招标采购代理项目档案管理制度

招标采购代理项目档案管理制度一、总则1.目的为了加强招标采购代理项目档案的科学管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在招标采购工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有招标采购代理项目档案的管理，包括但不限于各类工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等招标采购活动所形成的档案。3.定义招标采购代理项目档案是指在招标采购代理活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括招标文件、投标文件、评标报告、合同文件、往来函件等。二、档案管理职责1.档案管理部门职责-负责制定和完善公司，并监督制度的执行情况。-对各部门形成的招标采购代理项目档案进行集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。-建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。-定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。-组织开展档案的鉴定和销毁工作，对无保存价值的档案按照规定程序进行销毁。-为公司各部门提供档案查询和借阅服务，做好档案利用的登记和统计工作。-加强对档案管理人员的培训和教育，提高档案管理水平。2.项目经办部门职责-负责在招标采购代理项目实施过程中，及时收集、整理本部门形成的各种档案资料，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。-对移交的档案资料的真实性、完整性和准确性负责。-协助档案管理部门做好档案的整理和归档工作，提供必要的业务指导和支持。-根据工作需要，向档案管理部门提出档案查询和借阅申请，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员职责-严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责。-负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化和标准化。-妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。-及时为公司各部门提供档案查询和借阅服务，做好档案利用的登记和统计工作。-定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并处理。-按照规定的程序和要求，做好档案的鉴定和销毁工作。三、档案收集与整理1.收集范围-招标前期文件：项目委托代理协议、招标申请、项目审批文件、招标方案、资格预审文件（如有）等。-招标文件：招标文件正本、副本、补充文件、答疑文件等。-投标文件：各投标人的投标文件正本、副本、投标保证金缴纳凭证等。-评标文件：评标报告、评标委员会成员名单、评标记录、评分表、中标候选人推荐表等。-合同文件：中标通知书、采购合同、合同补充协议等。-其他文件：开标记录、现场监督记录、质疑与投诉处理文件、往来函件、会议纪要等。2.收集要求-项目经办部门应在招标采购代理项目结束后[X]个工作日内，将本部门形成的所有档案资料收集齐全，并进行初步整理。-档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。-对电子档案资料，应确保其存储格式规范、可读性强，并进行备份保存。3.整理方法-分类：按照招标采购代理项目的类别和档案的性质，将档案分为招标前期文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文件、其他文件等几大类。-编号：对每一类档案按照一定的规则进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性，可采用年度+项目编号+档案类别代码+顺序号的方式进行编制。-装订：对纸质档案资料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，对纸张大小不一的档案资料应进行折叠或粘贴处理。-编目：编制档案目录，包括档案编号、档案名称、形成时间、保管期限等内容。档案目录应准确、详细，便于检索和利用。四、档案归档与保管1.归档时间项目经办部门应在招标采购代理项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门归档。档案管理部门应在收到档案资料后的[X]个工作日内完成审核和归档工作。2.归档手续项目经办部门在移交档案资料时，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号等内容，并由移交人和接收人签字确认。《档案移交清单》一式两份，一份由项目经办部门留存，一份由档案管理部门存档。3.保管要求-档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮箱、灭火器等，确保档案的安全和完整。-档案库房应保持整洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。-对档案应按照类别和编号顺序进行存放，排列整齐，便于查找和管理。-对电子档案应采用光盘、移动硬盘等存储介质进行备份保存，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和可用性。4.保管期限招标采购代理项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，一般情况下，重要的档案资料应永久保存，其他档案资料的保管期限为[X]年。五、档案查阅与借阅1.查阅与借阅原则档案查阅与借阅应遵循严格的审批制度，确保档案的安全和保密。查阅与借阅档案必须经相关负责人批准，办理相关手续后方可进行。2.查阅手续公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.借阅手续公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案时，应明确借阅期限，一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.借阅要求-借阅人应妥善保管借阅的档案，不得损坏、丢失、涂改或转借他人。-借阅人应在规定的期限内归还档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。-归还档案时，档案管理人员应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人的责任。六、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门会同项目经办部门和相关业务部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案的价值进行全面评估。2.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁清册》，详细列出销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等内容，并由鉴定小组负责人、档案管理部门负责人和监销人签字确认。《档案销毁清册》应永久保存。销毁档案应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息不被泄露。七、档案安全与保密1.安全措施-档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。-档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理。-对重要的档案资料应采取加密存储、备份保存等措施，防止档案信息的丢失和损坏。2.保密制度-档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。-查阅和借阅档案的人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。-对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，确保档案信息的安全。八、培训与考核1.培训工作档案管理部门应定期组织档案管理人员和项目经办部门人员进行档案管理知识培训，提高档案管理水平和业务能力。培训内容包括档案管理法律法规、档案管理制度、档案收集整理方法、档案安全保密等方