医院采购部内控制度

PAGE医院采购部内控制度一、总则（一）目的为加强医院采购部的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保医院物资供应的及时性、准确性和安全性，依据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院采购部所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护医院和供应商的合法权益。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购流程控制（一）采购需求申请1.使用部门提出需求：医院各科室根据业务需要，填写采购需求申请表，详细说明所需物资的名称、规格、数量、用途等信息。2.需求审核：采购需求申请表提交至采购部后，采购部会同相关部门（如财务部门、设备管理部门、质量控制部门等）对需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、预算情况等。对于重大采购项目，需提交医院管理层进行审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并对其进行初步评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。2.供应商实地考察：对于重要物资或新合作的供应商，采购部组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术水平等。实地考察结束后，形成考察报告，作为供应商选择的参考依据。3.供应商确定：采购部根据供应商评估和实地考察结果，综合考虑各方面因素，确定最终的供应商名单。对于单一来源采购项目，需提供充分的理由和相关证明材料，并按照规定程序进行审批。4.供应商管理：采购部建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等。定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商合作策略。对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）采购合同签订1.合同起草：采购部根据采购需求和与供应商协商的结果，起草采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间地点、质量标准、售后服务等条款。2.合同审核：采购合同起草完成后，提交至医院相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。对于重大采购合同，需提交医院法律顾问进行审查。3.合同签订：经审核通过的采购合同由医院授权代表与供应商签订。签订后的合同原件由采购部负责保管，并按照规定进行归档。（四）采购执行与验收1.采购执行：采购部根据采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。对于紧急采购项目，应采取特殊措施确保物资及时供应。2.到货验收：物资到货前，采购部通知相关部门（如使用部门、质量控制部门等）做好验收准备。到货后，由验收人员按照合同要求和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员出具验收报告。3.不合格处理：对于验收不合格的物资，采购部及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施。如因供应商原因导致的损失，采购部应按照合同约定追究供应商的责任。（五）采购付款1.付款申请：采购部根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，提交至财务部门审核。付款申请表应注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息。2.付款审核：财务部门对付款申请表进行审核，审核内容包括合同执行情况、验收结果、发票情况等。对于不符合付款条件的申请，财务部门应及时通知采购部并说明原因。审核通过后，财务部门按照医院财务管理制度办理付款手续。三、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.风险评估：采购部根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。对于高风险事件，应制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.价格风险应对：关注市场价格动态，通过与多家供应商谈判、签订长期合同、套期保值等方式，降低价格波动风险。2.供应商违约风险应对：加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或担保。在合同中明确违约责任和赔偿条款，如供应商违约，及时追究其责任。3.质量风险应对：严格供应商选择和验收程序，加强对物资质量的检验和监督。与供应商签订质量保证协议，要求其承担质量责任。对于质量问题，及时采取退货、换货、索赔等措施。4.法律法规风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动合法合规。定期对采购合同进行审查，避免合同条款存在法律风险。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部内部监督：采购部建立内部监督机制，对采购各环节进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括采购流程执行情况、供应商管理情况、合同签订与执行情况等。2.医院内部审计监督：医院内部审计部门定期对采购部进行审计，审查采购活动的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购制度执行情况、采购项目决策过程、采购成本控制等方面。对于审计发现的问题，及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.政府监管部门监督：采购活动接受政府相关监管部门的监督检查，如卫生健康部门、财政部门、审计部门等。采购部应积极配合政府监管部门的工作，及时提供相关资料和信息。2.社会监督：采购部应主动接受社会监督，通过医院官网、公告栏等渠道公开采购信息，接受社会公众的监督和评价。对于社会公众提出的意见和建议，及时进行处理和反馈。五、采购人员管理（一）人员资质与培训1.人员资质要求：采购部工作人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和相关法律法规。采购人员应具备良好的职业道德和廉洁自律意识。2.培训计划：采购部制定年度培训计划，定期组织采购人员参加业务培训和法律法规培训。培训内容包括采购技巧、合同管理、风险管理、法律法规等方面。通过培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。（二）绩效考核与激励1.绩效考核指标：采购部建立绩效考核制度，制定科学合理的绩效考核指标。绩效考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、采购质量保证、供应商管理等方面。2.激励措施：根据绩效考核结果，对表现优秀的采购人员给予奖励，如奖金、晋升、荣誉称号等。对于绩效考核不达标或违