纪要需详细记录病例情况、讨论意见及诊疗建议，确保专业术语准确规范；（三）行政办公类纪要：重点突出日常工作安排、跨部门协作事项的协调结果、后勤保障问题的解决方案及落实时限；（四）项目推进类纪要：重点突出项目进度现状、存在的问题及解决方案、下一步推进计划、责任分工及时间节点；（五）培训学习类纪要：重点突出培训核心知识点、技能操作要点、学习成果转化要求及后续考核安排。第三章会议纪要审核与审批流程第九条撰写人自审。会议纪要撰写完成后，撰写人需首先进行自我审核，核对会议基本信息是否完整、内容是否真实准确、表述是否清晰规范、责任分工是否明确、格式是否符合要求，确保无错别字、语句不通顺等问题。第十条部门内部审核。自审通过后，日常工作会议纪要由会议主持人审核，审核通过后签字确认；各部门组织召开的专项会议纪要，需经部门负责人审核签字后，提交至行政部复核。第十一条行政部复核。行政部收到各部门提交的会议纪要后，重点复核纪要的格式规范性、内容完整性、决策事项的清晰度及责任分工的合理性，对不符合要求的纪要提出修改意见，退回撰写部门重新修订；修订完成后再次提交复核，直至符合要求。第十二条分级审批。根据会议重要程度实行分级审批：（一）普通行政办公会议、部门内部会议等一般性会议纪要，经部门负责人审核、行政部复核后，无需再上报公司领导审批，由行政部直接安排分发；（二）经营决策会议、医疗管理核心会议、重大项目会议等重要会议纪要，经行政部复核后，需上报公司分管领导审批；涉及公司重大决策、核心利益的会议纪要，需经公司主要领导审批；（三）审批领导对纪要内容有修改意见的，行政部需及时反馈给撰写人进行修订，修订完成后重新履行审批流程。第十三条审批时限。各审核、审批环节需严格把控时限，部门内部审核需在收到纪要后4小时内完成，行政部复核需在收到纪要后8小时内完成，公司领导审批需在收到纪要后12小时内完成，确保纪要能够及时分发执行。第四章会议纪要分发与流转管理第十四条分发原则。会议纪要分发遵循“按需分发、精准推送”的原则，仅向与会议内容及决策事项相关的部门、人员分发，严禁向无关人员传递，确保会议信息安全。第十五条分发范围。根据会议性质及内容确定分发范围：（一）公司级重大会议纪要：分发至公司领导班子成员、各职能部门负责人、下属各口腔机构负责人及相关责任部门/责任人；（二）部门专项会议纪要：分发至部门内部成员、相关协同部门负责人及责任人员；（三）医疗管理类会议纪要：分发至相关医护科室负责人、医护人员及医疗管理部门相关人员；（四）项目推进类会议纪要：分发至项目组成员、相关协同部门人员及项目分管领导。第十六条分发方式。会议纪要采用线上线下相结合的方式分发：（一）线上分发：通过公司内部办公系统、工作群等线上渠道分发电子版本纪要，确保接收人员能够及时查阅；（二）线下分发：对于重要会议纪要或需要存档的正式纪要，需打印纸质版本，加盖公司或部门公章后，分发给相关人员，接收人员需签字确认；（三）涉密会议纪要：仅采用线下密封分发的方式，明确标注“涉密”字样，指定专人送达，接收人员需签署保密承诺书。第十七条分发时限。审批通过后的会议纪要，行政部或相关部门需在24小时内完成分发工作；重要会议纪要需在12小时内完成分发，确保决策事项能够及时传达并启动落实。第十八条流转管理。需要在部门内部或跨部门流转阅读的会议纪要，由各部门联络员负责统筹安排，明确流转顺序及阅读时限，确保相关人员能够及时了解会议内容；流转过程中需做好保管工作，避免纪要丢失或泄露。第五章会议纪要归档与保密管理第十九条归档时限。会议纪要分发完成后，行政部及相关部门需在3个工作日内完成归档工作；年度结束后，各部门需将本年度所有会议纪要整理汇总后，统一移交至公司档案管理部门归档保存。第二十条归档要求。（一）电子归档：将会议纪要电子版本按“年度-会议类别-会议名称”的层级分类存储至公司指定的电子档案管理系统，确保文件命名规范、检索便捷；（二）纸质归档：纸质版会议纪要需按顺序装订成册，标注归档年度、会议类别及册数，附上审核审批记录及分发签收记录，装入档案盒妥善保管；（三）归档资料完整性：归档资料需包含会议纪要正本、审核审批表、分发签收表、会议记录原件及相关附件资料，确保归档链条完整。第二十一条保存期限。（一）普通行政办公会议、培训学习类会议纪要：保存期限不少于3年；（二）医疗管理类、项目推进类会议纪要：保存期限不少于5年；（三）经营决策类、涉及重大事项的会议纪要：永久保存；（四）涉密会议纪要：按保密管理相关规定确定保存期限，保存期间需采取严格的保密防护措施。第二十二条保密管理。（一）所有参与会议纪要撰写、审核、审批、分发、归档的人员，均需严格遵守公司保密管理规定，严禁擅自泄露会议纪要内容，尤其是涉及公司商业秘密、核心决策、医疗隐私的内容；（二）涉密会议纪要需明确保密等级，标注“秘密”“机密”等字样，采取加密存储、密封传递等保密措施；（三）严禁将会议纪要内容外传或用于与工作无关的用途，因工作需要查阅涉密会议纪要的，需经公司分管领导批准，并办理查阅登记手续；（四）会议纪要电子版本需设置访问权限，定期对电子档案系统进行安全维护，防止信息泄露。第六章会议决策事项执行跟踪与反馈第二十三条责任落实。各责任部门/责任人收到会议纪要后，需及时梳理涉及本部门/本人的任务事项，制定具体的落实计划，明确内部分工及执行步骤，确保任务按时完成。第二十四条跟踪监督。行政部负责统筹跟踪重要会议决策事项的落实情况，各部门联络员负责跟踪本部门组织会议或涉及本部门任务事项的落实情况；通过定期检查、进度问询等方式掌握任务推进情况，对未按时限推进的事项及时预警。第二十五条进度反馈。责任部门/责任人需按以下要求反馈任务落实进度：（一）常规任务：在完成时限到期前1个工作日，向跟踪部门反馈落实完成情况；（二）长期任务：按周或按月向跟踪部门反馈阶段性进展情况；（三）特殊情况：任务执行过程中遇到困难或无法按时完成的，需提前2个工作日向跟踪部门及会议主持人说明原因，提出延期申请或解决方案，经批准后调整执行计划。第二十六条结果汇总。行政部每月对重要会议决策事项落实情况进行汇总梳理，形成《会议决策事项落实情况汇总表》，上报公司领导；各部门每月对本部门相关任务落实情况进行汇总，作为部门月度工作总结的重要内容。第七章监督考核与奖惩第二十八条监督检查。行政部每季度对各部门会议纪要撰写、审核、审批、分发、归档及决策事项落实情况进行监督检查，通过查阅纪要资料、询问相关人员、核查任务落实结果等方式，及时发现并纠正存在的问题；检查结果形成书面报告，上报公司分管领导。第二十九条考核评价。会议纪要管理工作纳入各部门及相关人员的年度绩效考核体系，考核内容包括纪要撰写的及时性与准确性、审核审批的规范性、分发归档的完整性及决策事项落实的有效性等；考核结果作为评优评先、绩效奖金发放的重要依据。第三十条奖励机制。对于严格遵守本制度规定，会议纪要撰写规范准确、分发归档及时高效、决策事项落实到位的部门及个人，公司给予通报表扬及一次性奖金奖励；对提出合理化建议，有效提升会议纪要管理效率或推动决策事项高效落实的人员，给予额外奖励。第三十一条惩处机制。任何部门或个人违反本制度规定，有下列情形之一的，公司视情节轻重给予通报批评、扣除绩效工资等处罚；造成公司利益损失或不良影响的，依法追究相关人员的赔偿责任；构成犯罪的，移送司法机关处理：（一）会议纪要撰写不及时，未按规定时限完成的；（二）撰写的会议纪要内容不真实、不准确，存在遗漏或篡改会议信息的；（